通過檔案管理制度的建立，實現對ERP數據檔案的管理，并由專人負責；做好ERP數據的防磁、防火、防潮和防塵等工作；對重要的ERP檔案進行雙備份，并存放在不同的地點；實現對磁性介質檔案的定期檢查與復制，防止磁性介質的損壞而使ERP數據丟失；同時對有關ERP開發設計有關的檔案資料也要進行保管。

三、認真進行模擬運行

實施ERP這樣一個大型的信息集成系統，涉及企業所有的主要業務部門，關系到各個業務流程細節，想不"排練"就直接拿到實際中去應用，具有極大風險性。不論是哪個模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結果，尋求正確的運行方法。總之，要建立模擬運行的檔案，作為項目管理的階段成果和下一步改進工作的依據。

1.軟件功能模擬運行(原型測試)

軟件功能模擬運行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個參數之間的關系及相互影響。列出現行管理流程與軟件系統的流程之間的差異，分析差異，確定進一步的解決方案。這項工作是在軟件己經安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進行了軟件應用培訓后，在專家指導下進行的。

在軟件應用程序培訓的過程中，培訓教材通常都有一個案例，事先設好一套現成的數據企業的人員按照教材規定的步驟，學習如何操作。學習的目的是要用軟件提供的功能來解決企業的實際管理問題。

此外，企業還必須結合自己的情況，把自己設計的數據錄入到系統中，再一次運行。可以只用極少量零部件(比如說15-30種)的產品來測試，但是必須包羅了企業在管理上需要解決的問題。

在傳統手工管理中有許多參數是從來沒有用過的，如排隊時間、等待時間等類的問題，在建立工藝路線文件時，需要在原型測試階段弄清楚這些參數如果不錄入行不行？試一試如果留著空白會是什么結果，錄入了又將是什么結果；數據偏大或偏小又是什么結果，影響有多大。這都是軟件模擬要做的工作。千萬不要遺留下很多"潛伏"的問題到以后再去研究處理，否則，不僅延誤實施進度，而且還會挫傷員工士氣。

2.實戰性模擬運行(二次開發測試)

在原型測試之后，如果軟件原型有些功能不能滿足管理的需求，那么就要進行必要的客戶化或二次開發的工作。一般說客戶化或用戶化是不需要修改源程序的，例如報表格式的修改等；而二次開發可能涉及源程序，但是應盡可能把軟件的數據下載到一個工作站或微機上開發程序進行補充調整，然后再上載回去。

所謂的實戰性模擬運行，主要的目的是為了測試修訂后的系統，把經營管理中的實際數據輸人到系統中去，進一步驗證，直到確認符合管理需求，可以放心地實際應用為止。