由于對原有手工業務流程的重新設計,
ERP系統的實施在很大程度上改變了企業的業務流程。在
ERP系統實施以前,許多企業基于計算機的業務系統,基本都是圍繞某一業務功能或者是職能部門運行的,比如銷售系統、采購系統和財務系統等。這些系統都不是基于跨部門的流程來設計的。
ERP系統實現了從采購到付款、訂單的獲取到發票的開出等業務集成,實現了跨職能部門業務處理。
在這種情況下,
ERP系統中單一的數據庫,使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。壓縮所造成的一個結果是,用于企業內部控制的許多審計線索在
ERP系統的引入后消失了。同時,企業過去基于文件審批的內部控制機制,也無法適應
ERP基于流程的管理需要。更重要的是,由于企業的業務運作更加依賴于
ERP系統,這種依賴和信息系統本身特點所導致的脆弱性,形成了企業新的業務風險。
實施
ERP系統后,企業所遇到的業務風險一般來自四個方面:業務流程、應用架構、數據質量和技術架構。其中,業務流程的轉變對企業內部控制的影響最大,對企業內部管理和財務方面的監控提出了新的要求,這方面的風險特征相比過去發生了根本性的變化。例如,在
ERP系統中,通過對手工流程的機器處理,比如審批處理自動化等,進一步增強了完成各種業務流程的效率。但是,在新的業務執行環境中,這些審批處理自動化方法將改變企業內部原有的一些風險特征,這時相應的內部控制體系就需要重新評估和設計。
內部控制蘊涵新的風險
ERP實行的是流程化的管理,打破了原來職能部門的條塊分割,實現了企業資源的統一管理和共享。企業的運行和管理在一定程度上已經交給了
ERP系統來進行控制。
這樣一來,一方面導致企業所處的內部風險環境發生了變化,過去手工狀態下的控制風險,由于
ERP系統的引入而變得更加復雜;另一方面,
ERP系統的實施需要對原有的業務流程進行優化和設計,改變了企業的組織結構。
流程優化的目的就是減少或合并流程中重復的、不增值的環節,原有的基于手工作業流程中有利于控制的重復環節將消失,這樣一來內部控制體系會發生變化。這些變化必然對企業內部的整體控制體系的有效性產生負面影響。在這種情況下,就需要企業對基于
ERP系統的關鍵業務流程的內部控制進行定期的審核,確認是否存在足夠的有效控制以降低由于
ERP系統的使用而帶來的業務風險。
定內部控制目標針對由
ERP系統實施所帶來的新的業務控制風險,我們需要對企業內部控制體系做重新評估和完善。
ERP系統實施之后,內部控制評估的目標通常包括下面這些內容:
1.利用風險評估手段重新確定企業中關鍵的業務流程;
2.對整個流程和控制的設計進行評估,確定這些控制是否很好地滿足和支持最終業務目標的實現;
3.對崗位職責分離的評估,確保在整個流程中存在正確的稽核點和平衡點,對敏感業務交易給出足夠的訪問限制;
4.評估控制方式是否合理,比如基于手工流程的控制和基于系統的自動控制是否搭配合理。