5、進口代理合同根據與用戶洽談的結果，在系統中制作《代理進口合同》（即代理協議）。
n 內容：合同號、簽訂及創建日期、客戶基本信息、各種費用收取方式及相應值或率、商品信息（可不填），業務員輸入協議信息后保存或申請審批。（合同中加入"所屬項目"，該項目作為數據字典使用，并可作為統計的依據）。
n 審批：針對代理合同可以定義審批，也可以不定義審批流程。
n 狀態：準備、申請、執行、終結。
6、進口外貿合同、合同預算打印控制中進口合同的打印文件可以導出到WORD文檔，導出文件應該直接是WORD文檔；打印外貿合同時要根據合同的不同條款生成不同的合同文本。
在與外商詢價、報價等洽談結果的基礎上，進行合同預算編制。系統中進口合同附《合同預算表》、《代理進口合同》可對合同貨款、各種費用等進行預算。
進口合同號依編碼規則編號，系統提供進口合同標準條款范本供調用。
n 內容：簽訂日期、客戶及供應商基本信息、價格條款、運輸方式、付款方式、幣種及原幣金額、起運港及目的港、其它條款等，其中的交貨期必須是具體的日期，同時加入解釋性字段，打印時打印解釋性字段內容而不打印具體日期，此日期只作為預警的條件。
n 審批：外貿合同及預算、代理合同的信息采集沒有先后順序，可將所有信息在同一窗口記錄，審批定義在進口合同處一起審批。審批條件如下：
? 審批權限：
§ 業務員小于10萬美元§ 項目經理小于20萬美元§ 總經理與副總經理小于40萬美元§ 主管進口副總裁大于等于40萬美元? 審批控制：業務員執行"申請"操作，合同由"準備"狀態變為"申請"或"執行"狀態，具體如下：
§ 由"準備"狀態改變為"執行"狀態：
進口合同成交金額在各自權限范圍內，進口手續費大于等于1%或最低收費大于等于RMB400，銀行費為3‰，不需要公司提供授信額度，不需要公司墊款，不是遠期信用證時系統自動審核通過并改變合同記錄狀態為"執行"。
§ 由"準備"狀態改變為"申請"狀態：
當上述條件其中一個不滿足時系統根據審批授權自動轉到相應的審批人，并改變狀態為"申請"。
§ 由"申請"狀態改變為"執行"或"準備"狀態：
這是由審批人通過"審批"確認來完成，如果審批通過則合同狀態改變為"執行"；如果審批未通過則合同狀態改變為"準備"。
審批人可在審批時通過快捷方式打開所審批的合同明細，查看合同條款。合同提交及審批后系統會發相應提示信息。
? 打印控制：
當合同狀態為"準備"或"申請"時不能打印代理進口合同、中英文外貿合同。進口合同的打印需具備導到word文檔中的功能，且針對一個進口合同有與某word文檔進行關聯的功能。
7、進口詢價業務員可將對外詢價結果在系統中記錄，登錄詢價單，錄入詢價業務內容及對方報價情況等信息，詢價單不需要審批，錄入后即可打印輸出進口詢價單。
8、辦理進口批件凡是機電產品需要辦理批件：機電產品進口登記表、進口配額證明、機電產品進口證明、進口許可證。
批件交業務員后由業務員在系統中確定進口合同與批件關聯關系，記錄批件名稱、登記表號、提交申請表時間和完成時間及辦理人員，批件的登記表號唯一，允許一個批件做多個合同，允許一個合同有多個批件。
理論上批件應在外貿合同簽訂前輸，但由于實際業務操作等因素，系統中批件的辦理與合同不加先后的控制。
9、合同移交執行合同的移交為合同簽訂者與執行者的交接過程，合同移交執行時，交接雙方除在系統外的文本交接外，商務部合同經辦人需在系統中簽收需要執行的合同。
移交控制：合同狀態為"執行"，如果是機電產品或軟件合同必須有批件與合同的關聯關系，滿足條件，可進行移交；如果上述條件有一個沒有滿足則不能完成移交。
10、到單審單合同為L/C時，銀行議付單據由財務人員進行到單登記，記錄單據詳細信息，業務員根據信用證條款等信息對單據進行審單，確認是否承付。
11、實際到貨當貨物實際到達時，合同執行人員在系統中記錄到貨情況：到貨日期、貨物明細、商檢情況及是否轉運等等；12、信用證管理n 信用證開證：當進口合同需要開信用證時，合同執行人員到財務申請信用證號，根據合同條款填制《信用證申請》（相當于審簽單），錄入信用證條款等信息，提交并保存后系統根據審批權限的定義轉審批。
審批未通過的申請書，業務員、經辦人可以修改。審批通過，打印《信用證申請書》，財務到銀行開證后登記信用證信息頁（現系統開證申請頁），輸入開證日期及匯率（只顯示），免保及提保額等信息，系統中設定各行信用證申請書的標準打印模板。
n 信用證的承付：
財務收到銀行承付通知后在公告欄發信息，由業務員（或商務人員）記錄到單情況并審單承付，同意承付則財務部做付匯登記。
13、付款管理n 付款申請：當需要支付貨款或各種費用時，合同經辦人根據合同執行情況和付款條款，在系統中提交付款申請，付款申請可分為付人民幣費用、付外幣費用、付外幣貨款三種類型，業務員登錄貨款或各種費用明細，費用又分為不同的費用類型，各費用類型對應財務的相應科目號，在制作付款申請時可一次錄入多種費用類型的費用額，（現系統一條申請記錄只對應一種費用類型），付款申請錄入后審請審批；制作付款申請時，界面中顯示該合同的預收款余額，當此次提交申請后余額為正數時，不需業務員審批，由商務部總經理審批后到財務部；當此次提交申請后余額為負數時，提交后轉業務員審批和業務部經理審批。
n 財務付款：
付款申請經審批通過后，財務部執行付款，并生成相應的憑證；當付款申請類型為付外幣時，業務員錄入進口核銷單信息，系統中需打印T/T付匯申請書和進口核銷單。
當合同付款方式為L/C時，通過信用證的承付實現付款申請及付匯操作。
n 預警提示：
此外作為一個預警提示點，當申請付款金額大于客戶預付款余額時，提交付款申請后系統發出預警信息。