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趙勇：SPP推進ERP成功實施和應用
人們普遍認為，在電力系統(tǒng)這樣的壟斷資源性行業(yè)里工作一定是很舒服的，每天的工作就是一杯茶、一份報紙。但是，國網(wǎng)信息化SG186工程的建設，讓那些外企的“拼命三郎”們得以見到北京市電力公司科技信息部的工作作風。SAP和埃森哲的顧問們都說，來了北京市電力公司才知道，原來你們的工作都是這樣認真和忙碌，這么高的工作效率，和外企員工已經(jīng)沒什么兩樣了。
負責SAP Productivity Pak（SPP）項目的北京市電力公司科技信息部信息中心項目負責人/高級工程師趙勇本人就經(jīng)常加班， 而SPP項目僅用了半年時間就上線了。使用SPP之后，北京市電力公司SAP ERP系統(tǒng)中80%以上的最終用戶培訓都可以在網(wǎng)上完成，如果大部分培訓通過SPP在線方式進行，每年能夠節(jié)省培訓成本480萬元左右。
北京市電力公司科技信息部信息中心項目負責人/高級工程師 趙勇
培訓伴隨著ERP項目
2006年4月，全球最大的公用事業(yè)企業(yè)--國家電網(wǎng)的信息化SG186工程規(guī)劃出臺。2007年年底，國家電網(wǎng)簽約SAP，決定使用SAP ERP系統(tǒng)作為緊耦合業(yè)務解決方案，突破公司間信息化發(fā)展瓶頸，提高集團信息化發(fā)展水平。
作為國家電網(wǎng)公司所屬的省級電力公司，北京市電力公司在SAP ERP項目實施中走在了前面。為了更好的推廣項目，從2007年11月7日起，北京市電力公司就組織最終用戶進行了首輪為期一個月的培訓工作。
可是，對任何一家實施SAP ERP系統(tǒng)的公司來說，新系統(tǒng)龐大且復雜的特點都決定了培訓是一個長期的工作。而且，北京市電力公司下屬十幾個供電公司，三四千名用戶，每次的培訓成本都非常高。
北京市電力公司有一個專門用于培訓的地方，這個培訓中心位于西五環(huán)八大處附近。傳統(tǒng)的培訓方式是，在培訓時，用戶和老師都要去那個培訓中心，光是來回路上所有人耽誤的工作時間就是一項不小的人力成本。
北京市電力公司科技信息部信息中心項目負責人趙勇算了一筆賬，以每年每一個用戶平均培訓5天來算，培訓教室的租用費、教師的教學費和吃住等費用加在一起，每年的培訓成本就高達五六百萬元。
在實施SAP ERP項目的過程中，趙勇深深感覺到，SAP ERP項目的成敗很大程度上取決于培訓。系統(tǒng)搭建是相對容易的，而用戶是否都能按照正確的方式操作系統(tǒng)，才是項目成功的關鍵。而且，這個培訓絕不是一次兩次的事情。
為了系統(tǒng)上線后使用順利，北京市電力公司提前組織了用戶培訓。但是，由于用戶間隔了一段時間不接觸系統(tǒng)，加上系統(tǒng)對操作人員的操作步驟有嚴格要求。等到系統(tǒng)上線的時候，用戶已經(jīng)忘了培訓的內(nèi)容。所以有些用戶在項目上線之后，還需要請項目組的人再去他們公司進行培訓。
北京市電力公司負責北京地區(qū)1.68萬平方公里的電力供應、銷售和輸電、變電、配電設施的建設運行。趙勇說：“我們的下屬單位分布在16個城近郊區(qū)縣，去給下屬公司重復培訓的時間和人力都不夠。SAP ERP本身就是一個全新的系統(tǒng)，而且它的界面超級復雜，這些都對系統(tǒng)的使用造成了限制。我們的培訓工作要是再跟不上的話，大家對業(yè)務操作不熟悉，就得天天給項目組打電話，還影響正常工作。”
