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宏圖三胞CIO：特色信息化解決信息孤島問題
眾所周知，零售行業是一種業務相當復雜的業態。與制造行業相比，其復雜性在于貨物種類繁多、定價系統復雜；貨物周轉周期短，供貨商數量眾多；同時對供貨商及時回款的要求極為苛刻，對庫存的有效管理更關系到一個零售企業的命脈。而庫存周轉慢、信息不通等物資流、資金流、信息流的難題，更是成為制約連鎖超市進一步發展的瓶頸，一些連鎖賣場在屢受折磨中開始了自身信息化建設的摸索，并逐步形成了適合自身發展的“特色信息化”。宏圖三胞就是這樣一家企業。
怎樣才能利用“特色信息化”，解決各個連鎖店之間的信息孤島問題？現任三胞集團的信息總監高敏，原是上海永樂電器的CIO，對于零售業的信息化建設有著豐富的經驗，他坦言：“一定要將正在實施的工作流管理系統成功上線，目標是：改拉式管理為推式管理。通過協同，提升企業的整體效率。”
系統強大信息神經
宏圖三胞是一家上市公司，主要的工作是做PC產品、通訊產品及數碼系列產品的零售、連鎖。主要借鑒沃爾瑪連鎖經營的集中采購，戴爾的定制化、工業化直銷，加上麥當勞的標準服務模式。用這種模式、這種平臺去推廣零售的PC產品的終端銷售。目前宏圖三胞主要開拓華東地區上海、江蘇和安徽市場，公司成立到現在已經6年，正處于發展階段。
面對發展如此迅速的零售行業，信息化的重要性不言而喻。據高敏介紹，從公司成立最初老板就非常重視信息化。2001年年底，宏圖三胞建立了一套完整的、整合了業務流、資金流和物流的信息管理系統——“XP系統”。 “XP系統”貫穿宏圖三胞整個供需鏈流程，包括產品的采購、銷售、調撥、組裝生產、出入庫等，使得宏圖三胞的“信息神經”十分強大。系統要求各地賣場以分公司為單位實時進行數據集中，并將數據全部發回總部。總部則設有十幾名操盤手專職查看各地賣場的銷售情況，從而保證每個賣場實時處在總部監控之下，使總部能夠對近萬種IT產品的動態變化進行實時統計、分析與管理，從而操縱所有賣場產品的實際庫存量和最低銷售價格。系統實施后，庫存準確率達到99.8%，整個公司的產品庫存比實施前下降30%左右。銷售部門可以及時準確地掌握產品庫存信息和銷售信息，這樣，產品銷售得到了有針對性的加強，銷售業績也隨之獲得顯著提高。
整個信息反饋系統和傳導系統對連鎖企業起著至關重要的作用，包括價格的制定、產品信息的傳遞、對市場端的信息反饋，如果沒有信息系統是根本無法實現的。此外用什么達到連鎖的標準化和一致性，如何保證模式的統一、保證數據在整個系統里的和諧一致，這些都必須用信息系統貫穿下去。
雖然信息化思想很到位，但宏圖三胞在“XP系統”之前，卻也曾走了一段彎路。剛開店的時候，宏圖三胞設立了四大平臺，信息平臺也是其中之一，自己設置了一套ERP系統。但這套系統卻帶來了很大的問題，宏圖三胞的第一個賣場開了三次，關了三次，沒有把賣場開下去的原因就是信息系統不夠完善，進而無法了解到自己有什么東西，顧客要什么東西，給顧客什么樣的價格。高敏告訴記者：“連鎖企業要想做大、做好，必須擁有一套比較好的信息化系統。企業當中的每個人都關心怎么去借助系統解決問題。而老板關心的是，投入與產出能不能形成合理的定律，在他們看來，上與不上已經不在考慮范圍之內，因為上是必須的。他們要考慮的重點，是實際操作當中怎樣去規避風險，主要是計劃要做得到位，包括日常的方法、溝通的手段、領導的支持、同事的支持、基層員工的支持，只有處理這些事情，才能減低系統建設的風險。”
資源整合是重中之重
雖然信息化已經取得了不小的成績，但高敏坦言，未來還有很長的路要走，他瞄準的下一個重點就協同辦公以及信息安全。
高敏雖然加盟宏圖三胞不到兩年，但是他對該公司信息化建設的歷程已經了解得一清二楚。高敏發現整個集團由于對信息化建設的重視，信息系統的覆蓋面還是可以的。但是由于過去分開建設，形成了“信息孤島”，所以存在信息不通暢的問題。而且由于集團擴張的速度太快，導致內部的協同工作存在問題，因此高敏決定立項并開始實施協同辦公系統。“希望通過該系統使集團和各子公司以及各子公司內部能夠實現協同工作。進行資源整合，將原先的拉式管理改為推式管理，即系統根據公司的規章制度來進行流程管控。
而當問起高敏“如何在信息化基礎之上實施今年的計劃”？高敏表示：“我認為主要涉及兩方面的工作：：首先，改造基礎的信息平臺，重新規劃內部網絡，包括IP地址分配、上網出口統一、防病毒、域管理、網絡干線的SDH改造等等。通過這些技術手段，構建一個安全、穩定、擴展性好的信息框架。以便能逐步實現信息安全和SOA的架構調整。其次：部署工作流管理系統，將日常辦公事務進行電子化管理，使企業的規章制度能落實到實處。該系統和傳統的辦公自動化系統相比，范圍更大，包括會議管理、預算與費用、資產管理、制度管理、工作管理、知識管理（檔案）、合同及用章管理等等，并配合建設視頻會議系統、短信服務系統、網絡電話系統，全面實現移動辦公，快速相應。遠期期望實現流程分析、業務系統整合等功能。從目前的工作來看，企業的整體效率的提高很大程度受到企業協同能力的影響，只有大家都協同工作，企業的效率才能提高。同時，企業信息化建設經歷了這么多年，可以說都武裝到了牙齒，但資源整合工作仍是工作重點，集團型企業的信息建設各自為政的情況還很嚴重。
信息化堅持兩原則
在高敏的工作哲學當中，信息化要堅持兩個原則。首先是“以我為主”，不為技術而技術，追求適應自身流程和模式的信息化方法。他介紹說，宏圖三胞在選軟件的時候很少去看技術含量，主要是適應，能夠適應就好。一方面，在與軟件廠商合作時，宏圖三胞要求他們適應自身流程，在開發中，雖然自身也更改了一些流程，但更要求軟件系統提供者做出調整。目前，宏圖三胞流程已全部組化，并做成了一本流程手冊。
另一方面，高敏認為宏圖三胞自身不是一個以技術為核心的公司，在選擇信息化合作者時，主要要看對方是否最符合自身競爭力的需求，最有實現需求模式的手段。
抱有這兩大哲學，高敏未來的工作將會越走越順，而宏圖三胞的信息化特色，也將繼續發揚光大。
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