這里以自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)流程為例，簡(jiǎn)要介紹業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的操作流程。

1、編制預(yù)算

在與外商詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)洽談等基礎(chǔ)上，進(jìn)行成本測(cè)算編制。根據(jù)編制的采購(gòu)預(yù)算和銷(xiāo)售預(yù)算，內(nèi)容包括:貿(mào)易方式、供貨商、客戶(hù)、制單日期、幣種、商品信息、貨款、起運(yùn)港、目的港、價(jià)格條款、數(shù)量等。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算該筆業(yè)務(wù)毛利、成本等信息，預(yù)算結(jié)果供相關(guān)管理人員參考使用。一筆預(yù)算項(xiàng)下可對(duì)應(yīng)多筆合同。

2、新客戶(hù)受理

當(dāng)需要與新的客戶(hù)(包括供應(yīng)商、客戶(hù)等)建立業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí)，業(yè)務(wù)部在客戶(hù)信用管理系統(tǒng)提出客戶(hù)申請(qǐng)，并且錄入客戶(hù)基本信息，包括客戶(hù)正確名稱(chēng)、地址、電話、聯(lián)系人、郵政編碼、開(kāi)戶(hù)行、銀行帳號(hào)、注冊(cè)資金等信息。

管理部門(mén)收到業(yè)務(wù)部申請(qǐng)后，對(duì)提交的客戶(hù)進(jìn)行受理，對(duì)客戶(hù)資信情況進(jìn)行調(diào)查后進(jìn)行信用評(píng)估，從而劃分客戶(hù)信用等級(jí)，確認(rèn)系統(tǒng)給該客戶(hù)或供應(yīng)商的信用額度。

3、編制進(jìn)口采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同

根據(jù)相關(guān)已審核通過(guò)的預(yù)算信息完成采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同的文本制作、合同執(zhí)行計(jì)劃、合同歸檔等管理。內(nèi)容包括合同號(hào)、供貨商信息、幣種、商品信息、金額、數(shù)量、付款條件、運(yùn)輸方式、起運(yùn)港、目的港、啟運(yùn)時(shí)間和預(yù)計(jì)到港時(shí)間等。

4、業(yè)務(wù)入庫(kù)單管理

業(yè)務(wù)部根據(jù)已審核生效的進(jìn)口采購(gòu)合同，進(jìn)行商品預(yù)入庫(kù)單的編制。此時(shí)貨物還沒(méi)有實(shí)際入庫(kù)，目的在于通知第三方貨代公司準(zhǔn)備進(jìn)行入庫(kù)操作。 內(nèi)容包括選擇采購(gòu)合同號(hào)、入庫(kù)商品名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、進(jìn)口發(fā)票號(hào)、金額、起運(yùn)港、目的港等。

5、增值稅發(fā)票登記管理

業(yè)務(wù)員根據(jù)已審核生效的業(yè)務(wù)入庫(kù)單將海關(guān)開(kāi)具的進(jìn)口增值稅發(fā)票和進(jìn)口海關(guān)關(guān)稅發(fā)票進(jìn)行相應(yīng)的錄入操作。這項(xiàng)操作將完成物流和票據(jù)流嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)查。

發(fā)票在財(cái)務(wù)確認(rèn)后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)將發(fā)票信息傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成進(jìn)口采購(gòu)相關(guān)記賬憑證，從而完成相關(guān)財(cái)務(wù)核算。

6、貨代入庫(kù)管理

異地貨代公司根據(jù)生效的業(yè)務(wù)入庫(kù)單和貨物的實(shí)際到貨情況，進(jìn)行貨代入庫(kù)單的編制。 內(nèi)容包括倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)數(shù)量、倉(cāng)庫(kù)名稱(chēng)、倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)日期等。由于采用數(shù)據(jù)集中式管理，商品真實(shí)入庫(kù)信息將實(shí)施傳遞到公司總部，極大提高存貨周轉(zhuǎn)速度。

7、付款申請(qǐng)單管理

當(dāng)需要支付貨款或各種費(fèi)用時(shí)，業(yè)務(wù)部根據(jù)合同執(zhí)行情況和付款條款，在系統(tǒng)中提交付款申請(qǐng)，業(yè)務(wù)員登記貨款或各種費(fèi)用明細(xì)、付款金額和所對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同號(hào)、發(fā)票號(hào)、業(yè)務(wù)入庫(kù)單編號(hào)，在制作付款申請(qǐng)時(shí)可一次錄入多種費(fèi)用類(lèi)型的費(fèi)用額，業(yè)務(wù)員可以選擇預(yù)付或?qū)嵏额?lèi)型，預(yù)付款必須對(duì)應(yīng)到合同號(hào)，實(shí)付款必須對(duì)應(yīng)到發(fā)票號(hào)下。

這項(xiàng)操作將完成資金流和票據(jù)流嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)查。

8、付款申請(qǐng)單確認(rèn)管理

付款申請(qǐng)單經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部將執(zhí)行實(shí)際付款操作，并根據(jù)付款申請(qǐng)內(nèi)容在財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的采購(gòu)付款憑證。