第二件事，就是原始數(shù)據(jù)單據(jù)整理工作。
一般認(rèn)為，整理單據(jù)和業(yè)務(wù)流程的工作可以同時(shí)做，也可以分步來(lái)做。但實(shí)際中，考慮到數(shù)據(jù)單據(jù)可以依照完整的企業(yè)業(yè)務(wù)流程來(lái)整理，可以將原始數(shù)據(jù)、單據(jù)整理工作放在業(yè)務(wù)流程整理工作之后進(jìn)行。
整理企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)單據(jù)的工作包括：原始數(shù)據(jù)與單據(jù)收集、歸類、重要性分析。整理出的數(shù)據(jù)與單據(jù)可以采用列表分析的形式來(lái)歸納其重要性。比如，形成“單據(jù)名稱、操作人員、業(yè)務(wù)內(nèi)容、處理時(shí)間、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、頻率”這樣的表格。在此過(guò)程中需要注意以下問(wèn)題：
首先是單據(jù)所涉及的部門和人員。數(shù)據(jù)與單據(jù)是結(jié)合業(yè)務(wù)流程的，如同對(duì)流程的處理。要注意單據(jù)中所涉及到的人員是否在實(shí)施ERP之后還需要涉及到，流程是否需要精簡(jiǎn)以提高效率等問(wèn)題。
其次是單據(jù)所涉及的工作內(nèi)容。在手工管理的時(shí)候很多單據(jù)的作用是輔助性的，或者說(shuō)是可以合并的。通過(guò)對(duì)這些單據(jù)的整理可以降低單據(jù)的編寫(xiě)工作，從根本上降低勞動(dòng)強(qiáng)度。當(dāng)然，有些報(bào)表也可以改為查詢，用戶直接在ERP系統(tǒng)中查詢就好了，不需要打印出來(lái)再給相關(guān)人員簽核。
再次是數(shù)據(jù)與單據(jù)使用的頻率。數(shù)據(jù)單據(jù)的使用頻率往往和單據(jù)的重要性相關(guān)聯(lián)，常見(jiàn)的是日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、年報(bào)。其余臨時(shí)性的單據(jù)則可以在清理整頓之列。通過(guò)對(duì)使用頻率的統(tǒng)計(jì)，可以很容易地發(fā)現(xiàn)多余的報(bào)表。
最后是數(shù)據(jù)與單據(jù)所涉及的內(nèi)容。單據(jù)都會(huì)涉及到數(shù)據(jù)，哪些數(shù)據(jù)是必須填寫(xiě)的項(xiàng)目，哪些是可以選擇的項(xiàng)目，哪些是關(guān)鍵數(shù)據(jù)，都需要在報(bào)表中一一列出。對(duì)單據(jù)內(nèi)容的分析和整理是為了優(yōu)化報(bào)表結(jié)構(gòu)，大部分的報(bào)表可以集中到少數(shù)的報(bào)表中來(lái)，省卻重復(fù)查詢的麻煩。
第三件事，就是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作。
可以說(shuō)，整個(gè)需求調(diào)研工作的目標(biāo)之一就是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程之前，首先，負(fù)責(zé)人需要明白流程優(yōu)化的目標(biāo)，盡可能量化。比如，采購(gòu)計(jì)劃的下達(dá)時(shí)間縮短2個(gè)小時(shí)，倉(cāng)庫(kù)暫收到貨物入庫(kù)的時(shí)間縮短50%等等。其次，優(yōu)化的過(guò)程中要充分考慮業(yè)務(wù)流程涉及到的部門和人員的意見(jiàn)，并盡量爭(zhēng)取他們的配合。對(duì)于提交的優(yōu)化報(bào)告，應(yīng)該分析可能會(huì)遇到的問(wèn)題及所建議的解決方法。

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