指標(biāo)二：流程的標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)在大部分ERP系統(tǒng)都是以流程驅(qū)動(dòng)的。也就是說，根據(jù)業(yè)務(wù)流程來(lái)開發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、操作ERP系統(tǒng)。這就給了我們第二個(gè)ERP系統(tǒng)體檢的指標(biāo)，即評(píng)估企業(yè)用戶操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。在評(píng)估這個(gè)指標(biāo)的時(shí)候，需要抓住企業(yè)的關(guān)鍵流程。因?yàn)槠髽I(yè)的操作流程太多，不可能面面俱到。具體的來(lái)說，需要抓住以下幾個(gè)流程。

一是銷售循環(huán)流程。包括客戶審核、信用復(fù)核、銷售接單、發(fā)貨等等多個(gè)環(huán)節(jié)。不過環(huán)節(jié)太多，也時(shí)候也不好操作。筆者建議是抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)。如銷售接單時(shí)，接單與審核需要不同的人員來(lái)完成，已保障交易的安全性。再如，倉(cāng)庫(kù)部門發(fā)貨時(shí)必須要以現(xiàn)有的銷售訂單為依據(jù)，而不能夠無(wú)單發(fā)貨等等。在給ERP系統(tǒng)體檢時(shí)需要抓住這些關(guān)鍵點(diǎn)，看看用戶操作是否到位。

二是相關(guān)計(jì)劃的操作流程。如對(duì)于接單生產(chǎn)型生產(chǎn)企業(yè)來(lái)說，需要根據(jù)銷售訂單來(lái)生成采購(gòu)計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃。在體檢時(shí)，就需要考慮后續(xù)的操作跟這個(gè)計(jì)劃的符合程度。一般來(lái)說，如果計(jì)劃于實(shí)際符合，需要先更改計(jì)劃，而不能夠直接在后續(xù)的單據(jù)中進(jìn)行更改。如銷售訂單有變化，就需要先更改銷售訂單，然后再根據(jù)更改后的銷售訂單來(lái)調(diào)整銷售計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃。這是前后一致的流程。如果發(fā)現(xiàn)這里有不一致，那么系統(tǒng)稽核人員就需要分析不一致的原因，并尋求后續(xù)的措施。

三是采購(gòu)循環(huán)流程。在這個(gè)流程中，主要是采購(gòu)單流程與采購(gòu)收獲流程。對(duì)于采購(gòu)單來(lái)說，企業(yè)是否允許無(wú)單采購(gòu)？即對(duì)于生產(chǎn)材料來(lái)說，一般都要求有原始的單據(jù)，如物料需求部門的請(qǐng)購(gòu)單。系統(tǒng)稽核人員可以在ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出沒有原始單據(jù)的采購(gòu)訂單，然后進(jìn)行追蹤分析。再如收貨，一般要求有采購(gòu)訂單，嚴(yán)格的說還需要有供應(yīng)商發(fā)票等等。只有這些單據(jù)才能夠進(jìn)行入庫(kù)。在給ERP系統(tǒng)體檢時(shí)，可以分析這些單據(jù)是否完備。如果完備的話，那么就說明相關(guān)操作都是按流程在辦事。否則的話，就需要進(jìn)行后續(xù)的完善操作。

四是付款流程。付款在企業(yè)中往往是一項(xiàng)比較關(guān)鍵的業(yè)務(wù)。對(duì)于ERP系統(tǒng)來(lái)說，主要就是核對(duì)相關(guān)單據(jù)的內(nèi)容。如對(duì)于供應(yīng)商付款來(lái)說，需要考慮的是采購(gòu)訂單、供應(yīng)商發(fā)票、入庫(kù)單等單據(jù)是否齊備，金額是否有問題。同時(shí)還需要關(guān)注，有沒有重復(fù)付款的單據(jù)等等。分析這些單據(jù)，可以判斷與付款相關(guān)的用戶在操作上是否標(biāo)準(zhǔn)，有沒有偷工減料，甚至舞弊的事件發(fā)生。

五是需要注意一些特殊的流程。某些企業(yè)可能有一些比較特殊的作業(yè)，如預(yù)收款業(yè)務(wù)或者預(yù)付款業(yè)務(wù)。這些業(yè)務(wù)往往具有比較特殊的流程。如對(duì)于預(yù)收款業(yè)務(wù)來(lái)說，需要客戶付款后才能夠安排生產(chǎn)或者安排出貨。顯然這些都是比較關(guān)鍵的點(diǎn)，而且往往是企業(yè)管理層比較重視的內(nèi)容。如果有這些特殊業(yè)務(wù)的話，那么就需要額外關(guān)注這些流程。

總之，分析員工的操作是否符合標(biāo)準(zhǔn)化流程的要求，也是ERP系統(tǒng)體檢的一個(gè)重要內(nèi)容。