系統培訓加速上線
對
ERP來說,系統上線后并非一勞永逸,“開車上路”初期難免還會遇到這樣那樣的問題。
ERP上線后,三家試點都出現了不少預想不到的問題。視頻系統在此期間起到了舉足輕重的作用。據悉,三家企業在上線初期,連續數日天天召開視頻會議,解決一線反饋回來的問題。比如,各下屬公司聯單數目不統一、以前沒有發生過的退貨問題等。通過出臺相應的政策,三家試點建立了有效的快速解決機制,大部分問題都被消滅在萌芽中。
中石油多位負責人都表示,合理的培訓是項目成功的重要保證。盡管在
ERP實施過程中,培訓已經成為固定流程,然而中石油的培訓卻有諸多亮點,經驗可圈可點,效果非常顯著。
2006年8月底,山東銷售公司項目組集中對各個層面的業務人員進行了為期三個月的培訓。為了達到培訓效果,項目組制定了傳幫帶計劃:為各分公司重點培訓了2~3名技術人員,然后由操作熟練的員工指導不熟練的員工。此外,項目組還開通了四部電話,24小時接受用戶咨詢。
東北化工銷售公司從項目實施初期開始就非常注重分層次培訓。王光軍指出:“不同層次的員工對
ERP的理解和掌握能力是不一樣的,培訓時要把握適當的時機。如果時機把握不好,效果就不理想。針對不同人員在不同階段的不同認識,培訓要盡可能地個性化。”由于人員結構的原因,業務人員計算機知識水平參差不齊,如果都參照一個水平進行培訓,難免事倍功半。東北化工銷售公司杜絕模式化的思路非常具有參考價值。
測井公司為了對業務人員進行充分培訓,制定了完整的
ERP培訓計劃:在系統實現階段,完成對關鍵用戶的培訓工作;在上線準備階段,對用戶進行為期兩個月、三輪次的上崗培訓和接受性測試;在技術支持階段,安排專人對每個單位進行現場指導,并開通熱線提供技術咨詢和支持。
快速啟動全面推廣
ERP的成功應用,讓三個試點單位獲益匪淺。
首先,
ERP的應用幫助試點單位實現了流程優化和管理受控。對石油銷售公司來說,最主要的任務是將資源賣給客戶,中間的流程是由人來管理的。業務人員、價格管理人員、客戶人員、財務人員都有相應的固定職權,要想完成一筆業務,必須經過這四個環節。王光軍將這一過程比喻為賣西瓜:本來市場價是5元錢,以前沒有制約,一人說了算,想賣6元就賣6元,想賣4元就賣4元;現在則不然,價格要由四個人說了才算,該賣5元就賣5元。在
ERP平臺上由四個人共同監督一筆業務,風險就在無形中化解了。
而在管理受控方面,可以以價格受控為例來說明。有些石油產品價格每天都要調整20次左右。
ERP實施前,要想實時掌握業務人員執行的是何種價格幾乎是不可能的。而現在,通過
ERP可以事前對業務人員執行的價格進行控制,降低了風險,也省卻了以前繁復的電話詢問甚至現場調查的程序。
其次,工作效率提升。首先,過去銷售人員需要一張一張地填寫單據,拿到各部門去簽字審批;現在,他們只需要錄入一次單據就可以提交給各負責人審批,大大節省了時間。其次,財務人員過去需要不斷地向各個部門催要單據,并一遍一遍地進行核算;現在
ERP把財務人員從這些繁復的手工勞動中解放出來。再次,過去采購人員需要不斷地打電話,甚至奔赴現場去了解貨物的情況;現在,他們只需要點點鼠標就可以知道貨到何處了。最后,設備管理規范化之后,設備人員可以在
ERP系統上隨時檢測設備信息。
試點單位的成功實施,讓中石油對
ERP充滿了信心,并在今年啟動了
ERP的全面推廣計劃。按計劃,中石油將在2007年完成
ERP在所有化工銷售企業的全面推廣應用;完成在西北、華北、甘肅三家煉油銷售企業的一期推廣;煉油與化工
ERP在蘭州石化公司、錦西石化公司作為試點實施,預計在今年11月上線運行;天然氣與管道
ERP以西氣東輸的管道公司作為試點也已啟動,計劃在年內上線運行。
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