1．東方科儀進出口集團公司概況
東方科學儀器進出口集團公司（前身為東方科學儀器進出口公司，簡稱東方公司）為中國科學院的專業外貿公司，成立于一九八0年三月二十七日。十九年來，公司經營總額超過12億美元，最近幾年每年的進出口額都超過1億美元，在中國最大的五百家外貿企業排名榜上居于中間位置。公司現在擁有12個對外貿易和技術開發型的子公司和14個隸屬于它們的獨資、聯營以及中外合資公司，在美國、泰國及香港建立了獨資或中外合資公司。
2．信息化由來及需求為了能夠迅速與國際管理水平接軌，東方科學儀器進出口集團公司（簡稱東方科儀）全面啟用ERP管理系統,來構建現代化的管理體系，實現集團資源共享。對ERP管理系統需求包括如下幾個方面：財務軟件集成系統、進出口業務管理系統、儲運單證管理系統、經理辦公室/綜合分析管理系統、招投標管理系統、系統管理、電子影像管理系統、資金管理系統等模塊。
3．信息化建設情況
3.1系統選型作為中國科學院具有21年歷史的專業外貿公司，在選擇軟件廠商時，東方科儀做了大量細致、慎重的調研工作，比較了很多管理軟件產品，最后從價格性能比和售后服務考慮，選擇了南北的ERP產品。
3.2系統建設方針與指導思想
3.3系統方案介紹
3.3.1系統總體結構東方科儀業務系統需求主要包括業務流程及系統維護兩部分，業務流程部分的主要功能為實現對整個進出口業務的信息采集、流程控制；系統維護部分主要包括預警、審批、公告等輔助功能以及業務關系、界面、打印格式定義等數據維護功能。
3.3.2系統功能介紹
系統提供強大的用戶自行進行數據維護的功能，可由用戶的系統管理員來定義如表字段、界面、打印格式等等。同時系統還需提供相應的輔助功能，以實現業務關鍵點如簽約、付款的受控；以及工作成果的及時繼承，如付款審批被批準則申請人會在第一時間得到通知。
3.3.2.1業務系統（以進口業務流程為例）
3.3.2.1進口業務系統1、建立項目n 項目的含義：目前公司合同多為小數額，故可將項目作為一個文件夾使用，但公司業務在發展，當業務發展壯大后，項目便可以賦予其最初的意義，即根據實際業務確立一個項目，項目項下可對應多個合同。
n 內容：項目號、貿易方式、客戶信息、創建日期、幣種、金額等。
n 狀態：項目分"準備、申請、執行、終結"等狀態。
2、合作協議當存在與合作方共同進行進口代理，則可在系統中制作合作協議。
n 內容：協議號、合作方信息、簽訂日期、幣種、金額等。
n 審批：針對項目可以定義審批，也可以不定義審批流程。
n 狀態：準備、申請、執行、終結。
3、新客戶管理當需要與新的客戶（包括供應商、合作客戶等）建立業務往來時，業務部提出客戶申請，并且錄入客戶基本信息，包括用戶正確名稱、地址、電話、聯系人、郵政編碼、開戶行、銀行帳號、注冊資金等。
系統管理員收到業務部申請后，將新客戶信息錄入系統，公司財務部和企劃部對客戶資信情況進行調查后定義信用等級，提供給系統管理員，加入客戶資料信息中。
系統管理員進行客戶代碼分配，分配后此客戶便歸屬提出申請的項目組（部門或個人）。沒有分配代碼的客戶在制作單據時無法調用，與客戶相關的打印文件不能打印輸出。
4、新商品管理同客戶管理，業務部提出商品申請，并提供商品基本信息，商品編碼、名稱、單價、單位等，由系統管理員進行商品碼分配，未分配商品碼的商品不能在單據中使用。