信息中心
Steve Bozzo：分?jǐn)侷T成本
位于紐約Carle廣場(chǎng)的1-800- Flowers.com公司成立于1976年，最初是一個(gè)花卉零售商店。它為客戶提供適合于各種場(chǎng)合的鮮花，綠色植物、果籃和其他禮品。最近，經(jīng)過一系列的收購計(jì)劃，該公司已經(jīng)擁有14家新的品牌和業(yè)務(wù)，包括爆米花廠、Cheryl&Co.餅干、Fannie May巧克力等。
所有這些收購，給公司IT部門構(gòu)成了巨大的壓力。在1-800-Flowers.com公司，IT相關(guān)的服務(wù)由總部統(tǒng)一提供，成本則由各品牌和業(yè)務(wù)分?jǐn)偂?/P>
Steve Bozzo
“執(zhí)行收購計(jì)劃之后，我們擁有了新的品牌和業(yè)務(wù)。”1-800-Flowers.com公司CIO Steve Bozzo解釋說，“他們都有自己的一套信息系統(tǒng)架構(gòu)，并擁有自己的IT部門。雖然我們?cè)谑召徶蟮拇_進(jìn)行了IT整合，但是并沒有統(tǒng)一的扣款機(jī)制，沒有一種方法能夠?qū)⑽覀兊某杀痉謹(jǐn)偨o這些品牌。基本上，他們都100%削減了IT預(yù)算。我們需要一個(gè)機(jī)制，使公司能夠合理地給各個(gè)品牌分配IT成本。”
Bozzo認(rèn)為，一切都是高度集中的，任何品牌的主管都不支付任何IT費(fèi)用，也不了解IT技術(shù)的使用程度。成本分?jǐn)倷C(jī)制不僅可以分?jǐn)傔@些品牌和業(yè)務(wù)的IT建設(shè)成本，還可以讓他們清楚IT成本的發(fā)生過程。
Bozzo和他的團(tuán)隊(duì)意識(shí)到，如果各品牌和業(yè)務(wù)的主管能夠知道哪些資源被用在了什么項(xiàng)目上，有多少IT費(fèi)用是固定的，有多少成本被用于給雇員配備IT工具，例如筆記本電腦、掌上電腦和智能手機(jī)，這將有助于這些主管更有效的掌控運(yùn)營和控制IT成本。
“唯一能夠確保IT費(fèi)用總是保持在最低水平的方法是，密切關(guān)注IT費(fèi)用的每一個(gè)使用細(xì)節(jié)。”Bozzo說。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，他認(rèn)為運(yùn)用成本分?jǐn)偣ぞ呤欠浅１匾摹Ｋ裕凸矩?cái)務(wù)規(guī)劃和控制的主管Craig Tenenbaum開始在市場(chǎng)上評(píng)估這類系統(tǒng)。
“我們做了一個(gè)深層次的調(diào)查并密切關(guān)注哪些產(chǎn)品是可以用的。最終，我們確定了最佳解決方案。” Bozzo說。他們選擇了ComSci的IT成本透明服務(wù)的BillBrowser模塊，這將為他們提供對(duì)整個(gè)公司IT資源的消費(fèi)和利用的詳細(xì)研究。
“還有一些其他的解決方案，費(fèi)用從50萬美元到超過1億美元不等，但是ComSci達(dá)到了我們的目標(biāo)，并且價(jià)格合理。” Tenenbaum補(bǔ)充說道。
收費(fèi)卡風(fēng)波
Tenenbaum、IT人員和ComSci從建立“收費(fèi)卡”開始，用以協(xié)助確定IT技術(shù)產(chǎn)品的類別和這些品牌，以及業(yè)務(wù)部門為這些產(chǎn)品和服務(wù)付費(fèi)的最佳方式。
“例如，我們說要收回臺(tái)式機(jī)的費(fèi)用。”Tenenbaum解釋說，“臺(tái)式機(jī)的費(fèi)用包括采購機(jī)器的費(fèi)用、7*24的運(yùn)維費(fèi)用等等。我們認(rèn)為，一臺(tái)臺(tái)式機(jī)的費(fèi)用就是所有這些費(fèi)用除以整個(gè)公司臺(tái)式機(jī)的數(shù)量。”同樣的過程適用于所有的產(chǎn)品類別。
但是，在此之前，所有建立收費(fèi)卡所需要的文件和資料必須上傳在ComSci上。“這是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。”Tenenbaum也承認(rèn)，“由于品牌和業(yè)務(wù)眾多，服務(wù)器也很多，我們必須讓他們都保持一致。并且在某些情況下，一個(gè)服務(wù)器由多個(gè)品牌和業(yè)務(wù)共享。”
這個(gè)過程開始時(shí)，Tenenbaum認(rèn)為這將是他所接手過的最艱難的任務(wù)之一。他解釋說，事實(shí)上，這是一個(gè)偉大的項(xiàng)目。“基本上，所有我們這邊必須做的就是找到跟IT成本分?jǐn)傁嚓P(guān)的數(shù)據(jù)，收集并將其上傳到ComSci基于Web的工具上。”他說。
據(jù)Bozzo介紹，初始設(shè)置耗時(shí)6個(gè)月。他用3個(gè)月的時(shí)間來收集這些文件，并用后3個(gè)月來核實(shí)這些文件的準(zhǔn)確性。但是，他不會(huì)關(guān)閉其他成員的系統(tǒng)權(quán)限。相反，他決定在一段時(shí)間內(nèi)，將發(fā)出模擬賬單，讓各個(gè)品牌和業(yè)務(wù)主管能夠輕松地接收到IT費(fèi)用的清單。