量體定做的培訓服務
為了給用戶提供更及時、便捷，更加人性化的培訓服務，項目組決定實施SPP項目。2008年6月，SAP Productivity Pak（SPP）項目啟動。針對SPP項目的培訓僅用了不到一個星期，隨后，項目組列出了200多個課件清單，按照緊急程度的不同對課件進行了層次劃分，并從SAP ERP每個模塊項目組里調(diào)出兩個人，專門進行課件錄制工作。他們提出課件錄制腳本，由埃森哲顧問對腳本中系統(tǒng)操作的正確性把關。經(jīng)過兩三個月的錄制，第一批課件制作完成。
趙勇說：“SPP并不在國家電網(wǎng)的統(tǒng)一采購清單里，是我們自己在SAP ERP項目中感覺到需要這個功能，而且在使用中也覺得效果非常好。SPP可以用于整個國家電網(wǎng)的SAP ERP實施和培訓，對于項目的推進是很有價值的。”
其他在線學習軟件是單獨的一套系統(tǒng)，和SAP ERP不能很好的結合，而SPP可以直接掛在SAP ERP系統(tǒng)上。此外，SPP還有一個好處，如果用戶在SAP ERP系統(tǒng)的操作過程中遇到問題，直接點擊幫助菜單，就能出現(xiàn)針對這個主題的所有幫助信息。因為項目組提前把操作場景中需要注意的問題，通過文字、聲音、圖像、視頻等各種方式錄制存儲，固化在教材、課件里，用戶在遇到問題時就可以自己尋找相應的解決方案，非常方便。
SAP Productivity Pak模擬了學習過程中的“師傅帶徒弟”方法，這是一種最簡單，也最直接有效的知識復用活動。一個業(yè)務新手，可以在模擬老師的教導下進行業(yè)務的模擬操作，了解關鍵點，并進行相關的練習和測試。由此，企業(yè)各級員工能夠深切體會到企業(yè)為他們工作便利所給予的支持，從而樂于接受日常工作及企業(yè)管理帶來的變革。
2009年1月，SPP上線。到目前為止，系統(tǒng)里已經(jīng)有200多個演示場景和腳本，90%以上的業(yè)務都可以通過幫助文件來解決。不過，業(yè)務的覆蓋率是對課件較低層面的要求，更高的要求是課件的質(zhì)量。從項目組里抽調(diào)出來參加課件錄制的都是年輕人，他們對業(yè)務的理解也在一定程度上決定了課件的質(zhì)量。為了給用戶提供高質(zhì)量的課件，項目組還請各個模塊的相關部門派人來審核課件的內(nèi)容，給質(zhì)量把關、提意見。根據(jù)他們的意見，項目組對課件又進行了改進，現(xiàn)在使用的就是改進后的版本。
現(xiàn)在，80%以上的SAP ERP系統(tǒng)培訓都可以通過SPP在網(wǎng)上完成，起到培訓的作用。課件還可以無限次、不限時地使用。趙勇說：“這樣的自我學習、在線培訓方式，在北京市電力公司還是頭一次。” 正因為是“第一次”，所以項目開始時，趙勇還在擔心用戶對SPP是否能夠順利接受。不過從目前來看，這樣的擔心顯然是多余的了。趙勇說：“現(xiàn)在，只要系統(tǒng)里有了新功能，用戶就會問‘SPP的培訓課件出來了沒有？’。聽到這樣的話，我們非常高興，覺得這個SPP算是用起來了，我們感到非常欣慰。”
使用SAP ERP系統(tǒng)以后，操作人員增加了工作量。為了項目的順利推進，項目組頂住壓力，加大培訓力度。通過SPP轉變了培訓方法，不僅節(jié)省了培訓費用，更重要的是，使用戶對系統(tǒng)的接受程度提高了很多。
