信息中心
中國農業出版社宋麗婭：挖掘協同的力量
很多人將信息化建設理解成一個由智能化工具代替人工的過程，中國農業出版社黨委副書記宋麗婭卻覺得這樣的說法并非十分準確，她并不否認這個過程，但是，在這個過程中她更強調人的主觀能動性，她眼中的信息化，與其說是工具的更迭，更不如說是管理思想和智能化工具的高度融合。
所謂“融合”有兩層意思：一是智能化工具是服務于管理思想的;二是智能化工具的潛能是需要挖掘的，它可以有效地將管理者的管理思想落地，它的應用深度取決于管理者的應用方法。這樣說來，信息化建設對于管理者來講又多了一個挑戰，不僅對本單位的發展方向要有長遠的認識、要有合理的IT規劃，而且要充分挖掘智能化工具的應用點，讓其為管理思想所用，這一點常被高層管理者忽略，而細心的副書記宋麗婭卻最重視這一點。
圖一：中國農業出版社黨委副書記宋麗婭
2010年8月19日下午，“出版行業協同應用經驗交流會”在中國農業出版社隆重舉行。出席會議的有20多家知名出版社，作為信息化建設主要負責領導，宋麗婭副書記與到會的同行分享了中國農業出版社信息化建設上的一些成果，那是宋麗婭副書記第一次在公開的場合宣講中國農業出版社的信息化建設思路，現場熱烈的氣氛、會后不斷的參觀訪問請求驗證了這個的思路的正確性。
因“經營管理”而“信息化”
探究中國農業出版社的信息化動因，實際上是快速發展的業務對經營管理手段改良的需求。
進入中國農業出版社的網站，會發現這樣的留言：“有沒有新出版的關于《奶源管理》方面的書”“《農業基礎知識》哪里能買到？”如果按受眾基數來衡量，相信國內沒有一個出版社能與中國農業出版社比擬，它是我國農業領域唯一一家中央級大型綜合性出版社，服務對象是占全國人口比重最大的農民兄弟。
據國家統計局近年來的統計，農村人口約占總人口的56%，即便是城鎮化速度加快，農村人口的數量依然保持在半數以上。如此巨大的受眾群加上近年來黨中央“科技興農”重大國策的推行，市場上對農業圖書的需求與日俱增，中國農業出版社業務量也不斷增加。
據了解，中國農業出版社每年圖書動銷品種近萬，大大小小的客戶三千多個，銷售額三個多億，業務員幾十個，單靠幾個獨立的業務軟件，非但不能滿足業務的迅速發展，而且信息入口不唯一也會導致重復數據出現，難以給決策提供有效參照。出版社雖然是文化產業但為了生存也必定繞不開經營管理。宋麗婭想得很清楚，一個單位要想經營好管理上必須到位，所謂管理只有兩件事：一是管人，二是管事。從農業部調過來的宋麗婭很早就養成了規范管理的思維模式，所以提到管理自然而然地想到梳理管理流程，優化制度。
2006年下半年，中國農業出版社領導班子高度重視并積極推進信息化建設，把信息化作為出版社適應出版業產業升級和技術進步，提高科學管理和精細管理水平的基礎性工程來抓。2008年4月，社里成立信息中心，社領導調整分工，由黨委副書記宋麗婭分管信息化建設工作。
挖掘軟件的潛能
調入中國農業出版社這些年，宋麗婭做過刊物主編，帶領過圖書營銷團隊，能夠準確把握業務需求，除此之外她具有文人的悟性和女性特有的執著，她相信一定有辦法讓出版社信息化建設時間短、質量高。
信息化建設之初，社里提出建設統一的組織管理及業務管理平臺的目標，即實現出版業務流程和辦公流程全面信息化，使編務管理、印務管理、圖書營銷管理、財務管理、書店管理、公文運轉、國有資產管理、人力資源管理等全部統一在一個信息化平臺，達到數據共享、運轉順暢、效率提高、監控有力的目的，實現在網絡環境下出版經營和辦公。要實現這個目標中國農業出版社選定了兩個系統：一個是統籌業務線的ERP系統，一個是規范組織管理的協同管理系統，而且要形成兩個系統的有效對接。
這是一項艱巨的任務，為了保證在較短的時間內完成任務，要順利完成這個任務的思路是：先理清出版社自己的需求，再不斷的挖掘軟件的應用點。這個過程是兩廂磨合的過程，作為分管信息化的直接領導，宋麗婭副書記帶領信息中心團隊一面牽頭與各個部門敲定管理流程，一面思索著如何將社里通過招標選擇的協同管理軟件的價值做最大程度地挖掘，她堅信這個軟件并非看上去這么簡單，如果不能物盡其用就是資源的浪費。
