“三位一體”走E路

“經(jīng)濟(jì)上的效益是絕對的。比如，以前集團(tuán)的資金可以在各個部門都放一點，因此每個部門都有利用資金的空間，而現(xiàn)在集團(tuán)實施ERP后，通過系統(tǒng)就可以從統(tǒng)一數(shù)據(jù)中作出決策，資金就可以統(tǒng)一調(diào)度而不必每個部門都貯存資金，這樣資金可以充分地利用。另外，在拓展業(yè)務(wù)方面，在沒實施三位一體(即業(yè)務(wù)、倉庫物流與財務(wù)資金流)前，可能5個公司要派出5個人面對5個醫(yī)院客戶，而統(tǒng)一調(diào)配后就可以派出2個人去面對5個醫(yī)院客戶了……”談起公司走信息化之路后將會帶來的變化，作為中國醫(yī)藥(集團(tuán))廣州公司(以下簡稱集團(tuán)廣州公司)的副總經(jīng)理吳志浩先生舉了以上的例子。
彎路前行

中國醫(yī)藥集團(tuán)是全國最大的國有醫(yī)藥集團(tuán)，其集團(tuán)廣州公司組建于1952年，專門為醫(yī)療機構(gòu)和病患者提供醫(yī)藥產(chǎn)品，成立半個世紀(jì)來，發(fā)展迅猛。營業(yè)收入從1995年的7.5億發(fā)展到2001年的20億元。目前集團(tuán)公司下屬的公司(部門)有16個，主要有廣州南方醫(yī)藥公司(以下簡稱南方公司)、廣東東方新特藥公司、廣東博愛大眾醫(yī)藥公司、廣東南方儲運公司等。

隨著時代的進(jìn)步，集團(tuán)廣州公司在發(fā)展中也不斷地整合和變革。為適應(yīng)信息化時代的需要，廣州公司體現(xiàn)出比一般傳統(tǒng)行業(yè)要為先進(jìn)的理念，不過談起公司所走的信息化道路，吳志浩形容為“走了不少彎路，螺旋式發(fā)展”。

原來早在80年代，集團(tuán)廣州公司就自主開發(fā)過財務(wù)軟件，并獲得了國家科技進(jìn)步三等獎。但是計算機技術(shù)發(fā)展迅速，原先自己開發(fā)的軟件逐漸不適應(yīng)公司的發(fā)展需要。

后來由于內(nèi)部機制的改革，集團(tuán)廣州公司從原來大統(tǒng)一的科制改成事業(yè)部制，分別設(shè)立了幾家獨立運作制的公司。在這過程中。集團(tuán)數(shù)據(jù)越來越多，機構(gòu)也在發(fā)展，因此對于16個公司(部門)怎樣管理他們的數(shù)據(jù)，讓集團(tuán)數(shù)據(jù)形成一個很好的閉環(huán)狀，充分地調(diào)用、采集、分析等成為集團(tuán)在發(fā)展中最為迫切想實現(xiàn)的平臺。當(dāng)時每個公司的應(yīng)用情況都不一樣，正是對這樣大而全的管理需求帶動了集團(tuán)廣州公司很迫切地想采用統(tǒng)一的系統(tǒng)，這樣才能夠把公司龐大財務(wù)流、業(yè)務(wù)流、物流等數(shù)據(jù)統(tǒng)一起來。

1999年，廣州公司嘗試與一公司合作，期望從進(jìn)貨、儲存、銷售、核算、售后服務(wù)這樣一個閉環(huán)都能快速整合，帶動集團(tuán)公司業(yè)務(wù)流走向信息化之路。但是，這個合作近百萬的項目由于“對方?jīng)]有很好地了解我們，我們從思想上也準(zhǔn)備不足”等原因，沒能完全成功。

意屬金蝶

此路受挫，集團(tuán)廣州公司只好另辟它徑：計劃與合資的軟件公司來開發(fā)ERP系統(tǒng)。但是ERP系統(tǒng)復(fù)雜，如果集團(tuán)廣州公司把每一個部分都獨立去完成，這似乎不切實際且開發(fā)時間長；有了前車之鑒后，集團(tuán)廣州公司決定選擇業(yè)界已經(jīng)很成熟的軟件產(chǎn)品，把業(yè)務(wù)流與財務(wù)和倉庫物流整合起來，減少中間所走的彎路，而財務(wù)又是整個閉環(huán)中的核心，這時候，在眾多的軟件中，集團(tuán)廣州公司選擇了金蝶的K/3。

集團(tuán)廣州公司選擇了金蝶軟件與國藥新利公司(其POS前臺系統(tǒng)已經(jīng)應(yīng)用在集團(tuán)廣州公司)合作來實現(xiàn)集團(tuán)的信息化。2000年底，經(jīng)過周密的考察后，集團(tuán)廣州公司與金蝶簽下了近70萬元的K/3軟件大單，將分批實現(xiàn)于各公司。集團(tuán)廣州公司根據(jù)計算機應(yīng)用三年規(guī)劃和實際情況，確立了循序漸進(jìn)，開發(fā)接口的實施方針。經(jīng)過前期的調(diào)研后，2001年9月開始了一體化的實施。

