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用維基記錄流程變化 社交網(wǎng)站向ERP滲透
如何選擇合適的ERP
一旦已經(jīng)確定Web 2.0對你的企業(yè)非常有價值，那么在正式選擇支持Web 2.0的ERP產(chǎn)品之前有幾個因素要考慮。
毫無疑問，最重要的考慮因素是集成性。如果社交媒體功能無法與ERP平臺非常緊密地集成，那么就無法發(fā)揮Web 2.0的優(yōu)點(diǎn)。同時，這種集成還必須是雙向的。既需要能夠快速找出談話內(nèi)容以及其他社交媒體中的數(shù)據(jù)，從而可以快速地明確誰對誰說了什么以及何時說的;同時，也需要能自由地把應(yīng)用軟件中的任何對象與社交媒體中的對話聯(lián)系起來。比如，當(dāng)員工在討論客戶訂單時，軟件能自動地把訂單和這個對話聯(lián)系起來，同樣，在查詢某個客戶的發(fā)票時，軟件可以直接把客戶信息與這個對話聯(lián)系起來。
與應(yīng)用軟件全面的集成非常重要的另一個原因在于，它能確保員工真正看清公司是如何運(yùn)作的以及事情是如何發(fā)生的。當(dāng)像對話和維基這些非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)直接嵌入了員工的工作環(huán)境中以后，公司就能成為一個學(xué)習(xí)型組織，能以一種可執(zhí)行的模式吸收和保留高級經(jīng)理、一般管理者以及普通員工的智慧和各種知識。
還有一個同樣重要的考慮因素是，要確保嵌入Web 2.0功能的ERP產(chǎn)品能同時支持社交媒體的兩種溝通類型，即實時交流和非實時交流。實時交流就是實時發(fā)生的通信，如即時消息、聊天、IP電話及其他類似方式;非實時交流則主要指允許用戶有“時間差”的工具，如維基、博客和留言板等。每一個工具分別適用于不同的情況。通常情況下，如果希望立即得到答案，人們首先會針對一到兩個人使用實時交流方式，如果問題沒有得到解決或解決得不夠徹底，就會使用非實時的方式向更多的人廣播他的請求，希望得到組織內(nèi)其他人的幫助和意見。
最有用的溝通工具應(yīng)該允許用戶與任何一個要聯(lián)系的客戶或者供應(yīng)商(無論他是系統(tǒng)內(nèi)的還是系統(tǒng)外的)進(jìn)行實時溝通。這一溝通是基于一個可定制的聯(lián)系卡進(jìn)行的。只要之前曾有過溝通和對話，系統(tǒng)都會自動建立起這樣一個聯(lián)系卡。這一功能非常重要，比如，正在與某個客戶討論訂單時，過去關(guān)于這個訂單的所有交流都清楚地顯示在屏幕上，這將極大地提高對客戶需求的響應(yīng)能力，提高客戶的滿意度。
ERP中的非實時通信功能非常適合有問題但并不想馬上得到答案的情形。比如，組織中很多人就某一主題提出自己的想法，或在某個時期內(nèi)共同對文件進(jìn)行修改。此類溝通工具非常類似于Facebook，你可以就剛剛購買的一個新智能手機(jī)發(fā)表看法或者就如何對這個手機(jī)進(jìn)行配置發(fā)出請求。你的那些精通技術(shù)的朋友、那些想要展示自己知識的人以及其他樂意助人的人都可以為你提供具體而詳細(xì)的幫助。
另一個殺手級的非實時通信形式是像維基那樣用于提供幫助說明的結(jié)構(gòu)，它允許用戶通過自動化的工作流程對幫助文本進(jìn)行修改和補(bǔ)充。這有助于組織成為一個學(xué)習(xí)型組織，其最為直接和現(xiàn)實的意義是讓組織從過去的失敗中吸取教訓(xùn)，以避免再次犯同樣的錯誤。而且，如前所述，使用維基來記錄組織中的流程也可以支持記錄流程的變化。
毫無疑問，社交媒體工具在溝通方面是非常有效的工具。然而，有人認(rèn)為它們的功能可能過于強(qiáng)大了，以至于很多公司禁止在企業(yè)網(wǎng)中訪問Facebook這樣的網(wǎng)站。而現(xiàn)在是時候重新評估社交媒體工具的作用，最好的辦法不應(yīng)是一味地禁止，而應(yīng)該是在企業(yè)軟件內(nèi)提供這些功能。作為公司內(nèi)部的運(yùn)營系統(tǒng)，ERP是社交媒體工具進(jìn)入企業(yè)的自然入口。而且，Web 2.0的功能還能提高ERP系統(tǒng)的利用率，給管理人員和高層經(jīng)理們提供更多、質(zhì)量更高的信息。同時，還能消除因員工圖方便而使用公共社交媒體網(wǎng)站帶來的潛在風(fēng)險以及對生產(chǎn)力的影響。
對于社交媒體工具的使用，最好的辦法不應(yīng)是一味地禁止，而應(yīng)該是在企業(yè)軟件內(nèi)提供這些功能。
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