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總分公司模式應(yīng)用案例解ERP難題
解決方案：
如果企業(yè)遇到這種業(yè)務(wù)，那么筆者建議企業(yè)采用總分公司的方案來解決。其實解決問題的思路也比較簡單明了。即在生產(chǎn)企業(yè)，可以將這家外貿(mào)公司當(dāng)作企業(yè)的客戶，不過是將其設(shè)置為總公司。然后將這些真實的客戶設(shè)置為這家總公司的分公司。在銷售訂單中，采取的是分公司的信息。不過再后續(xù)的應(yīng)收帳款中，可以設(shè)置多級科目。將總公司設(shè)置為一級科目，然后將各個客戶設(shè)置為明細(xì)客戶。如此的話，就可以解決這個業(yè)務(wù)所遇到的相關(guān)問題。
在統(tǒng)計銷售訂單金額時，從分公司的角度來進(jìn)行統(tǒng)計。此時得到的結(jié)果就是終端客戶所下單或者出貨的金額。而在應(yīng)收帳款中，其實際面對的是外貿(mào)企業(yè)（客戶先將貨款打到外貿(mào)企業(yè)的帳上，然后再將其轉(zhuǎn)到生產(chǎn)企業(yè)的帳上）。通過總公司付款業(yè)務(wù)，應(yīng)收帳款上顯示的付款方也是外貿(mào)企業(yè)。這就與財務(wù)核算的需求一致。同時由于應(yīng)收帳款憑證上也有具體客戶的信息，在追蹤時也可以追蹤到終端客戶。
案例三：向A公司采購，卻向B公司付款
業(yè)務(wù)背景介紹：
在國內(nèi)，對于采購的環(huán)節(jié)控制的其實還不是很嚴(yán)格。在實際工作中，經(jīng)常會遇到向A公司采購，卻向B公司付款的業(yè)務(wù)。如現(xiàn)在某家公司，采購訂單上顯示的是A公司的名字，但是對放開過來的發(fā)票卻是B公司的，而且也是向B公司付款。從法律法規(guī)上來講，這是擦邊球。其實這A、B兩家公司可能都是一個老板?？赡苁茿公司這個月的銷項稅額太多了，沒有這么多的進(jìn)項稅額抵扣。為此就將這筆業(yè)務(wù)以B公司的名義來做，將發(fā)票臺頭開了B公司。
解決方案：
如果從標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程來說，這個需求是無法實現(xiàn)的。因為在生成應(yīng)付帳款時，要求采購訂單、入庫單、發(fā)票等原始單據(jù)一致。而現(xiàn)在采購訂單與發(fā)票明顯是不一致的。在以前，如果遇到這種情況的話，可能需要通過意外作業(yè)的形式化來處理。即將原先的這一筆應(yīng)付帳款指定結(jié)束掉，然后再手工開一筆應(yīng)付帳款。顯然，這就使得采購訂單與應(yīng)收帳款之間脫離了關(guān)系，不利于后續(xù)的查詢與追蹤。
其實遇到這種需求時，通過總分公司這個作業(yè)來解決，也是相當(dāng)簡單的一個事情。原理很簡單，將A公司設(shè)置為總公司，將B公司設(shè)置為分公司。然后在付款時，讓用戶根據(jù)實際情況選擇，是向A公司付款還是向B公司付款。不過這里需要注意的是，企業(yè)如果這么操作具有一定的法律風(fēng)險。這還要看企業(yè)的當(dāng)?shù)氐亩悇?wù)部門控制的嚴(yán)不嚴(yán)。畢竟這是在鉆法律的控制。如果法律控制的比較嚴(yán)格，那么還需要對采購訂單進(jìn)行調(diào)整，更改采購訂單的供應(yīng)商。不過由于在這個階段，往往收貨作業(yè)已經(jīng)發(fā)生。此時如果需要更改采購訂單，就需要花費比較大的工作量。如需要先做退貨處理。然后在更改供應(yīng)商、再收貨，再生成應(yīng)付帳款。此時就可以做到采購訂單、發(fā)票、收貨單與應(yīng)付帳款等單據(jù)一致。
另外筆者在提一句，在實際工作中遇到這種需求還有另外一種解決方案。一種是通過委托收款業(yè)務(wù)來解決。這跟現(xiàn)在淘寶網(wǎng)上購物委托收款相似。讓A供應(yīng)商出一個書面的證明，將這筆款付款B公司。這是手工操作的思路。如果在ERP系統(tǒng)中，則需要通過應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移來解決。即先利用A公司的采購單與入庫記錄生成應(yīng)付帳款憑證。然后再通過應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移作業(yè)，將這筆應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移到B公司帳戶下。
具體采用什么樣的措施，主要還是要看企業(yè)的實際情況。如果這種業(yè)務(wù)發(fā)生的比較頻繁，筆者認(rèn)為通過總分公司的解決方案來實現(xiàn)比較合適。如果這個業(yè)務(wù)發(fā)生的比較少，一年難得遇到幾次，則可以通過應(yīng)付帳款的轉(zhuǎn)移作業(yè)來實現(xiàn)。畢竟應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移，需要多一個步驟。如果業(yè)務(wù)量多的話，會降低工作效率。而采用總分公司的話，只是對一個選擇的動作，其工作量相對來說，并不會增加很多。
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