實施計劃準(zhǔn)備這樣進(jìn)行：首先，金蝶公司在1個月內(nèi)完成了財務(wù)部分的電算化工作，使財務(wù)人員甩掉手工賬，為日后的一體化實施創(chuàng)造時間。第二步，實現(xiàn)金蝶物流系統(tǒng)與國藥新利POS前臺業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的對接。國藥新利將POS前臺的數(shù)據(jù)傳遞到金蝶系統(tǒng)中，經(jīng)處理后，金蝶將有關(guān)應(yīng)收、應(yīng)付數(shù)據(jù)傳遞回國藥新利POS系統(tǒng)。同時，金蝶完成商品賬及應(yīng)收應(yīng)付的核算。第三步就統(tǒng)一整個集團(tuán)廣州公司的數(shù)據(jù)中心，利用光纖構(gòu)成企業(yè)網(wǎng)絡(luò)。

　　試點南方

在實施一體化之時，集團(tuán)廣州公司謹(jǐn)慎起見，先選擇了廣州南方醫(yī)藥公司作為試點。如果南方公司實施可行，就準(zhǔn)備擴(kuò)大到集團(tuán)所有的公司。因此南方公司的實施K/3其實擔(dān)負(fù)著整個集團(tuán)信息化開路先鋒的重任。

南方公司有70余人，年銷售額超億元，涉及品種多達(dá)5000多個，面向廣州市內(nèi)各大醫(yī)院，省內(nèi)各大醫(yī)藥公司及全國各地供應(yīng)商。由于經(jīng)營品種多，且藥品涉及批號管理，商品賬管理難度大。南方公司有3000多家客戶及2000左右供應(yīng)商的應(yīng)收應(yīng)付管理，精度一直難以保證。另外，南方公司的倉庫與經(jīng)營地分離，庫存數(shù)據(jù)難以即時掌握。上述三點成為企業(yè)管理的核心及最大障礙。至于為何選擇南方公司作為試點，吳志浩表示主要是由于南方醫(yī)藥公司的數(shù)據(jù)量可以滿足軟件的需求，而且購銷調(diào)存核算一體化的，人員素質(zhì)也比較高。集團(tuán)廣州公司實施ERP，目標(biāo)也就是實現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)各公司業(yè)務(wù)流、倉庫物資流、財務(wù)資金流一體化。

萬事開頭難

南方醫(yī)藥公司在信息化建設(shè)中，采用了分步漸進(jìn)的方式。首先，將金蝶公司的財務(wù)和物流系統(tǒng)與國藥新利的POS前臺業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過接口方式集成。第二步，將實現(xiàn)OA自動化系統(tǒng)。第三步，建立整個集團(tuán)廣州公司以倉庫為核心的物流配送系統(tǒng)。

在實施最初一個月，可以說是最艱難的時刻，因為要把業(yè)務(wù)、倉庫、財務(wù)的數(shù)據(jù)從原來的手工帳轉(zhuǎn)到新系統(tǒng)中是一個龐大的工程。假如企業(yè)的資金流、物流數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，這樣業(yè)務(wù)部門就可以即時掌握倉庫實時庫存，及往來賬務(wù)數(shù)據(jù)，及時根據(jù)情況作出調(diào)整，作為企業(yè)核心的財務(wù)部門，可以對企業(yè)的資金流作出及時的評估。另外，由于業(yè)務(wù)、財務(wù)部門在有關(guān)數(shù)據(jù)，特別是銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)不一致，也是信息化建設(shè)的一大障礙。為此，在實施過程中，公司利用兩家軟件的各自長處，融合為完整的信息系統(tǒng)。遠(yuǎn)程倉庫通過電話線與公司服務(wù)器聯(lián)接，倉庫數(shù)據(jù)即時更新；業(yè)務(wù)部錄入業(yè)務(wù)單據(jù)后，數(shù)據(jù)通過金蝶公司開發(fā)的接口，定時傳送到財務(wù)部門。財務(wù)部門對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、加工處理，同時將有關(guān)收付款數(shù)據(jù)回傳給新利的POS前臺業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

南方醫(yī)藥的實施從2001年10月中旬開始。當(dāng)時南方公司由于重組人心浮動，且由于經(jīng)營地址變更造成了數(shù)月增稅票積壓，而數(shù)據(jù)的輸入又不能阻礙正常的工作，因此南方公司員工就在下班后或者利用雙休日的時間，加班加點地把數(shù)據(jù)輸入電腦，當(dāng)時金蝶公司已經(jīng)解決了接口的問題，財務(wù)系統(tǒng)、物流系統(tǒng)和POS前臺業(yè)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)可以通過接口來傳遞因此保證了成千上萬的數(shù)據(jù)正常傳遞，根本上避免了手工錄入的費時錯誤。經(jīng)過一個多月的艱苦奮戰(zhàn)，12月，終于順利地完成了第一個月的電腦帳，第一次實現(xiàn)了金蝶的一體化應(yīng)用。