在前面提到的“出版行業協同應用經驗交流會”上，宋麗婭副書記通過一張小小的“社內請示”表單向嘉賓們展示了她對協同管理軟件的挖掘成果，這張表單是中國農業出版社應用最多的表單，這樣的表單在出版行業是獨一無二的，也是將出版社的管理思想與協同軟件功能融合的具體體現。
“社內請示”單中的管理智慧
中國農業出版社的“社內請示”單可以說是出版社組織管理中最復雜的一個流程，它不同于稿費核準審批單、固定資產處置申請表、辦公用品申領表這類由固定的人、固定的表單、固定的審批節點所組成的日常辦公流程。
從它的名稱上可以知道它并沒有固定的請示內容，需要請示的項目一定是臨時出現而又意義重大的，需要領導和多個相關部門的批示才能執行的，執行過程中產生的需求也是要經過各個相關部門的審批和確認。
按照制定協同流程的慣常思路，項目請示時要在系統中填一次表(協同系統中統稱表單)，然后由領導及各相關部門在線審批，執行時遇到一個需求就要發起一次表單，由于協同系統中固定模板填寫方便，一鍵操作，正常來講，這樣做耗時不會太大。
但實際情況并非如此，因為割裂了事件過程，審批部門并不知道這幾個審批需求之間的相關性，所以，常常因為申請中缺少背景資料而將申請單退回。這就難壞了項目的申請者和執行者，每當提出一個申請需求的時候他們都要將項目的來龍去脈說一遍，如果有十次審批需求也將意味著將這件事情說十遍。更令人頭疼的是項目的進展過程無法追蹤，所以還可能要將項目的進程不斷匯報給領導和各個審批部門。而領導和各審批部門也會因為無法跟蹤項目的審批情況而無法做出及時準確的判斷。
如果項目緊急，這樣復雜的審批流程可能會耽誤大事，而且分散的審批流程歸檔保存也很麻煩，宋麗婭副書記想，如果把這一系列聽起來很復雜的流程匯總到一個流程中就能很好地解決當前的需求，于是，在與協同軟件提供商致遠軟件反復探討、實驗后，中國農業出版社創造出了一個社內最復雜的流程。
這個流程的原理是這樣的：首先，將申請事件作為一條主線設置一條主流程，而在此期間產生的審批需求作為支流程出現，也就是說有多少種審批需求就要設多少支流程，而致遠協同的管理流程恰恰具有能夠根據設置的不同條件進行判斷的特點，這就是它獨有的“二元化”工作流，利用這個“二元化”工作流可以使項目需求按照不同的支流程走到最后的節點，從而使項目順利完成審批，這樣一個完整的流程在致遠協同中存檔非常方便。而通過這個 “社內請示”流程的設置，中國農業出版社也將致遠協同“二元化”工作流的特點運用到了極致。
為了說明這個復雜的流程，宋麗婭副書記舉了個例子，比如我們和某個公司合作，只要點擊這個“社內請示”的表單，表單上有主送領導、是否需要合同審批、是否需要蓋章和營業執照、是否需要財務及其他說明等選項，如果是中了標沒有合同那么下一個分支就是 “其他” 表單，這個表單用來說明情況，如果有合同，需要合同審批，下一個分支就是“合同審批表單”，合同審批過了還需要營業執照，下一個分支就是“營業執照和社章申請表單”，以此類推，需要哪個環節流程就會走哪個分支。“別看這個流程聽上去挺復雜，但是用起來非常方便，因為設置好流程和節點后系統是可以自動流轉的，使用者只需照實將表單上的選項一一填寫就可以了，至于下一個流程是什么根本不需要人去判斷。”
由于系統的評判標準具有唯一性，也避免了越級申請和申請流程重復所造成的管理上的尷尬，從而將中國農業出版社的社內申請流程作為一個制度固化下來，使管理有據可依。這也是宋麗婭在協同管理軟件中發掘到的管理智慧。
圖為：中國農業出版社“社內請示”表單
宋麗婭副書記沒有想到起初她抱著物盡其用的想法，挖掘軟件的深度應用，得到的收獲卻大于她的預期，她不無感慨地說：“上了協同管理系統之后，徹底改變了我們出版社幾十年的工作習慣，他提高的不僅僅是效率，而是中國農業出版社的整體管理理念。”
隨著行業的發展變革，出版行業越來越重視信息化建設，但能將協同軟件的應用發掘到中國農業出版社這樣深入的并不多見。究其原因，有的是選錯了工具，有的并沒有深入挖掘軟件的應用點。中國農業出版社對軟件的深入挖掘或許能給信息化建設者們一些啟示。
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