“我們給自己發(fā)送了9個(gè)月的模擬賬單，以確保一切都百分之百準(zhǔn)確。”Bozzo說。“剛開始，這種方法在某些品牌和業(yè)務(wù)中產(chǎn)生了巨大的震蕩，因?yàn)樗麄儚奈锤哆^任何跟IT相關(guān)的費(fèi)用。但是，隨著這些品牌和業(yè)務(wù)主管意識(shí)到我們?cè)谠噲D幫助他們，事情就變得順利多了。”
Bozzo可以肯定的是，如果僅僅發(fā)出賬單并要求他們支付是行不通的。“我們深入第一線并幫助他們規(guī)劃即將發(fā)生什么，”他說，“這提供了一個(gè)非常有用的檢測(cè)和平衡。”
第一張真正的賬單將在今年7月發(fā)出，也就是該公司財(cái)年的開始，IT費(fèi)用將會(huì)被張貼并顯示公司的盈虧。“我們將調(diào)整每個(gè)人的預(yù)算。” Bozzo說。
該扣款系統(tǒng)“迫使品牌和業(yè)務(wù)主管看得更細(xì)致”。Tenenbaum說：“以前，他們不用為IT買單，這些信息并不重要。現(xiàn)在，他們能夠?qū)徸h一切：‘這個(gè)人是否真的需要黑莓手機(jī)?我真的需要所有這些服務(wù)器嗎?’他們現(xiàn)在會(huì)將IT支出控制得很緊。”
此外，這些品牌主管每個(gè)月都要出席業(yè)務(wù)關(guān)系與品牌管理會(huì)議。這些會(huì)議的主要議程之一就是IT成本分?jǐn)偅骸八惺裁春锰帲惺裁磯奶帲裁词菧?zhǔn)確的，什么不準(zhǔn)確等等。”Bozzo說：“我們剛剛和一個(gè)業(yè)務(wù)部門開會(huì)，IT成本分?jǐn)傄脖惶峒啊Ｋ麄兘?jīng)歷了一連串的問題，但最終還是省錢了。”
一個(gè)驚喜
Bozzo和Tenenbaum驚訝地發(fā)現(xiàn)，BillBrowser 系統(tǒng)很容易使用。“在系統(tǒng)的幫助下，沒有什么能夠逃出我們的掌控。”Tenenbaum解釋說，“我們將文件上傳到ComSci，ComSci將它們移入以瀏覽器為基礎(chǔ)的系統(tǒng)，并在準(zhǔn)備就緒時(shí)發(fā)送一封電子郵件。我確定一切順利之后，負(fù)責(zé)收集賬單的員工將會(huì)收到一封自動(dòng)發(fā)送的電子郵件。進(jìn)入常規(guī)之后，一切都相當(dāng)簡單。”
Bozzo特別熱衷于一個(gè)事實(shí)：可以隨時(shí)隨地接入系統(tǒng)。“所有品牌和業(yè)務(wù)主管，可以通過任何地方的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入這個(gè)工具，”他說，“他們能夠深入到任何他們想要的詳細(xì)程度。”
現(xiàn)在談這個(gè)系統(tǒng)的投資回報(bào)率還太早，Bozzo說，但是，他相信效果會(huì)非常顯著。事實(shí)上，如果能夠恰當(dāng)?shù)氖褂眠@個(gè)工具，并深入挖掘其賬單功能，他相信這些品牌和業(yè)務(wù)將能夠大幅降低IT成本。
花在IT上的每一美元現(xiàn)在都被分配著。“我們可以收回的費(fèi)用涉及到服務(wù)器、安全、語音和網(wǎng)絡(luò)支持，這一切都非常詳細(xì)。”Bozzo在報(bào)告中指出，“整個(gè)公司已經(jīng)被我們的成本分?jǐn)倷C(jī)制所影響。”
該成本分?jǐn)傔M(jìn)程也影響到了一些新的項(xiàng)目，例如公司的網(wǎng)站計(jì)劃。“公司希望該項(xiàng)目的預(yù)算能夠盡可能多。”Bozzo指出，并補(bǔ)充說，恰當(dāng)?shù)氖褂贸杀痉謹(jǐn)偣ぞ吣軌驇椭麄儗?shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。
最后，成本分?jǐn)偣ぞ咛峁┑淖畲蟮暮锰幨牵咕W(wǎng)上零售真正進(jìn)入充滿高科技語言和技術(shù)的IT預(yù)算時(shí)代。“最終，”Bozzo說，“我們所做的就是將技術(shù)轉(zhuǎn)化為商業(yè)語言，使其對(duì)我們的品牌和業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生意義。現(xiàn)在，他們可以用以前從來不可能的方式做出決定。”
“我已經(jīng)在IT部門工作了30多年，能夠像這樣來改變游戲規(guī)則是非常罕見的——有些想法能夠輕松實(shí)現(xiàn)，具有成本效益，并能夠看得見。”Bozzo說。
集成系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)情報(bào)信息數(shù)據(jù)庫
CIO頻道人物視窗
CIO頻道方案案例庫
大數(shù)據(jù)建設(shè)方案案例庫
電子政務(wù)建設(shè)方案案例庫
互聯(lián)集成系統(tǒng)構(gòu)建方案案例庫
商務(wù)智能建設(shè)方案案例庫
系統(tǒng)集成類軟件信息研發(fā)企業(yè)名錄