現(xiàn)在的SPP，已經(jīng)成了北京市電力公司培養(yǎng)信息化建設隊伍不可缺少的工具。國家電網(wǎng)公司信息化工作部主任李向榮說，在“SG186工程”中，要重視人才保障的重要作用，因為隊伍建設是順利完成這一工程的重要保障。為此，公司將加強信息化人才培養(yǎng)和信息技術知識的普及，著重建設信息化管理、建設、運行和應用“四支隊伍”，為“SG186工程”的順利推進，提供堅實的人才支持，并營造良好的氛圍。
趙勇說：“雖然SPP并不在國家電網(wǎng)統(tǒng)一采購的清單內(nèi)，但是實際上我們實施這個項目也是按這個思路做的，在培養(yǎng)北京市電力公司自己的信息化隊伍。因為SAP ERP項目不是實施完以后就沒事了，以后還有一個長期的運維，包括正常的人員換崗等，都需要進行不斷的培訓。SAP ERP項目的成敗，很大程度上取決于培訓，都說這是一個管理變革項目，所以培訓得是否到位，是不是夠多，這很重要。”
深入管理的必要性
回顧SPP這半年來的實施過程，雖然時間并不算長，但趙勇依然用了“磕磕絆絆”這個詞來形容。她說：“應該說SAP給我們的支持還是很大的，只是他們本身的支持力度還是有些受限。因為SAP的技術支持在國外，只有一個人負責整個中國地區(qū)的技術支持。所以我們當時有很多問題都是通過連線國外來解決的，磕磕絆絆地走到現(xiàn)在，結果總算還不錯。”
除了SPP，趙勇還負責BW、PS、人力資源，還有其他日常運維和資金管理等項目，每天忙于跟各個項目組成員開協(xié)調(diào)會、督進度、督質(zhì)量、檢查工作。加班到七點，甚至半夜才能回家都是很平常的事。為了能夠更好的完成項目，趙勇給自己制定的工作量比埃森哲顧問的工作量還滿。她說：“其實，顧問排的工作時間，都不會像我們。有時候他們跟我預約工作會議都約不上。”
這樣忙碌，都是由于，趙勇認為，在實施項目時，甲方的深入管理是非常必要的。她說：“我認為，在實施項目時，甲方的深入管理是非常必要的。絕不能基于外方軟件公司很好的責任心來保障項目的質(zhì)量。說白了，乙方畢竟是到甲方這兒來賺錢的，這些系統(tǒng)最后是要自己用，對這件事情不能不關注，不能說咨詢公司做出來的東西就直接交給客戶。如果顧問的責任心強還好，如果他們責任心不強，交付的東西不好，公司內(nèi)部用戶會把矛頭直指我們，因為我們是項目管理。”
畢業(yè)后，趙勇就一直在從事信息化方面的工作，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾個年頭了。從最基礎的MIS，到后來的ERP，她都接觸過。她說：“我對軟件公司、咨詢公司內(nèi)部的管理機制、運作方式都非常了解，我自己能力所及的，我能做到什么程度就做到什么程度。而且，我以前也在業(yè)務部門工作過，了解領導的想法，同時，也了解IT有些什么要求，借兩方面的合力，能把信息化的工作做得更好。我只是希望能對北京市電力公司的信息化起到自己的作用，盡量努力把工作做好。”
項目名稱：北京電力SPP項目
實施亮點：
電力系統(tǒng)中與SAP ERP系統(tǒng)結合使用的第一家。
SPP課件覆蓋公司業(yè)務90%以上。
實施伙伴：SAP、埃森哲
采用的解決方案或產(chǎn)品：SAP Productivity Pak （SPP）
達到效果：
每年節(jié)省培訓費80%以上，約合人民幣500萬元左右。
幫助最終用戶熟悉和使用SAP ERP，并提高績效。
對SAP ERP項目的推進效果顯著。
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