運用ERP系統為政府采購資金的集中管理與控制提供強力保障，實行在采購資金集中管理的事前預警、事中過程跟蹤、實時監控、定期分析評價以及對未來采購資金支出流的預測等方面將發揮積極的作用。

一、ERP系統對政府采購資金集中管理的預先審核與預警

1、在ERP系統管理中首先體現在對采購財務的集中權管理，包括應付采購款項、采購工程、貨物和服務以及采購庫存資金的管理，同時可以編制采購資金滾動預算，并通過系統程序自動控制。

2、集中采購機構或采購代理機構可以通過ERP系統的全面采購資金預算功能設置統一控制標準，把采購資金的流向風險控制在事前預測階段。

3、采購資金預算、計劃或目錄的預先審核。ERP系統通過做報價單自動生成采購申請單，采購訂單直接引用采購申請，同時通過報價單系統自動生成采購預算、采購計劃、采購目錄預審核表，內容包括采購業務需要資金控制的各個方面，如采購付款條款、資金支出額度、供應商信用等級等，采購人可通過相關信息和指標的計算綜合判斷是否通過審核。

4、對供應商的信用進行預警式控制。在ERP系統中創建通過預審采購支出資金額之后，系統通過應付帳款管理實現信用控制。

5、對采購費用支出實行預警控制。通過成立采購成本預測中心控制模塊，實現對采購費用支出的實時控制，將實際發生數和各成本中心的總費用預算進行對比，支出如微量(屬于小數點范圍內的個位值)超預算，系統會亮黃燈警告，如嚴重超預算系統會亮紅燈禁止通過(不能進行采購資金的結算)。

6、通過以上這種預警功能，ERP系統可以嚴格控制采購超費用預算的情況，預警解除需要追加預算或調整預算來實現(系統還可以對采購成本或采購效能范圍內的實時生成實際與預算對比報表)。

7、對采購預付款實施預警控制。通過ERP系統的創建，可促使采購訂單及時查詢是否收貨和收到發票，發票校驗后自動生成應付采購帳款。如果采購付款超出原采購訂單金額，系統會自動彈出窗口或橫條提示超過采購訂單(采購合同、采購簽約)金額或預先設定的相應的供應商預算額度。

8、采購庫存量的高低位預警控制。ERP系統內設有安全的庫存量，可以定義理想高位庫存數量和金額，并通過開發報表實現的預警功能自動提示存貨的短缺、超儲和超時庫存等異常狀況：如果超過警戒線，系統會自動報警；如果低于安全庫存量，會自動生成采購計劃、采購目錄，從而準確判斷采購的需求提前量、預留庫存量以及可用庫存量，最大限度地減少采購庫存資金占有率。