數據根據其特性，可分為靜態數據和動態數據。靜態數據是指在企業信息化實施中相對穩定的數據，對于商業企業來說，商品分類、商標、商品計量單位、供應商檔案資料、合同等，相對是靜態的，這些資料一般變化較小，而且在企業信息中起到很重要的作用，它們的準確與否關系到信息化后期的所有工作，對分析、統計起到很重要的影響。動態數據是指數據信息相對變化較快，如商品的價格、商品數量、季節性商品等。

根據不同的數據要有不同的處理，對于靜態數據一般應該在IT技術人員到達之前進行準備，根據ERP軟件的特點和企業的管理需求進行整理這些資料數據。對于計算機系統來說，數據不僅是可以共享的，而且還具有可復制性，因此整理數據時要充分考慮其延續性。計算機系統是嚴格按代碼管理的，各種代碼始終貫穿于所有信息中，如供應商在計算機中有供應商代碼，合同有合同代碼，商品有商品代碼和商品條碼，商品分類有商品分類碼，人員有人員編碼，部門有部門編碼，而且這些代碼同代碼之間有很大的關聯，如合同要含有供應商代碼，人員代碼要同部門代碼對應，因此在整理前期資料時要充分考慮這些代碼，使代碼同代碼之間進行協調統一。在以后的數據準備中，必須嚴格依據所制定代碼按照標準化、規范化進行管理和執行。如在清查商品、整理商品信息時，就必須根據商品的屬性要求進行填寫所需要的代碼，這樣在計算機中才能統一。比如，在商品信息登記中某商品的計量單位手工填寫時可能會出現500克、斤、500g、500G等不同的字樣，意義是相同的，但如果按這樣的信息錄入計算機則會是不同的計量單位，對于統計是不利的。但是如果把這一信息先輸入了計算機，并產生了代碼，取一個標準計量單位作為計算機認可的單位，自然可以達到統一。又如供應商的資料，由于人們日常的習慣，對稱呼經常有省略的，有不省略的，對于一個單位，比方安徽省阜陽商廈股份有限公司，有說成阜陽商廈股份有限公司的，有說成安徽省阜陽商廈的，有說成阜陽商廈的，其實就是一個單位，由于多年來的習慣，就會在計算機產生不同的單位，這時只有對這些問題進行統一，在供應商登記資料時，嚴格按他們的全稱進行登記，通過計算機產生一個統一代碼后，所有信息按這個代碼填寫，這樣才不至于產生重復登記的問題。類似的問題還有很多，如商品的名稱、商標等都會有不同程度重復現象。這些都是靜態的數據，只有將這些靜態的數據標準化了，動態數據的填寫才有了依據，才不會出現千差萬別的現象。

如何對動態數據進行整理？由于商場在運營中，每天有許多新的數據產生，每天又有許多數據成為歷史，即使在同一家商場里，數據量也是很大的，一般商場要有七八萬種商品，甚至十幾萬、幾十萬個品種，這樣信息的整理和錄入工作將是企業信息化的主要工作之一。根據經驗，商品信息錄入工作在整個信息化實施中占據著70%以上的工作量。由于數據的動態性，而信息整理和錄入又不可能一下子進入計算機，有些數據錄入以后，可能已是數據垃圾，比如有些換季的服裝，這里將錄入計算機，那里這種服裝已經不再經營，在計算機里這個商品信息就會被放置在一邊，成為垃圾，而且在后期的使用中還容易產生誤碼，影響數據的準確。再比如商品的價格，由于市場在變化，氣候在變化，顧客在變化，商場里的商品價格變化是很頻繁的，今天錄入的商品信息，到了明天就會是一個過時的信息，只有及時進行更改，采用動態管理，才能使這些信息得到統一，但在實施企業信息化時，有些情況下工作是不能并行的，只能串行工作，因為計算機管理的宗旨是嚴格程序、扣緊環節，上道工序沒有完成，下一道工序就不能運作，否則就會產生新的錯誤。因此在整理和錄入動態數據時，一方面要求時間越短越好，使各種變化產生的誤差大幅度減少。這時候最好要求柜組要有足夠的人員集中時間，集中精力，加班加點，用最少的時間把商品信息整理出來，可以先將變化小或不會變化的信息(商品的名稱、分類代碼、經營方式、計量單位規格型號、貨號等)先填寫出來，變化大的(如商品的零售價、進價等)在提交信息表前填寫。另一方面，盡量減少部門之間、柜組之間、經營方式之間、經營品類之間的調整、調撥，保持數據信息的相對穩定，如確因需要，也應該在信息提供之前或系統切換之后進行調整。