做信息化，要站得高、沉得深
涪陵制藥的領導們十分清楚，要想一下子改變原有的管理模式，并不是一件容易的事。涪陵制藥總經理指出，要想使信息化成功，不僅要站得高，而且還要沉得深。所謂站得高：一方面是對信息化的把握要高，不能只看眼前，還要看到將來；另一方面，信息化是一把手工程，如果沒有企業領導的全力支持是很難成功的。所謂沉得深，一方面是對各部門的需求一定要沉下去好好研究，拿準、吃透，否則就會事倍功半，乃至徹底失敗；另一方面就是在實施過程中，工作任務一定要落到實處，要具體到某個人負責，培訓一定要人人過關。
為此，廠領導專門成立了"購、銷、存"項目領導小組。項目領導小組由白董事長任組長；財務、供應等分管領導為副組長；各部門領導為成員；負責項目的總體指導、協調。同時，在項目領導小組下面還專門設立了項目實施小組。項目實施小組組長由廠電算化領導小組組長王彥杰任組長；財務、信息中心、供應、倉庫、合同科的部門領導為成員，負責項目的具體組織、實施。
項目組成立了，下一步就該著手選擇ERP軟件。由于此前涪陵制藥廠已經成功地實施了財務信息化，在此過程中，王彥杰組長領導的電算化領導小組積累了不少經驗。因此在此次選擇ERP軟件時，他們提出，軟件的選擇對該項目實施成敗起著決定性的作用。王彥杰表示，ERP產品不同于一般的商品，選擇它除了看內在質量外，更注重軟件提供商的實力、后續支持服務水平。
為了選擇一家好的軟件供應商，涪陵制藥廠電算化實施小組早在2000年初就開始著手對ERP項目軟件商家的調研工作。實施小組通過多渠道對國內主要ERP廠商用友、金蝶、金算盤、浪潮、英克的財務業務一體化軟件進行了解、調研，通過比功能、比實力、比服務，最終選定了國內最大的軟件公司--用友ERP－U8軟件。
項目組的成員們深深知道，信息化項目實施前的調研是項目實施的關鍵，沒有實施前詳細的調研就不可能有一個成功的的信息化項目。為此，項目實施小組采取了"聽、看、問、干"組合的方式，深入到各部門，進行終端需求的調研。
首先，他們通過召開各部門負責人和業務骨干會議聽取各部門想要達到的目的。同時，還深入到各部門進行實際調，研進一步了解各部門的管理需求。對有疑義的需求，實施小組有員便向相關人員、部門領導詢問，使每個需求力求準確無誤。對一些需要改變原來操作流程、方式的需求，實施小組都要親自進行實地操作，然后由大家共同決定是否更改以前操作程序。
通過歷時數月對各部門的業務流程、管理需求等的詳細調研，實施小組掌握了各部門的主要管理需求。其中包括：庫存的批號管理、產成品的效期管理、銷售的區域管理、各種數據查詢、報表自動生成等十幾項需求。
培訓貫穿始終
針對各個部門的需求，涪陵制藥的實施小組與用友重慶分公司的項目組成員一道，制定了完整的解決方案。同時，根據涪陵制藥廠辦公地點分散，并且辦公地點有可能變更的特點，實施小組還制定了各業務部門通過內線電話與財務部聯網的實施方案。
然而，當用友重慶分公司的實施人員公司對實施方案進行測試時，卻發現"采購管理"模塊的數據不能通過電話線傳輸，因此，原網絡實施方案不可行。經雙方協商決定采用光纖局域網方式，財務部到1#辦公樓供應總公司采用光纖連接。供應總公司到銷售內務部、倉庫用雙絞線連接。從而在起步階段就有效地堵住了方案中的漏洞。
由于此次項目實施的范圍廣、參與人員多、操作復雜。為了保證項目的順利實施，涪陵制藥的項目實施小組在正式實施的前、中、后期對參與人員計算機操作及"購、銷、存"軟件操作進行全面系統的培訓。
為了搶時間，2001年3月3--4日，實施小組利用雙休日對"購、銷、存"軟件的業務流程、業務操作知識等進行了培訓。3月12日至23日，聘請專職計算機老師對計算機基礎知識、操作知識等進行了為期10天的培訓、并進行嚴格考試。在以后的實施過程中這一方式被證明是取得了非常好的效果，使整個系統的順利運行得到了很好的保證。
實施小組還根據涪藥廠實際情況制定發放了《涪陵制藥廠"購、銷、存"項目操作指南》，為各部門、人員操作該系統提供了操作依據。系統培訓和制定操作指南，為順利開展"購、銷、存"項目打下了堅實的基礎。也正因為有了這些培訓，使操作人員在后來的應用中得以很快上手。
項目實施小組為確保整個系統的安全運行，還與每一個操作人員簽定了《"購、銷、存"系統操作責任書》。責任書對操作規則、方法及違反操作責任書的人員的處罰等都作了明細規定，保證操作人員的正確操作，保證了整個系統的安全。為了保證數據的安全保密，實施小組對每個操作人員的操作權限進行了嚴格的控制。每個人員需要的操作權限必須書面申請，經部門負責人簽字同意后交由實施小組審批后方可賦權，并要求每個人員都設置密碼，保證數據的安全。