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京港地鐵黃穎俊：系統落地
2009年6月20日，是北京地鐵四號線開始試運行的日子。前一天晚上，北京京港地鐵有限公司的信息技術部仍然忙得不可開交。
本來計劃6月20日上線的中央信息發布系統臨時被要求試運行當天就能夠用上。“此時在24個車站的電腦、打印機都還沒有安裝，網絡也還沒有調通。”京港地鐵信息技術部經理黃穎俊說，“于是在試運行的前一天晚上，我們加緊給各個站點安裝了電腦、打印機等設備，并且完成了調試。”這保證了6月20日，在地鐵四號線試運行的當天，中央信息發布系統能夠開始應用。
從2006年11月京港地鐵信息化的第一個項目開始，各種各樣的壓力、挑戰就時時跟隨著京港地鐵信息技術部門。雖然在北京地鐵四號線的運營中，將香港鐵路有限公司（下稱“港鐵”）的信息系統進行平移，在早期規劃時就已確定。但是港鐵有120多套信息系統，留哪個舍哪個？港鐵與京港地鐵相比，無論是發展階段、還是政策，包括管理思想都大有不同，從港鐵平移而來的信息系統如何能在北京落地生根？如何針對北京本地業務需求進行系統的開發實施？“我們信息技術部的使命就是消化、吸收港鐵在信息技術方面的先進經驗，并且與業務部門一起提供有效的信息技術方案和服務。” 京港地鐵信息技術部經理黃穎俊說。
移植系統第一關
2006年11月，京港地鐵的第一個IT 項目啟動，這也是第一個從港鐵移植過來的信息系統——人力資源系統。首先選擇人力資源系統進行移植的原因也是由于京港地鐵的業務發展需要。此時，正是京港地鐵進行大規模招兵買馬的時候。
“我們的人力資源系統基本上是從港鐵移植的。”黃穎俊說，“但是移植過來之后還要再完善。”當時的京港地鐵人員在急速擴張，當黃穎俊來到京港地鐵的時候，公司才80多人，而到現在已經達到了1500多人。而在港鐵，每年人員變動均小于5%，其招聘流程是非常嚴格和標準的。很顯然，京港地鐵的招聘模塊就不能照搬港鐵，
于是京港地鐵的信息技術部門與實施團隊一起，對京港地鐵人力資源系統進行了修改，使其既保留了港鐵的核心，又滿足了京港地鐵的業務流程。對于人力資源部門人員來說，雖然人不多，但是他們能夠很有效率地完成1000多人的招聘工作。目前所有應聘人必須在公司網站上在線填寫簡歷，填完之后簡歷信息自動進入到了人力資源系統中，如果通過面試決定錄用這個人了，他的信息就自動錄入到人力資源系統的相關模塊當中，變成員工信息了。
在建設人力資源系統的時候，京港地鐵信息技術部只有3人，“我們是當有新的系統上線，或者有其他需要的時候才會招聘新人，而不是一下子把人員配齊。”黃穎俊說。信息系統也是當業務發展有需要的時候，才進行信息系統的選擇與實施。“我們整個信息系統與公司業務的發展是相匹配的，比如說后來我們上資金控制系統，也是因為公司到那個階段真正有需要了。”
從2008年6月到2009年，所上的系統全部是與運營相關的。“這樣信息系統的建設跟運營的需求就合拍了。”黃穎俊說，“當業務需要系統支持時，你就會發現用戶會非常專注地使用這些系統。”
“其實按照業務需求來進行信息系統的建設還有另外一些好處。” 港鐵資訊系統經理（中國及國際）林澤蔭說。比如在上系統的時候，就可以同步培訓運營部、工程部等業務部門，讓他們對系統當中所包含的管理理念進行充分理解。“所以上這些系統除了系統本身的需要之外，幫助業務部門同步地捋順業務流程、提高他們的能力也是目的之一。”
秘密藏在系統里
港鐵的信息系統并不是簡單的軟件。“雖然我們很多IT系統已經做成了產品，但是我們老總還是不允許我提供給其他的地鐵運營商。”港鐵CIO賴錫璋說。系統當中隱含著的港鐵的管理理念、運營經驗等秘訣，使得它們成為了港鐵的“機密”，只有與港鐵有關的運營商才能夠用上。
“當我在向京港地鐵的幾個總監介紹港鐵的系統時，財務總監就說了一句，‘港鐵的系統里面藏著港鐵的秘密’。” 林澤蔭說。“當時財務總監向我要的第一個系統就是我們的F1。”F1是一個相對較小的系統，它是依據港鐵財務表的第一張命名的，“F”代表財務表單（Finance Form），“1”代表第一張。在港鐵1975年成立之初，這張表單就誕生了，30多年過去了，港鐵對這張表單依然不離不棄。它是港鐵嚴格的財務監控的基礎。
這個系統拿到京港地鐵之后取名為“資金控制系統”，“資金控制系統實際上是介于預算和費用之間。”黃穎俊說，它是預算制定與費用支出之間的一個控制環節。因為做預算的時候，公司基本上都是做1+5年的預算，因此難免會有預估的成分，在預算真正要發生之前就需要有一個授權，這就是資金控制系統的功用。“在京港地鐵，并不是有了預算就可以花了，大額支出之前會有嚴格的審核。”黃穎俊說。
“這個系統是將一些管理的手段、控制的手段全部放在一個表格中，并且有一個流程在其中。”賴錫璋說，“它還能夠加快一些審批。”
其實這個F1也是在一個很特殊的環境中誕生的。在港鐵成立的時候，香港政府并沒有給予資金支持，只是給了土地。因此當時的港鐵資金并不充裕，“我們當時采用的電腦都是二手的。” 林澤蔭說。因此F1在監控支出方面發揮了重要作用。
