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新日興陳欽專：用數據管理IT部門
先上線試用建立信心，再逐步完善系統功能
目前這套APS系統已經導入了一半，陳欽專沒有等到系統功能百分之百完善后才上線，反而是先發展到系統可用的階段時，先評估直接導入是否有損公司原有營運，如果無損營運就先讓系統上線提供使用單位試用，他認為，新系統雖然無法百分之百解決問題，但只要比原有作法更進步，就可以繼續使用。
陳欽專導入系統的原則是先上線使用再說（Up and Running First）。即使第一次上線后只有10分的滿意度，他也抱持著正面態度認為，這樣比0分更好，等到使用者試用一段時間建立信心后，就會開始提出改善的想法，繼續讓這套系統更進步，逐一調整修改到70或80分滿意的程度。
讓使用者發起專案，創造改變企業流程的拉力
像導入APS這類大型專案，陳欽專認為，是企業真正能夠脫胎換骨的機會，但是要成功推動這類大型專案，他認為還有一個關鍵是，CIO不一定要成為IT專案的發動者，最好是由使用者部門來發動。
新日興要導入與業務流程相關的IT專案時，陳欽專會盡可能說服使用單位派員來擔任專案經理，再由IT部門成員擔任副手，只有與IT基礎架構有關的專案，才由IT部門主導。
陳欽專進一步解釋這樣做的原因，由使用者擔任專案發動者，是使用者自己愿意改變，就會形成一種拉勢，來帶動IT部門協助。如果是由IT發動，使用者不是主動想要改變，反而是IT要推著使用者改變，消耗的力氣很大，專案就不容易順利。因為制造業不像金融業很多業務必須大量仰賴IT才能營運，所以，“制造業IT不一定要走在業務前面，而是要和使用者建立夥伴關系，由使用者拉著IT前進。”他表示。
用數據管理IT部門
除了大量透過IT專案來協助企業發展的同時，陳欽專也同步進行IT部門的內部管理制度，他建立了一套IT部門數據管理的作法。
陳欽專要求IT部門開始用數據呈現各項基礎設備的運作狀態，透過監測軟件蒐集硬體設備的使用數據，例如服務器的處理器使用率、網路頻寬使用率等，來反映出使用者感受到的“好”和“快”，他認為，基礎設施必須讓使用者覺得好又快，好就是不當機，快就是系統反應速度快。
雖然監控軟件很容易提供各種不同的監控指標和大量統計數據，但陳欽專認為，監控數據反應的結果必須要貼近使用者的感覺，否則使用這些數據來采取行動的后果比不用數據更糟糕。
例如有些監控軟件統計的處理器利用率只能呈現多核心處理器的平均使用率，但應用程式可能因集中在單一核心中執行而效率不彰，后來新日興改用目前等待執行的任務長度 Queue Length數據，來代表使用者感受到的應用程式執行速度，等待任務積累越多，代表這部服務器的執行效率越差。
除此之外，新日興連IT部門提供的服務也開始量化，陳欽專導入服務中心和專案管理機制，要求使用者對IT部門提出的任何需求都要記錄，例如日常維運的服務記錄（Service Log）和系統開發需求的申請記錄。
過去，新日興IT部門缺乏一套服務記錄機制，使用者經常是直接打電話口頭要求IT部門協助解決問題，如果后來系統修改結果出現爭議時，因為缺乏記錄而讓主管難以仲裁。
有時是使用者還沒想清楚就提出系統修改需求，后續發現不足之處，或是有新的想法時，使用單位又要IT再次修改，這樣反覆的修改，往往造成IT部門很大的負擔。陳欽專表示，透過系統留下服務記錄時，可以要求使用者清楚說明需求，甚至重要系統異動必須取得主管授權，來避免使用者隨意提出需求。
陳欽專經常用一個故事來說服使用者改變原本打電話提需求的習慣，他說，在會計室即使是請領1元的款項，也要填寫各種必要的表單，IT人員用1天修改1支程式，光是人工成本至少上千元，怎么可以透過電話口頭交代就執行。
或者是使用者自己工作上發生了錯誤，因而希望透過IT部門私下修補記錄來掩蓋錯誤，但陳欽專要求，這類資料修補必須取得使用單位主管授權，不能私了。
許多MIS往往會因為自己是服務部門，以為IT什么都要做，不敢惹惱使用者而默默忍受。“即使是服務部門也必須建立制度，不能為了怕得罪使用者而什么需求都接受，如果使用者不愿意詳細記錄需求，IT部門就可以不提供服務。”陳欽專說。
長期累積了足夠多的服務記錄，陳欽專還會用來分析IT服務的品質，例如了解哪些問題經常發生，發生一次的問題是一個需要關注的議題，如果是因為錯誤而產生的議題就會成為需要被解決的問題，他會要求下屬必須找出對策來解決，而且要持續追蹤這類問題被解決的情況，或像是從數據中發現使用者經常重復提出的需求，也可以采取更一勞永逸的自動化機制來降低這些需求。這些IT服務記錄還可以成為陳欽專向高層爭取資源的依據，或者是分析專案效益的參考。
更進一步，陳欽專認為，當企業有越來越多的信息和文件都數位化以后，也會希望各種作業都電子化，IT要負擔的營運責任也越來越重要，如果不能數據化管理，就沒辦法講求效率。
就像是制造業生產線要維持良率，就必須先蒐集各種產線上的制程Log紀錄，再分析這些紀錄來發現問題，進而解決問題來提高良率，降低制造成本。同樣道理，陳欽專也運用在IT管理上，他認為，只有透過數據管理才能進行品質管理。
更重要的是，陳欽專表示：“如果使用者對IT服務視為理所當然，就會在無形中隨意消耗IT資源，這對企業來說不是一件好事。”這正是他堅持要落實IT服務記錄，將IT管理數據化的原因。
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