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ERP物料編碼的意義及原則
物料編碼是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其它有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。
物料編碼之功能如下：
·增強物料資料的正確性
物料的領發、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數據更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現象不致于發生。
·提高物料管理的工作效率
物料既有系統的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。
·利于電腦的管理
物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。
·降低物料庫存、降低成本
物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。
·防止物料舞弊事件之發生
物料一經編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發生。
·便于物料之領用
庫存物料均有正確的統一的名稱及規格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發料都十分方便。
·便于壓縮物料的品種、規格
對物料進行編碼時，可以對某些性能相近或者相同的物料進行統一、合并和簡化，壓縮物料的品種、規格。
物料編碼的原則
物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：
·簡單性
·分類展開性
·完整性
·單一性
·一貫性
·可伸縮性
·組織性
·適應電腦管理
·充足性
·易記性
一、簡單性
編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元號或數字上應力求簡單明了，這樣可節省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續，并可減少其中的錯誤機會。
物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復雜時，就要將大分類再加以細分 ，這種分類展開也稱為多級分類。
二、分類展開性
物料復雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數字十進制，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯數字十進制，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。
（表一）
三、完整性
在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。
新產品新物料的產生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產生，即應賦予新的物料編碼，并規定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發現物料訂購單缺少物料編碼，即應請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。
四、單一性
物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數個物料編碼，或一個物料編碼有數項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態的物料。
五、一貫性
物料編碼要統一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。
六、伸縮性
物料編編碼要考慮到未來新產品發展以及產品規格的變更而發生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產生時，就有新物料無號可編的情況。
七、組織性
物料編碼依其編碼的系統，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數據。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。
八、適應電腦管理
電腦的應用已經比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。
九、充足性
物料編碼所采用的文字、記號或數字，必須有足夠的數量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統被破壞，費時誤事。
十、易記性
在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數字，或賦予暗示及聯想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優秀的物料編碼。
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