信息中心
如何讓ERP系統(tǒng)操作少走冤枉路
三、對于重大的經(jīng)驗教訓(xùn)，要有持續(xù)跟蹤的過程。
在項目實施過程中，對于一些常見的錯誤，如上面提到的由于價格更改需要撤銷采購訂單的情況、采購訂單數(shù)量小于實際收貨數(shù)量的情況、訂單之間挪用原材料的情況等等，在ERP系統(tǒng)中都會有對應(yīng)的解決方案。那么這些解決方案會一直有效嗎?這并不一定。隨著企業(yè)管理方式的變化，原先有效的解決方案在后續(xù)可能會變得并不合理，甚至失效。所以對于一些重大的經(jīng)驗教訓(xùn)，要有一個持續(xù)跟蹤的過程。具體的說，需要注意如下幾個方面的內(nèi)容。
一是需要注意，是否還有必要采取這個預(yù)防措施?有時候，隨著企業(yè)管理模式的變化，某些問題可能會不再存在。如企業(yè)原先的生產(chǎn)模式是接單生產(chǎn)。此時對于訂單之間的挪料情況就要進行嚴(yán)格控制。但是一段時間之后，企業(yè)的生產(chǎn)模式發(fā)生了改變，主要是按計劃來生產(chǎn)。此時計劃之間挪料的情況就會變得非常的普遍。此時如果進行挪料之間的控制，就顯得畫蛇添足了。就需要將原先的預(yù)防措施作廢掉。
二是需要注意，隨著精細化管理的深入，對于某些細節(jié)問題需要進一步深化。如對于采購訂單價格的管理。只要采購價格低于公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)價格，那么就允許采購用戶進行更改。但是，如果采購價格高與公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)價格，則需要有一系列的審批程序。如需要考慮是臨時性更改(這次采購由于交期等特殊原因允許其調(diào)價，后續(xù)采購仍然受這個標(biāo)準(zhǔn)價格的限制)還是永久性調(diào)價(需要調(diào)整系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)價格)。為了實現(xiàn)精細化的管理，在后續(xù)需要在系統(tǒng)中實現(xiàn)類似的控制。原先的粗放式管理方案也就可能不再適用。
四、懸賞收集用戶的經(jīng)驗教訓(xùn)。
上面筆者談到過，用戶的心態(tài)是自私的。通常情況下，其不會主動分享其工作經(jīng)驗。作為項目管理員，應(yīng)該在企業(yè)中創(chuàng)建一個知識共享的氛圍。如可以通過一些激勵措施，刺激用戶分享自己的工作經(jīng)驗。對此筆者有如下幾個建立。
一是設(shè)置獎項，來收集用戶的經(jīng)驗教訓(xùn)。如可以每個季度或者每半年，來一個征文比賽。讓用戶談?wù)勛约涸?A style="FONT-SIZE: 14px; COLOR: #0000ff; TEXT-DECORATION: none" href="http://www.07zn.com/InformationCenter/system.html" target=_blank>ERP系統(tǒng)使用過程中遇到的問題或者相關(guān)的心得。然后企業(yè)管理者或者項目管理員對文章進行評比。獲獎的用戶會有一定的獎勵。如此的話，即可以提高員工的積極性，還可以收集用戶在使用過程中的心得。為后續(xù)系統(tǒng)的優(yōu)化、員工的培訓(xùn)提供很好的素材。
二是不定期的開總結(jié)會議。通常情況下，企業(yè)系統(tǒng)剛上線時，要每個星期開一個碰頭會，談?wù)勗谙到y(tǒng)過程中遇到的問題。等到磨合時間過后，企業(yè)可以每個月或者每個季度開一個討論會，來總結(jié)前一段時間系統(tǒng)使用過程中遇到的問題。項目管理員需要創(chuàng)造這么一個環(huán)境，讓各個部門的關(guān)鍵用戶能夠暢所欲言。在這個環(huán)境中，項目管理員可以收集到一些可用的信息。當(dāng)然對于這信息需要進行過濾，選擇一些有代表性的內(nèi)容進行書面化存檔。作為后續(xù)系統(tǒng)優(yōu)化與員工培訓(xùn)的資料。
三是要與一線操作員進行溝通。筆者認(rèn)為在收集經(jīng)驗教訓(xùn)時，不能夠圍繞那些部門經(jīng)理打轉(zhuǎn)。因為他們使用系統(tǒng)的幾率并不是很高，真正的經(jīng)驗教訓(xùn)還是來自與系統(tǒng)操作的一線用戶。筆者在企業(yè)中做項目管理員時，會時常與一線的操作員討論系統(tǒng)的使用情況。如會定期的發(fā)送調(diào)查表給一線操作用戶，如會利用中午吃飯的時候跟用戶討論系統(tǒng)的使用情況等等。
集成系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)情報信息數(shù)據(jù)庫
CIO頻道人物視窗
CIO頻道方案案例庫
大數(shù)據(jù)建設(shè)方案案例庫
電子政務(wù)建設(shè)方案案例庫
互聯(lián)集成系統(tǒng)構(gòu)建方案案例庫
商務(wù)智能建設(shè)方案案例庫
系統(tǒng)集成類軟件信息研發(fā)企業(yè)名錄