港鐵信息系統當中包含的經驗和最佳實踐，在京港地鐵中還起到了“師傅帶徒弟”的作用。由于國內地鐵人才的稀缺，使得京港地鐵的業務人員大都是來自于各行各業或者是剛畢業的大學生，地鐵運營經驗的缺乏是普遍的問題。因此就需要“用系統彌補他們經驗的缺乏，讓系統來規范員工的日常工作。”黃穎俊說。
比如港鐵的車站管理系統，它就要求對進入車站的人員有所管理，進入車站進行維修的人員需要具備什么樣的資質，這些在系統后臺都已經做好了。電工就要有電工證，焊工就要有焊工證。“并且還要讓我們年輕的站長們有一個概念，所有進入車站進行維修的人員均需要登記，保留電子簽名并照相。”這樣就把以前很多需要人的經驗的管理，變成了系統的流程。
還有一些系統讓業務人員增加了很多重要的理念。比如隱患登記，就是在工作人員發現問題的時候要將該問題進行記錄，然后進行跟蹤，一直到最后整改，像這樣的理念并不難理解，但真正通過系統落實并持之以恒地應用這些理念在行業內就較為鮮見了。雖然隱患登記系統本身并不大，技術實現也不難，但是它使地鐵的工作人員樹立了先進的管理理念。
挑戰既有觀念
在實施從港鐵移植過來的信息系統的時候，京港地鐵的IT 人員和業務人員接受了巨大的觀念挑戰。
第二個建設實施的財務系統就讓IT部門、財務部門，甚至實施團隊大傷腦筋，尤其是財務系統當中的資產管理系統。就一個“資本化備品備件”的概念就讓三家投標公司丈二摸不著頭腦，讓一個無法對此理解的實施顧問不得不離開。其實備品備件可以分為兩種，一種是領用的同時，庫存扣減，成本計入當期費用。另外一種是價格相對較高的備件，用新的換掉舊的，舊的修完之后再入庫，因此它被稱為“資本化備品備件”。因為地鐵當中的設備非常多，而且很多都是高價格的，不能領走之后舊的就廢掉了，“這樣成本太高。”黃穎俊說，“地鐵的行業特性決定了庫存中大部分的物品為備品備件，這和一般制造型企業不太一樣。”
就為了搞清楚備品備件的問題，京港地鐵的財務人員兩次去香港學習，之后又將香港的業務部門人員請來講解。最后終于大家都理解了。“很多企業的管理理念，如果不能深入理解的話，就很難在系統實施中落實。”黃穎俊說。
在財務系統當中，還有另外一個問題一直讓財務人員犯難，這就是資產管理和設備管理之間的平衡。財務人員總是希望將資產、設備管得越細越好，但是當細到一定程度的時候，就會發現力不從心了，因為他不是這個專業的人。而維護人員又希望系統簡潔、易操作，能將所有維護相關的工作及成本記錄到系統中。其實在資產和設備之間有一個概念就是“資產管大的，設備管細的”。設備要跟蹤到日常的維護和日常的更新、保養，“但是財務的資產管理不應跟蹤到設備的維護細節，否則系統會過于繁雜，各個系統應該各施所長又有一定的關聯。”黃穎俊說。
按需研發中央信息發布系統
在北京地鐵四號線眾多信息系統當中，中央信息發布系統并不是從港鐵移植而來，它是完全依照北京地鐵四號線的需求研發實施的。
“每天我都會收到由中央信息發布系統發送的手機短信。”黃穎俊說。“它會告訴我這一天四號線都有什么事情發生。”
目前，中央信息發布系統發布信息的方式有三種，第一種是通過OA，在每一個車站都有一臺電腦、一臺網絡針式打印機，當運營控制中心一旦發現問題時，就會第一時間將信息打印到各車站的打印機上，這樣所有的車站都會收到統一的信息。
“其實你會發現，之前大部分地鐵車站最大的問題之一，是他們的很多信息是封閉的，電話是最主要的通訊工具。”黃穎俊說，“他只能知道他能看到的東西。而前面出現了什么問題，后面發生了什么事情，他們都不知道。”所以中央信息發布系統就起到了告知的作用。而且采用OA的這種模式，就避免了打電話的缺陷，因為如果電話占線就通知不到，而且電話一次也只能通知到一個人。現在，只要一發信息，所有24個車站的站長能夠在第一時間獲知信息，并立刻采取措施，而不需要等到電話通知才采取措施而貽誤了時機。
例如，之前北京地鐵四號線曾經做過火災預演練，演練在公益西橋站發生火災，乘客的逃生以及疏散。因為地鐵是單軌的，所以從公益西站到菜市口所有的車站都封閉了，地鐵不能運行，這樣地鐵四號線就變成了區間車。如果利用中央信息發布系統，菜市口向南的車站就可以立刻將門封閉，不讓乘客進站，因為進了站也不能夠坐車。
除了采用OA的模式，如果地鐵里面的網絡斷了，中央信息發布系統就可以立刻傳到傳真機上。這是第二種方式。第三種方式就是，這些信息還會通過短信的形式發送給相關的人員。
在車站的中央控制室當中一共就有三個人，需要面對著十幾個大屏幕，很多信息他們都看不過來，但是一聽到“嗒嗒嗒”的打印聲他們就可以知道有事情發生，“而且還有報警的聲音，如果是重要的信息，信號會響8聲。”利用這些方式，可以讓中控室的工作人員在繁忙的時候也不會漏掉重要的信息。
歷時4個多月研發的中央信息發布系統在2009年6月20日已經正式上線運營，在未來的地鐵運營中將發揮重要的作用。
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