用友ERP的實(shí)施大大提高了工作效率，標(biāo)志著公司的管理上了一個(gè)大臺(tái)階?！Z儀器公司財(cái)務(wù)部部長閆洪偉
一．背景
1.企業(yè)概述
艾諾儀器公司是按照國際慣例組建的高新技術(shù)股份制公司，成立于1993年，專業(yè)從事電測儀器、變頻電源和智能控制器等產(chǎn)品的研發(fā)和制造。1995年與外方合資成立了青島艾諾智能儀器有限公司，并在濟(jì)南成立了山東艾諾分公司，在深圳設(shè)立了辦事處。
公司持續(xù)投入大量資金引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)，潛心研究并加以消化吸收，技術(shù)水平和企業(yè)規(guī)模一直處于行業(yè)領(lǐng)先地位。公司在1998年順利通過ISO9001質(zhì)量保證體系認(rèn)證的基顧上，于2001年在同行業(yè)首家率先升級(jí)通過了2000版質(zhì)量管理體系認(rèn)證。公司憑借雄厚的技術(shù)實(shí)力，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)漠a(chǎn)品質(zhì)保體系和專業(yè)技術(shù)服務(wù)隊(duì)伍，贏得了海爾、海信、聯(lián)想、春蘭、長虹等各行業(yè)幾千家客戶的信賴。艾諾產(chǎn)品不僅出口至俄羅斯、阿根廷、馬來西亞、意大利、伊朗等國家，也為大量來華投資企業(yè)，如LG、PHILIPS、PANASONIC、ELECTROLUX等提供了優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。
隨著市場競爭的加劇，客戶的個(gè)性化需求越來越高，企業(yè)的快速反應(yīng)能力和柔性制造能力成為克敵制勝的關(guān)鍵。這就對(duì)管理提出了更高的要求，信息要更加及時(shí)和準(zhǔn)確，管理控制更加到位，企業(yè)的信息化迫在眉睫。
2.采用ERP的動(dòng)因分析
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和市場競爭的加劇，在艾諾的經(jīng)營過程中暴露出如下的問題。
1．信息不能共享，各部門不能及時(shí)傳遞
由于采取手工操作，各部門的信息只有部門內(nèi)部掌握，在部門間無法共享或傳遞速度緩慢，形成部門的信息孤島。
2．手工的采購需求計(jì)算不能適應(yīng)市場變化
艾諾公司生產(chǎn)的是電測儀器、智能控制器等設(shè)備，屬多品種小批量生產(chǎn)，每次接到客戶訂單后開始組織生產(chǎn)過程。由于產(chǎn)品品種多，很多訂單還要研發(fā)部門進(jìn)行個(gè)性化的設(shè)計(jì)，產(chǎn)品的物料清單變化頻繁，需要的配件和原材料品種繁多，因此采購計(jì)劃的制定很復(fù)雜。每次計(jì)算采購需求往往需要很長時(shí)間。
3．流程不暢，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)分離
由于沒有采用信息化管理，加之溝通不暢，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是分離的。不能有效控制。
4．管理成本過高
由于手工操作，為了加強(qiáng)管理和控制，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確反映，勢(shì)必增加人員，引起管理成本增加。庫存管理仍然處在手工狀態(tài)，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而準(zhǔn)確性低。會(huì)出現(xiàn)多余采購和多余存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)。
公司的管理層認(rèn)識(shí)到，上面的這些問題不解決，企業(yè)的生存和發(fā)展將成為問題，企業(yè)的信息化已經(jīng)刻不容緩了。
艾諾曾經(jīng)使用過一家公司的財(cái)務(wù)軟件，但是因?yàn)楫a(chǎn)品本身以及實(shí)施的種種問題而最終不得不放棄。公司在2001年，經(jīng)過多家供應(yīng)商的考察，最終選擇了同業(yè)界領(lǐng)先的管理軟件商用友公司合作，開始實(shí)施ERP。通過用友公司的幫助和企業(yè)員工的共同努力，現(xiàn)已經(jīng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。系統(tǒng)推動(dòng)了企業(yè)的信息化進(jìn)程，提升了企業(yè)的市場競爭力。
二．解決方案
1.系統(tǒng)流程
系統(tǒng)實(shí)施的總體目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化，實(shí)現(xiàn)資金管理與物流管理的統(tǒng)一，滿足用戶經(jīng)營管理的整體需要。
系統(tǒng)包括采購計(jì)劃、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、總賬、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)、報(bào)表、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)分析等模塊，覆蓋了從采購到庫存、到銷售等業(yè)務(wù)相關(guān)部門和財(cái)務(wù)部門，真正實(shí)現(xiàn)通過數(shù)據(jù)共享，完成信息交流與傳遞，整合管理流程，完成嚴(yán)格的業(yè)務(wù)控制。
系統(tǒng)的處理流程如下：
采購系統(tǒng)錄入采購入庫單，在庫存系統(tǒng)對(duì)該入庫單登記出入庫臺(tái)帳，在存貨核算系統(tǒng)核算采購成本；做憑證時(shí)用應(yīng)繳稅金的備抵科目，并將入庫單號(hào)輸入摘要；