與此同時，為保證數(shù)據(jù)的正確性，南方公司并沒有甩掉手工帳，還準(zhǔn)備保留一年的時間以備觀察。在南方公司實施K/3之時，集團(tuán)廣州公司的電腦管理信息中心項目經(jīng)理康俊武認(rèn)為最困難的還是編碼的問題。

商品的編碼關(guān)系到倉庫、業(yè)務(wù)、財務(wù)商品成本核算等各方面，是信息化的最基本要求。我國中藥系統(tǒng)已有統(tǒng)一的編碼，而南方醫(yī)藥原來采用的系統(tǒng)雖然已有編碼，但在實施中才發(fā)現(xiàn)，原先的編碼不少是重復(fù)的，考慮到順利過渡的問題，雙方商量后決定基本保持原有的編碼結(jié)構(gòu)，結(jié)合國家的編碼，再建立南方公司所需的信息，建立了自己的編碼的程序，包括客戶、商品編碼，把原先重復(fù)的編碼去掉。另外考慮到南方公司醫(yī)藥品種經(jīng)常增加的，假如這些新品種國家沒編碼怎么辦，因此南方醫(yī)藥準(zhǔn)備的方案就是先給一個預(yù)定的編碼，這樣最困難的編碼解決好后，信息化的路開始暢通起來。

效果初顯

南方醫(yī)藥公司信息化的路代表了整個醫(yī)藥批發(fā)行業(yè)的普遍信息化需求。醫(yī)藥行業(yè)普遍都有如下特性：商品多樣、且有商品批號管理的要求；倉庫一般遠(yuǎn)離營業(yè)部，遠(yuǎn)程倉庫查詢是數(shù)據(jù)一致性的保證；客戶大部分為醫(yī)院，貨款結(jié)算大部分必須在醫(yī)院將貨物售完之后，收款期不穩(wěn)定，應(yīng)收款管理工作必要且大量。

但實施信息一體化系統(tǒng)以后，吳志浩認(rèn)為目前應(yīng)收應(yīng)付管理簡化且快速，財務(wù)人員得以將寶貴的時間用在款項的跟蹤上。據(jù)集團(tuán)廣州公司對南方公司的調(diào)查顯示，對實施新系統(tǒng)的滿意率有78%之多，整體工作效率提高了30%，具體的體現(xiàn)為：

1、信息傳遞速度加快了。以前是憑著單據(jù)的實體，拿到倉庫里才能提走貨物，而且又要把單據(jù)拿到分公司業(yè)務(wù)部門，分公司在拿著單據(jù)記帳，核算成本。現(xiàn)在有了系統(tǒng)后，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，財務(wù)、物流軟件與POS前臺系統(tǒng)軟件有可接口后，業(yè)務(wù)一審核完就可以在電腦上一點擊，貨物就可出倉庫了。然后這數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換成財務(wù)的數(shù)據(jù)。

2、開票的速度加快。原來過去是純粹的手工開票，而現(xiàn)在就可以從一開始的合同的信息通過電腦整理為銷售票據(jù)的信息，過程很簡單化了。

3、從財務(wù)提取成本、商品帳準(zhǔn)確性提高了。過去一個南方公司最高峰時財務(wù)有16個人，目前人數(shù)減到了8個人，同時業(yè)務(wù)也增長了。

結(jié)尾

實施半年來，三位一體化的目標(biāo)在南方醫(yī)藥公司已基本實現(xiàn)。實施中，南方公司采用了金蝶軟件的總賬、報表、應(yīng)收應(yīng)付、出納、采購、銷售、倉存、存貨核算，共8個系統(tǒng)，總用戶為9個，主要覆蓋了企業(yè)購銷存及成本核算、往來款管理3個方面。據(jù)吳志浩的介紹，南方公司成功實施K/3后，極大地鼓舞了其他的公司，目前，其他的公司不少已經(jīng)實現(xiàn)一體化的運作了，還有一部分正在實施中。

現(xiàn)在整個集團(tuán)正在進(jìn)行如火如荼的信息化工作。集團(tuán)準(zhǔn)備用三年的時間創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)中心，集中管理下屬公司所有的數(shù)據(jù)，下屬公司數(shù)據(jù)傳遞必須通過數(shù)據(jù)中心再傳遞給其他客戶或公司。同時，集團(tuán)公司根據(jù)數(shù)據(jù)將會對整個集團(tuán)業(yè)務(wù)作科學(xué)的統(tǒng)籌安排。信息化的路通途后，當(dāng)然會給現(xiàn)代企業(yè)帶來許多增值的服務(wù)和應(yīng)用，傳統(tǒng)的醫(yī)藥公司在現(xiàn)代化的科技手段中將煥發(fā)出新鮮的活力。