用友ERP的實施大大提高了工作效率，標志著公司的管理上了一個大臺階。——艾諾儀器公司財務(wù)部部長閆洪偉
一．背景
1.企業(yè)概述
艾諾儀器公司是按照國際慣例組建的高新技術(shù)股份制公司，成立于1993年，專業(yè)從事電測儀器、變頻電源和智能控制器等產(chǎn)品的研發(fā)和制造。1995年與外方合資成立了青島艾諾智能儀器有限公司，并在濟南成立了山東艾諾分公司，在深圳設(shè)立了辦事處。
公司持續(xù)投入大量資金引進國外先進技術(shù)，潛心研究并加以消化吸收，技術(shù)水平和企業(yè)規(guī)模一直處于行業(yè)領(lǐng)先地位。公司在1998年順利通過ISO9001質(zhì)量保證體系認證的基顧上，于2001年在同行業(yè)首家率先升級通過了2000版質(zhì)量管理體系認證。公司憑借雄厚的技術(shù)實力，嚴謹?shù)漠a(chǎn)品質(zhì)保體系和專業(yè)技術(shù)服務(wù)隊伍，贏得了海爾、海信、聯(lián)想、春蘭、長虹等各行業(yè)幾千家客戶的信賴。艾諾產(chǎn)品不僅出口至俄羅斯、阿根廷、馬來西亞、意大利、伊朗等國家，也為大量來華投資企業(yè)，如LG、PHILIPS、PANASONIC、ELECTROLUX等提供了優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。
隨著市場競爭的加劇，客戶的個性化需求越來越高，企業(yè)的快速反應(yīng)能力和柔性制造能力成為克敵制勝的關(guān)鍵。這就對管理提出了更高的要求，信息要更加及時和準確，管理控制更加到位，企業(yè)的信息化迫在眉睫。
2.采用ERP的動因分析
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大和市場競爭的加劇，在艾諾的經(jīng)營過程中暴露出如下的問題。
1．信息不能共享，各部門不能及時傳遞
由于采取手工操作，各部門的信息只有部門內(nèi)部掌握，在部門間無法共享或傳遞速度緩慢，形成部門的信息孤島。
2．手工的采購需求計算不能適應(yīng)市場變化
艾諾公司生產(chǎn)的是電測儀器、智能控制器等設(shè)備，屬多品種小批量生產(chǎn)，每次接到客戶訂單后開始組織生產(chǎn)過程。由于產(chǎn)品品種多，很多訂單還要研發(fā)部門進行個性化的設(shè)計，產(chǎn)品的物料清單變化頻繁，需要的配件和原材料品種繁多，因此采購計劃的制定很復(fù)雜。每次計算采購需求往往需要很長時間。
3．流程不暢，業(yè)務(wù)與財務(wù)分離
由于沒有采用信息化管理，加之溝通不暢，財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是分離的。不能有效控制。
4．管理成本過高
由于手工操作，為了加強管理和控制，保證數(shù)據(jù)的準確反映，勢必增加人員，引起管理成本增加。庫存管理仍然處在手工狀態(tài)，勞動強度大，而準確性低。會出現(xiàn)多余采購和多余存儲的風(fēng)險。
公司的管理層認識到，上面的這些問題不解決，企業(yè)的生存和發(fā)展將成為問題，企業(yè)的信息化已經(jīng)刻不容緩了。
艾諾曾經(jīng)使用過一家公司的財務(wù)軟件，但是因為產(chǎn)品本身以及實施的種種問題而最終不得不放棄。公司在2001年，經(jīng)過多家供應(yīng)商的考察，最終選擇了同業(yè)界領(lǐng)先的管理軟件商用友公司合作，開始實施ERP。通過用友公司的幫助和企業(yè)員工的共同努力，現(xiàn)已經(jīng)正常運轉(zhuǎn)。系統(tǒng)推動了企業(yè)的信息化進程，提升了企業(yè)的市場競爭力。
二．解決方案
1.系統(tǒng)流程
系統(tǒng)實施的總體目標是實現(xiàn)財務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化，實現(xiàn)資金管理與物流管理的統(tǒng)一，滿足用戶經(jīng)營管理的整體需要。
