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頂通物流IT總監周嘉裕：E化物流
凌晨3點多，看著訂貨單從打印機里一張張跳出來，倉庫開始檢貨，身為頂通物流有限公司(以下簡稱“頂通物流”)資訊部IT總監，周嘉裕這才放心回家。然而兩個小時后，電話聲又急促地響起，周嘉裕被告知，由于營運部的員工對新IT系統還不能熟練操作，所以又出了些問題需要他處理。
“那段時間雖然辛苦，但很值得，而且整個資訊部的同事為了實現這一個目標都很努力，讓我很感動。”周嘉裕坦言，第二代物流執行系統建設的那段時間，是他職業生涯中一段非常難忘的經歷。
轉型醞釀變革
2008年11月1日，頂通物流基于供應鏈架構的物流執行系統在上海配送中心正式上線。使用近10年的舊物流系統壽終正寢，醞釀多時的第二代物流執行系統相繼在全國58個配送中心“走馬上任”。
成立于1998年的頂通物流，最初是知名食品企業康師傅集團旗下的全資專業物流公司，主營快速消費品的整體物流業務，雖然網絡覆蓋遍及全國各省市，但其業務內容相對單一，只負責配送康師傅集團內部貨品。2004年，日本商社、世界500強企業日本伊藤忠商事注資頂通物流，頂通物流全面進入第三方物流公司轉型期，也醞釀著IT系統的一場全面優化升級。
“從這個時候開始，我們的目標是成為真正的第三方物流企業。不僅要承擔康師傅集團內部配送業務，還要承擔集團外單。”周嘉裕說。
頂通物流設置有華東、華北、華南、西部、東北5大區域，管轄分布在全國58個城市的倉儲配送中心，總容量超過33萬平方米。在頂通物流開始引入外單客戶的2004年，公司業務量呈現出增長態勢，與此同時，IT系統對提供優質服務的制約作用也慢慢隱現——舊有IT系統呈現出靈活性不足、報表功能有限等不足。運營部門每次在為用戶創建送貨報表時，都不得不從分布各處的數據源中攫取數據。
除此之外，一些外單客戶對追蹤產品的保質期、批次信息、庫存交易數據、庫存月、送貨狀態等都有很高要求。而在集團內，康師傅集團作為食品飲料產品提供商，其在倉庫存儲、訂單進度控制和調度等方面的要求也逐漸增加。
營運部門的反饋和客戶的需求都在向資訊部傳達著一個信息：頂通物流必須有一套完善的管理系統來提高訂單的準確性，合理協調送往小型零售店的貨品和送往百貨商店、大型超市的較大訂單，做到不延遲、零錯誤。
2008年初，頂通物流成立了一個專案組，由資訊部主導，周嘉裕聯同資訊部同事進行調研、了解需求，隨后對第三方物流專業系統軟件進行評估，同時改造網絡設備，對機房、網絡通訊等進行檢修和改造，著手新系統導入前的準備工作。
作為專業的第三方物流公司，頂通物流業務目標涵蓋貨物存儲、長途運輸、物流配送、物流加工、物流咨詢等多個項目，在全國58個配送中心里，有30余個大中型配送點，外單客戶相對集中，業務量較大，而剩余20多個小型配送點則更多專注于集團內部服務。針對公司配送中心分布特點，周嘉裕提出，先實現第二代物流執行系統在大中型配送中心的覆蓋，再逐步落實小型配送中心的系統更新。
2008年7月，頂通物流啟動新物流系統建設，資訊部駐全國五大區域的IT員工也趕回總部，接受相關培訓。兩個月后，資訊部員工又分赴各區，按照總部規劃進度，展開第二代物流執行系統導入和建設。4個月后，上海配送中心第一個實現了第二代物流執行系統的上線運行。
“現在我們頂通物流在集團外的業務量已經大于集團內部的業務量，經過2009年一年的建設，目前已經有32個大中型配送中心順利實現了新物流執行系統的上線運行。”周嘉裕介紹說，雖然在一些小型配送中心還不能立即上線新系統，但是資訊部已經部署了一些輔助的采集系統以滿足這些配送中心的業務需求。
滿足個性化需求
和所有第三方物流企業一樣，頂通物流所面對的客戶其個性化需求特征十分明顯。截至目前，頂通物流的服務范圍遍布化妝品、高科技電子產品、服裝及工業設備等。如何確保外包的IT軟件系統更好的支撐物流業務的個性化需求?
