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資和信劉娟：如何打造系統、卡、平臺
在金融危機的陰影下，零售業仿佛宿命般地進入到 “冬歇期”。坐落在北京西南的資和信百貨恰逢此時開業，面對冷酷的行業“寒冬”，外表華麗的百貨業“新軍”如何修練內功來展現新生力量的生命力呢？為此，記者獨家專訪了北京資和信百貨商場有限公司信息管理部長劉娟。
從選型到上線 記錄ERP項目開展全過程
2007年在公司的帶動下，ERP系統選型工作順利展開。劉娟說：“在規劃我們的系統時候，除了核心功能（進銷存）外，公司還考慮到系統外延的拓展性，其中包括系統是否滿足和商通卡、會員卡的連接，特殊定制化的管理需求等。當時參與系統工程投標的有多家軟件公司：其中有富基、長益、科傳、潤百等。
劉娟認為，對于成熟的軟件商來說，他們提供的軟件已經產品化。在原本系統固定的模塊上加載特殊服務，這種軟件商不會遇到太多的困難。但是公司最看重的還是軟件商的企業文化。“領導希望能和自身企業文化——‘快樂’文化相吻合的軟件商，共同制定發展規劃，共同成長，一起完成ERP項目的戰略合作伙伴。”
基于上述指標，經過實地考察及第三階段更細化的產品需求討論，公司終于找到適合企業的合作伙伴“潤百”。為資和信百貨提供ERP系統、網上業務的軟件解決方案及相關培訓，進一步推動企業信息化的建設進程。
持續近半年的系統選型任務完畢，但工作并沒有就此結束，接下來剛剛起步，開始做系統的定制開發工作。這期間，劉娟帶領信息部的員工全力配合測試，將工作努力做到精細化。她感慨的說：“這個過程用了將近7個月的時間，我們每一位參與過本項目的同事都盡全力配合實施計劃，最終ERP系統在商場試營業之際順利上線，項目進程由內部測試推廣到應用階段。”試營業前的一周內，為商場各應用部門安裝了系統軟件及很多重要的準備工作。隨著試營業期間業務系統的逐步推廣，供應商繳費卡、結算、盤點等調整也宣告完成。劉娟說：“ERP系統的完善對商場經營管理和供應商管理結算起到了有力的保障。”
人們不禁聯想到，通過應用功能如此強大的ERP系統后，企業是否產生了相關的效益呢？劉娟對的記者說：“ERP系統所帶來的價值已經凸顯。它有效地節約了人員成本，提高了員工工作效率。公司的招聘名額完全按照系統需求的人數來定。員工通過無紙化辦公，結合信息技術的準確性、高效性解決了傳統辦公的弊端。但在數據表現力方面，由于商場剛開業不久，數據分析工作還未開展，所以還沒能呈現出ERP直接帶來的經濟效益。”
通過與劉部長的對話，記者深深的感受到ERP系統的建設是資和信百貨的一項重大工程，也是公司信息管理系統實施工作的里程碑。作為一個新商場，人員結構、人員知識體系和企業管理文化的搭建都需要用時間來沉淀。為了加深員工對系統的認識和掌握，在創建系統的同時，信息部門進行了大大小小100多場培訓。公司希望員工能在運用系統的過程中提出新的需求，在信息化的建設上走出良性循環的道路。
OA改善企業協同辦公四現狀
作為一個新興的百貨零售企業，領導對管理中普遍存在的難點有著明確的認識。因此，在資和信百貨開業初期，公司就決心采用協同辦公的方式來應對日常行政辦公管理中的難題。劉娟說：“總經理作為OA的倡導者，商場開業后基本穩定進入實施階段后，開始布置實施OA，所以經過考察之后，資和信百貨認準了用友致遠軟件公司的OA協同管理系統，并對其寄予厚望。”利用OA系統的二元化流程，借助“表單+流程”模板協同方式，系統可以讓企業享受現代化辦公的便利和新的管理模式。基于互聯網的統一辦公平臺，使得商場內部各種管理審批都能快速、高效地得到執行，且各種審批模版的設計都嚴格遵照了企業現有的規章制度，讓企業管理思想得到了真正的落實。此外，公告、新聞等應用，也讓公司新聞能夠在第一時間傳達到每位員工的電腦桌面，大大提高了信息傳播的速度，讓員工能第一時間了解企業內的重要新聞與動態。
從“勤內助”到“賢外聯” 三卡讓IT發揮得淋漓盡致
如果說OA協同系統管理使資和信百貨進入協同辦公時代，ERP將資源有效管理并合理分配，那么“勤內助”一卡通和“賢外聯”供應商管理卡、商通卡的使用就使資和信百貨的IT建設錦上添花，它們讓信息技術在這個百貨業“新軍”上面從內部管理到外部業務都發揮的淋漓盡致。
1、會員卡成為顧客“勤內助”
資和信百貨會員卡是資和信百貨所特有的卡，它不僅是百貨的店內會員，同時也是商通儲值卡，既可用于本店的消費支付，還可用于本商場外眾多的消費場所，一卡在手，顧客自由往來。通過這張卡的使用，我們了解到顧客需要；通過這張卡的使用，顧客享受到便捷；搭建起了商場與顧客之間信息共享的通道。
2、供應商管理卡讓商家繳費更透明