系統(tǒng)包括采購計劃、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、總賬、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)、報表、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)分析等模塊，覆蓋了從采購到庫存、到銷售等業(yè)務(wù)相關(guān)部門和財務(wù)部門，真正實現(xiàn)通過數(shù)據(jù)共享，完成信息交流與傳遞，整合管理流程，完成嚴格的業(yè)務(wù)控制。
系統(tǒng)的處理流程如下：
采購系統(tǒng)錄入采購入庫單，在庫存系統(tǒng)對該入庫單登記出入庫臺帳，在存貨核算系統(tǒng)核算采購成本；做憑證時用應(yīng)繳稅金的備抵科目，并將入庫單號輸入摘要；
銷售系統(tǒng)錄入發(fā)貨單并生成銷售發(fā)票，銷售發(fā)票傳到應(yīng)收系統(tǒng)審核并做憑證，發(fā)貨單審核后生成銷售出庫單，在庫存系統(tǒng)對該出庫單登記出入庫臺帳，在存貨系統(tǒng)核算銷售成本；
庫存管理生成材料出庫單，傳遞到存貨系統(tǒng)記賬，然后傳遞到成本模塊?？傎~系統(tǒng)生成有關(guān)工資，制造費用等傳遞到成本模塊，由成本模塊生成產(chǎn)成品成本后，傳遞到存貨系統(tǒng)；
存貨系統(tǒng)生成存貨成本的憑證傳遞到總賬系統(tǒng)；
應(yīng)付款管理系統(tǒng)生成采購以及支付款項或轉(zhuǎn)賬的憑證傳遞到總賬系統(tǒng)；
應(yīng)收款管理系統(tǒng)生成銷售收入以及款項收回或轉(zhuǎn)賬的記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)；
在總賬中錄入憑證，連同其他系統(tǒng)傳入的憑證一同審核、記賬，月末時結(jié)賬；
在財務(wù)分析中對各種數(shù)據(jù)進行分析，計算出各種財務(wù)指標。
2.子系統(tǒng)方案
2.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)
購銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程如圖2所示。包括如下各個模塊。
采購計劃
采購計劃系統(tǒng)是在既保證生產(chǎn)又盡量減少庫存資金積壓的情況下，編制艾諾的采購計劃。本系統(tǒng)在MRP（物料需求計劃）理論的基礎(chǔ)上，結(jié)合我國工業(yè)企業(yè)的實際應(yīng)用水平開發(fā)而成，對于電子類加工型企業(yè)尤其適用。
采購管理
采購管理系統(tǒng)是根據(jù)艾諾采購業(yè)務(wù)管理和采購成本核算的實際需要，對采購定單、采購到貨處理以及入庫狀況進行全程管理，為采購部門和財務(wù)部門提供準確及時的信息，并輔助管理決策。
庫存管理
庫存管理系統(tǒng)具有日常業(yè)務(wù)處理、單據(jù)輸入、審核和賬表查詢等功能。
銷售管理
銷售系統(tǒng)是以銷售業(yè)務(wù)為主線，兼顧輔助業(yè)務(wù)管理，實現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)管理與財務(wù)核算一體化。
存貨核算
存貨核算系統(tǒng)主要針對企業(yè)存貨的收發(fā)存業(yè)務(wù)進行核算，掌握存貨的耗用情況，及時準確地把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上，為企業(yè)的成本核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。并可動態(tài)反映存貨資金的增減變動，提供存貨資金周轉(zhuǎn)和占用的分析，為降低庫存，減少資金積壓，加速資金周轉(zhuǎn)提供決策依據(jù)。存貨核算系統(tǒng)對艾諾的材料、產(chǎn)成品進行核算管理。
2.2財務(wù)系統(tǒng)
艾諾財務(wù)系統(tǒng)的解決方案如圖3所示。
在財務(wù)應(yīng)用框架中，首先，財務(wù)會計和管理會計動態(tài)結(jié)合，在實現(xiàn)核算的同時，加強管理職能。如除有固定資產(chǎn)及總賬財務(wù)核算功能外，有針對
性的對應(yīng)收、應(yīng)付及存貨成本進行管理，而且這些功能之間信息高度集成和共享。