“在做物流軟件評估時，要針對自身業態特征對幾大因素重點評估。”周嘉裕總結說，好的物流軟件一定要“功能彈性化、配置參數化、維護簡單化”。因為物流企業面對的客戶分布于不同行業領域，其對物流配送、倉儲管理的要求都各不相同，而想要在一套系統中管理所有客戶的需求，一定要讓系統擁有好的彈性。而參數化配置的系統，則可以支持物流公司為不同級別的客戶提供不同優先級的出貨服務，并能應對不同的公司做相應的產品序列號收集。
“選擇第三方軟件服務，最怕系統變成‘孤兒’，高額的成本投資下去，到最后沒有人維護系統是很糟糕的事情。”周嘉裕認為，對成本投資的考慮固然重要，但更要考慮軟件服務提供方的穩定性、品牌信譽度以及專業的顧問服務，好的顧問懂得行業特性，更能提供專業性建議。
事實上，選擇了合適的系統軟件，并不意味著IT系統就能更好地支撐業務發展。頂通物流原有物流系統使用了近10年，運營部門也因此形成了固定習慣和運作模式。而相比原有系統，新物流系統增強了許多功能，操作復雜程度也相對增加，資料準備要求更加精細，采集規范也更加明確，不僅要支持整箱出貨，還要支持零散揀貨。系統的變化，要求營運人員改變作業習慣，這令不少運營人員在系統上線之初產生抵觸情緒。對此，頂通物流資訊部只有不斷向營運人員闡釋第二代物流執行系統的優勢、做好系統使用指導。
“在中國，要做好系統，時間和空間問題也是非常大的挑戰。在58個配送中心，大家的動作要一致，如果不能確保流程的一致性，就要用IT固化流程，讓全集團在系統框架內統一行動。”周嘉裕坦言，對于新系統建設，“紀律”的維持十分重要，要在這一套系統程序下，使各個配送中心在思想和行動上都保持一致。
除此之外，第二代物流執行系統上線后，還需要對很多功能進一步精細化和開發，如數據采集、送貨及時率、計費系統、異常狀況匯報等，要在58個大小配送中心都實現這些功能，無疑是一項耗時費力的系統工程。作為第三方物流，在2010年，頂通物流將目標確定為在當前系統的基礎上實現更加精細的數據自動化，加強數據采集的及時性和準確性，為主管部門提供參考，優化管理。
伴隨著第二代物流執行系統的上線運行，頂通物流大中型配送中心的回單及時率已經達到98%左右，倉庫運營每天節省人工和時間數以百計，數據的整合只要在配送中心就可進行，并能及時遞交印有詳細訂單要求、庫存水平和庫存狀態的統計報表。
支撐業務
“物流公司有一點跟證券業相像，那就是要24小時不停機。客戶交給我們的貨品，必須保證按時送達，所以IT系統的壓力非常大。”周嘉裕感慨地說。
也正是因為有一個高效的IT系統做后盾，2009年頂通物流引入了多個重要大客戶。憑借彈性化的IT系統，頂通物流很快便實現了與客戶系統的對接，訂單、入庫、出貨信息等都以電子單形式傳輸，人員效率提高的同時，也減少了運營成本、提升了揀選準確率，更重要的是提升了客戶對頂通物流服務的滿意度。
在物流這一特殊的業態內，提高客戶的滿意度、提高正常工作的效率和正確率是很重要的服務性指標。而第二代物流系統對客戶個性化需求的良好支撐，使及時率、正確率、效率三方面的提升效果更加明顯，令頂通物流收獲了很好的客戶評價，無形中給企業創造了極其重要的品牌價值。
不僅如此，在2009年物流系統全面優化升級的同時，頂通物流的業績成長和毛利增長都超過了二十個百分點，更是極大肯定了IT系統對業務的支撐作用。
對于頂通物流來說，第三方物流企業的四大功能——儲存功能、流轉功能、信息功能和交易功能都需要一系列相關的信息技術支撐。因此沒有好的IT系統，就無法做好倉庫管理、揀貨、配送等一系列工作。好的倉庫管理系統、數據采集系統等都是物流公司重要的工具，要想發展壯大公司，就要提高信息化程度。而在未來的發展中，IT還會扮演更重要的角色。
周嘉裕坦言，在公司未來發展戰略計劃當中，信息化地圖還會不斷擴展——未來5年內，頂通物流將會更新ERP系統，幫助企業進行內控和管理，并對賬款和財務等系統進行調整。“我們資訊部的目標就是讓公司更加自動化，實現更高程度的信息化。”周嘉裕如是說。
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