與客戶關系一樣，供應商關系同樣是企業與生俱來的挑戰。它在整個供應鏈中扮演著至關重要的角色。它是供應鏈中物流的始發點，資金流的開始，反饋信息流的終點。采用信息技術作為企業供應商關系管理是必要的。
在對供應商、廠商以及商家進行管理的過程中，資和信百貨上線了供應商管理卡系統。為減少和合作伙伴的人工環節，規避現金風險，公司給每個供應商準備一張或多張管理卡，使費用管理和結算可以分開也可以合二為一，通過刷卡系統來完成日常的服務工作。
每個供應商手持這張卡不僅能做一些結算和儲值工作，在商家繳納雜費的環節上，它也發揮了不小的作用。“品牌商業務人員和賣場人員在和商場共同開展工作時，這套系統能快速的做出反應，幫助雙方減少了人工環節。”劉娟講到，“當員工看到供應商刷卡并打出單據后，后續的實物發放等環節或者后續的結算業務將隨之展開。它的好處在于不僅能合理使用資金而不用現金，可以更好地防范業務風險，更主要的是為供應商在商場的各項活動提供了很大便利，在擴展業務渠道方面也稍有貢獻。”
3、揭露商業儲值卡的秘密
作為非實名制儲值卡，資和信發行的“北京商業服務通用積分卡”（下稱“商通卡”）很受人們歡迎。它拓寬了消費者刷卡渠道，在企業和商戶之間搭起一座橋梁。那么它是如何運作的呢？
劉娟介紹說：“商通卡是由集團公司技術部自主研發，顧客在消費時通過POS機的刷卡過程，當交易完成后，系統將把消費數據傳遞給擔保公司，從中減少相應的卡內余額，顧客簽單確認。主要降低了消費者持現金消費的風險。”
百貨網站逆風飛揚 ，再造企業品牌價值
資和信百貨除了通過運用功能完善的ERP系統實現財務、業務、金融一體化外，在開業的同時網上商城也一并開通，全面實現了B2C電子商務，打破了實體店銷售渠道的局限。
2008年11月5日，資和信百貨和富基標商共同打造的網上商城正式上線運行，由此將資和信百貨經營模式推向了多元化和信息化發展的進程。
當初，領導在制定網上商城電子商務戰略時，強調公司可以利用實體店資源優勢，將實體店的企業品牌價值和商品資源融入到互聯網的信息化環境中，這樣可以避免虛擬店存在的信譽危機和售后保障等問題，拓寬了傳統零售百貨店的經營服務空間，減少了其它網上商城經營者必須付出的協調成本，從而提高凈利潤。
劉娟談到：“網上商場的建立不僅是對企業新經營模式的嘗試，也推進了供應商信息化管理的進程。凡進駐網上商城的供應商都可以自行管理各自的商品，共享信息平臺，使供應商對商品管理更加便捷，控制更有利，以便實現信息的無障礙傳遞，降低了供應商及商場的成本投入。”
同時，網站實現了企業“一箭多雕”的設想。這個平臺不但可以實現在線銷售，還能為資和信百貨提供一個對外宣傳企業形象的窗口，減少了相應的廣告支出；網上商城的交易平臺簡化了為顧客服務的過程，使雙方關系變得更加緊密；信息傳遞方式和流程得到了優化，從而提高了客戶的滿意度。
此外，作為具備綜合商業競爭力的企業，資和信是京城百貨業中少有的將百貨商業管理系統、B2B/B2C電子商務網站和呼叫中心統一在一起的公司，這是公司信息化建設的一個特色。劉娟講到，現在大多數商場都把呼叫中心看成是一個客訴統計和資訊平臺，但是目前把呼叫中心系統中涉及的會員來電做優先接聽，方便統計數據和調查回訪。
同樣，B2B與ERP的相連能讓各相關人員可遠程有效地掌握商場的銷售情況和商家結算的情況，B2C完成的結算系統可以讓會員方便快捷的在網上進行購物，供應商可便捷的結算。這些工作都在陸續穿插地進行，可以進一步鞏固服務工作。
最后劉娟總結說：“資和信百貨網站作為一個開放的系統平臺，可以大大增加商業機會和銷售額度，有效提高市場占有率。將來，企業將會更有效的將品牌價值和商品資源融入到互聯網的信息化環境中，以此來提升客戶滿意度，贏得更多的客戶。”
記者手記：信息化已經成為企業發展的生命線
綜上所述，劉娟把公司這些基礎建設性系統總結為“兩系統，三卡，一平臺。”她告訴記者：“以上這些系統只是企業信息化建設歷程中的一小部分，公司IT建設的最終目標是形成大循環系統，將企業中的各個環節通過信息系統運轉起來。從已經上線的系統中可以看出公司對信息化管理的程度非常高。公司的領導作為信息化管理的發起者，希望員工都能通過系統完善管理工作，減少管理環節，節約人力成本。”
記者認為信息化建設已經成為企業發展的生命線。在內它讓企業規范管理，進行內部資源整合；在外它幫助企業拓展業務，建立品牌形象。因此，把握市場發展的脈搏，充分利用信息化帶來的便利，借助優秀互聯網服務，打造優質信息化通道，將有助于零售業做大做強，占領更廣闊的市場。
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