在所有工作實施之前，凱泉先進行了"準備工作"。"我們在最初抽調和新招聘了5個人組成數據處理中心，專門負責數據的輸入、輸出工作。整個工作的流程還是按照原來的方式走，不過中間多了個數據處理的環節，各個部門的數據必須在數據處理中心進行輸入。"呂峰介紹，這些新招來的人員，每人負責一個工作環節，庫房、物料、采購、計劃都有專人跟進。在這個過程里，凱泉泵業對人員、編碼和流程都做了準備。據介紹，當時數據處理中心的5名員工在后來的信息化建設過程中分別負責各個環節的人員培訓指導工作，成為了各個環節信息化的骨干。

這一過程中，凱泉也將自身一直存在的物料編碼不統一問題妥善解決，為以后的ERP建設打下了基礎。在沒有ERP前，凱泉沒有統一的編碼管理和統一的命名規則。這容易造成庫存物資管理上的混亂。而且，庫存物資沒有統一的分類標準，造成有關數據統計上的標準不統一，不利于各個部門之間的業務來往，不利于公司領導掌握準確的數據，影響企業的計劃、生產和調度方面管理。對此，凱泉數據處理中心把庫存物資分類分成四層管理，分別提供物資編碼解決方案、物資名稱解決方案、物資控制、結余物資管理等相關解決方案。花了一年的努力，在整個公司內部建立一套統一的完整的編碼體系，能夠適應公司各個部門的應用，而且也利于公司規范產品管理、資源共享和信息的傳遞。