對項(xiàng)目文檔進(jìn)行管理的樣式

由于ERP項(xiàng)目涉及到相關(guān)雙方或多方的人員、資金等資源，時(shí)間跨度相對比較長、實(shí)施難度比較大，涉及方方面面的信息流，并且所有與項(xiàng)目相關(guān)的需求、建議、解決方案與結(jié)論等都需要標(biāo)準(zhǔn)化、文檔化，因此，做好項(xiàng)目文檔工作成為ERP項(xiàng)目得以成功實(shí)施的一個(gè)重要支撐。
文檔是在項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行信息溝通的一種規(guī)范方式，可作為項(xiàng)目實(shí)施過程的一個(gè)成果進(jìn)行交流、查閱、引用和保存。
從文檔的角度來看，ERP項(xiàng)目的實(shí)施過程就是一個(gè)文檔制作與實(shí)施的過程。以項(xiàng)目規(guī)劃而言，從開始生成項(xiàng)目規(guī)劃文檔初稿，到經(jīng)過討論最終確定并形成項(xiàng)目規(guī)劃文檔，其實(shí)就是一系列文檔管理工作的流程。
在ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中，文檔工作包括的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，其中大多涉及到項(xiàng)目的具體實(shí)施工作。在ERP項(xiàng)目實(shí)施的過程中，每一項(xiàng)工作的事前指導(dǎo)、事中實(shí)施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應(yīng)的文檔，以便對具體的項(xiàng)目執(zhí)行過程與具體的活動(dòng)進(jìn)行記錄。作為項(xiàng)目執(zhí)行過程的記錄，文檔包括了與項(xiàng)目相關(guān)的資源及其使用情況，以方便跟蹤與監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行。因而，文檔管理工作其實(shí)已經(jīng)成為ERP項(xiàng)目管理過程中的一個(gè)重要組成部分，文檔管理工作的好壞，在某種程度上會(huì)反映到最終ERP項(xiàng)目的實(shí)施成果中。
一般來說，ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中所涉及的文檔包括：項(xiàng)目規(guī)劃文檔、計(jì)劃文檔、業(yè)務(wù)流程調(diào)查報(bào)告、業(yè)務(wù)流程分析討論記錄、優(yōu)化方案報(bào)告、系統(tǒng)需求分析文檔、ERP系統(tǒng)解決方案文檔(包括從初稿到定稿的各階段文檔)、項(xiàng)目管理文檔、培訓(xùn)文檔、項(xiàng)目變更文檔、項(xiàng)目核準(zhǔn)文檔、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備文檔、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)審核批準(zhǔn)文檔、軟件安裝文檔、軟件的客戶化過程文檔、軟件二次開發(fā)文檔、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置文檔、項(xiàng)目系統(tǒng)測試方案、系統(tǒng)測試過程記錄文檔、測試報(bào)告、系統(tǒng)結(jié)果確認(rèn)書、系統(tǒng)維護(hù)與系統(tǒng)移交文檔等。