
信息化建設要堅持整體規劃、化整為零、逐個擊破、分合適度的方針,遵循饑餓療法來推動公司的信息化建設。
整體規劃:有科學的IT規劃藍圖,信息化建設按實際功能來分成五個層面,包括:網絡硬件、業務運營、決策分析、協同管理、服務管理。
化整為零:把整體系統拆分為多個模塊,分步驟、分時間來建設,如將ERP項目一分為三,分為采購管理、生產管理、財務管理,分步驟地獨立建設,把彼此關聯點先打破,成熟后再串聯。
逐個擊破:結合公司的實際情況以及管理需求,根據業務部門的當下需求和公司的整體規劃細分需求,分別實施。
分合適度:在整體規劃的基礎上,系統可能會被拆分開來實施;但是關聯度緊密的系統與其成熟的時候進行系統的串聯,不如在開始就把兩個系統合并成一個系統來實施。
在信息化建設的道路上,CIO往往會遇到來自多方面的障礙,比如業務部門的阻力、系統本身的問題、數據紛雜難以共享等等。這些“路障”,經常使CIO的IT規劃成為一個放在紙上的“美麗宣言”。
清除路障,每個CIO都有自己的方法,但是太子龍公司的CIO徐建洪,在太子龍的信息化建設中運用了饑餓療法:在質疑聲中建起了全新的分銷系統;在ERP失敗后,制訂出了一套完整的信息化方案;最終使太子龍信息化成為公司發展的有力支撐。
何謂“饑餓療法”?徐建洪說:“大家在饑餓的時候會想到吃飯,想到吃飯就會想到炒菜與煮飯,那么炒菜或煮飯就需要工具,前人用柴爐灶燒,后人用煤氣灶或電磁爐等。企業信息化建設也是這樣,企業發展需要提升管理,需要借助信息系統這個工具。但是在尋求工具的過程中,首先要看企業是不是真‘餓’了,其次要看員工是不是真‘餓’了。只有企業和員工都有了需求,主動尋找工具,信息化工作才好推進。”
DPR小試牛刀
2004年太子龍公司發展迅猛,由于公司的發展需要,人工管理的方式已經不可能支撐整個公司。公司的分銷系統(DPR)在使用了3年后仍然存在重大問題:財務部員工一直在抱怨數據不準確、價格錯誤等問題,而那時候分銷系統的維護是由財務部負責。那段時間,財務部、物流部、營銷部天天開會,天天討論分銷系統的問題,就像是吃大鍋飯的一伙人,整天為怎么做菜爭論一樣,吵個沒完。
2004年5月,徐建洪進入太子龍公司,當他進入公司的時候就面臨分銷系統存在的問題,他認為首要的問題是了解系統的使用狀況,熟悉系統的流程與操作,為此他制訂了具體工作步驟:1?郾先對目前分銷系統進行全方面的了解;2?郾走訪操作節點崗位人員,深入了解操作層面的問題;3?郾了解業務流程的流轉與系統流程之間的配對關系。
在收集了大量的問題并仔細分析后,徐建洪明白此時是企業管理最饑餓的時候,必須提出一套切實可行的解決方法,才能使太子龍“吃飽”后繼續前行。徐建洪以饑餓療法的方式制訂了以財務需求為核心遞歸傳遞的方式推行的解決方案。具體的解決方案是:統一管控,歸口明確。具體措施是:1?郾編碼規則規定化:規則制定落實到信息部,編碼制定歸口到研發設計部;2?郾價格管理體系化:價格管理流程梳理落實到財務部,價格制訂歸口到研發設計部;3?郾業務流程標準化:業務流程的重組落實到信息部,標準手冊制訂與頒布歸口到企管部;4?郾系統管理明確化:系統的管理落實到信息部,系統數據處理歸口到信息部。
以上幾條明確后,各個部門分頭行動,兩個月后,分銷系統就重新煥發出生機。在重新梳理價格后,調價控制流程被啟用,價格準確率達到100%。由于編碼方案明確,編碼實現集中控制后,有效控制了重復、漏變、錯編的問題。在信息部的大力梳理及企管部培訓的基礎上,實現了實際流程與業務流程統一、系統數據與實際數據同步。系統的數據處理歸口到信息部后,信息部對權限重新調整,對系統的流程進行有效控制,避免了系統數據處理時出錯。
徐建洪說:“分銷系統的所有問題都集中反映在財務上,財務的問題集中暴露出來,顯示了公司在管理上的缺失。公司要持續發展,業務處理能力也需要不斷提升,分銷對于品牌企業來說是管理的核心。當時分銷系統的問題已經是企業發展的瓶頸,也是業務部門面臨的最大問題。”徐建洪正是抓住公司這個迫切的需求,以及業務部門的強烈需求,才提出了切實可行的解決方案,清除了信息化建設中的路障。
MOVEX刮骨療傷
太子龍公司營業額每年都以40%的速度在增長,在分銷系統的有效使用后,公司高層在對信息化的作用有了一定的認同,2005年,公司高層決定引進瑞典的MOVEX系統。徐建洪說:“這是一個龐大的系統,但由于公司的人員素質、管理水平和MOVEX系統本身存在的水土不服、缺乏報表等問題,最終導致ERP項目以失敗而告終,公司付出了很大代價。”
徐建洪在總結ERP項目失敗原因時,深深地認識到此次項目失敗最重要的原因是在業務系統的引進上違背了饑餓療法的原則。
他認識到,2005年公司引進ERP的時候,并不是公司對生產管理有強烈需求的時候,當時公司對生產的管控、成本核算的需求并不強烈。2005年太子龍的高速發展,企業管理重點是市場與銷售,而生產和采購管理需求不夠強烈。
徐建洪再次體會到了饑餓療法的重要性,在他的心中形成了一個 “業務系統遵循饑餓療法,管理系統建設先引導后推進”的原則來建設太子龍的信息化。
信息化建設是一個系統而又超前的工程,做好這項工作需要CIO不斷學習才能進步。徐建洪給自己定了幾個成長的目標:1?郾熟悉公司的業務及流程,成為內部的流程專家;2?郾充分了解國際與國內的本行業內的信息化發展動向,收集各種信息;3?郾充分了解競爭對手的信息化建設步伐,信息化投入情況,以及信息化建設思路;4?郾充分了解本企業的發展階段以及當前階段的管理需求,適時推出項目;5?郾充分把握公司的發展速度及發展方向,對公司要具有前瞻性的引導能力;6?郾關注各種新的管理概念,并及時了解、分析與吸納,確保自己和信息部走在信息化管理最前沿。
徐建洪說:“只有做到以上幾點,才能進行科學的IT規劃并實現持續修正與完善。”
正是有了信息化的饑餓療法和科學的IT規劃,在公司要加強對供應商的管理及提升企業物流管理的時候,徐建洪帶隊自行開發出行業獨創的對供應商的管理及數據采集的解決方案(TZLSCM),在業內起到了實施帶頭作用;在公司要推行全面成本核算時,徐建洪適時進行原料采購系統、OEM采購系統、生產管理系統開發,三大系統的推行時間互為補充、相輔相成;在推行過程中,財務管理部積極主動配合,成為項目推行的主導部門,IT部門反而成為輔助與配合部門。三大系統運行穩定后,徐建洪又對其進行了集成,并與DPR系統進行無縫集成,使太子龍建設成完善的企業供應鏈管理體系。
CIO頻道人物視窗
CIO頻道方案案例庫
大數據建設方案案例庫
電子政務建設方案案例庫
互聯集成系統構建方案案例庫
商務智能建設方案案例庫
系統集成類軟件信息研發企業名錄