“都說(shuō)ERP能給企業(yè)降低成本，但是，都實(shí)施這么長(zhǎng)時(shí)間了，為什么不僅沒(méi)有看到成本降低，反而需要增加更多的人手來(lái)操作系統(tǒng)？ERP不僅沒(méi)有為我們減少工作量，反而讓大家做的事情越來(lái)越多？它究竟降低了誰(shuí)的成本？”像其它企業(yè)一樣，ERP上馬一段時(shí)間后，沃奇公司的丁經(jīng)理也對(duì)ERP提出了疑問(wèn)。
見(jiàn)多不怪的阿峰，顯然不以為然。他認(rèn)為首先要弄清楚兩個(gè)概念：一個(gè)是信息量，另一個(gè)交易處理。信息是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)所必須的數(shù)據(jù)，而交易則是數(shù)據(jù)傳遞的過(guò)程。利用ERP，要做到的是削減交易的處理成本，而不是削減信息量。而在以前，因?yàn)槭謩?dòng)填寫(xiě)單據(jù)麻煩，所以單據(jù)上的信息少之又少，就導(dǎo)致數(shù)據(jù)的處理過(guò)程卻相當(dāng)復(fù)雜。
“換句話說(shuō)，利用ERP，是要能夠做到一次輸入的信息，全系統(tǒng)都能使用，哪怕輸入的信息要比以前多得多！”為便于理解，阿峰舉例說(shuō)明。
例證一：數(shù)據(jù)1變5 問(wèn)題5變1
以采購(gòu)單為例，采購(gòu)員總希望把同一個(gè)物品的需求能夠合并在一張采購(gòu)單上，即如果有5張生產(chǎn)訂單需要同一物品，他希望看到的是在采購(gòu)單上列出該物品的需求總量，而不是5張采購(gòu)單或一張采購(gòu)單上5條記錄標(biāo)注出的每張生產(chǎn)通知單的需求量，很顯然他覺(jué)得這么看起來(lái)煩瑣。
這是“手工記賬時(shí)代”遺留下來(lái)的不好的習(xí)慣。如果萬(wàn)一該物料出現(xiàn)什么問(wèn)題，就可能因無(wú)法知道這些物品都用在了那張通知單中，而無(wú)法追溯，破壞了系統(tǒng)定單追溯的功能，從而使問(wèn)題追蹤變得十分困難。
而用ERP的一個(gè)生產(chǎn)訂單的物料需求對(duì)應(yīng)一張采購(gòu)單，或者對(duì)應(yīng)一張采購(gòu)單的一個(gè)項(xiàng)目，盡管信息量增多，由原來(lái)的1條記錄增加到5條，但由于可以很方便的追溯到每一張?jiān)加唵位蛘卟少?gòu)單的每一個(gè)項(xiàng)目，一旦采購(gòu)的物料出現(xiàn)問(wèn)題，就不必去追蹤全部5張生產(chǎn)訂單逐一排查，而只需處理那一張出問(wèn)題的生產(chǎn)訂單，使處理5個(gè)問(wèn)題變成處理1個(gè)問(wèn)題。
對(duì)比前后兩種做法：以前之所以要把五條記錄合并成一條記錄，是為了節(jié)省時(shí)間。而現(xiàn)在把每條記錄分開(kāi)單獨(dú)記錄則是為了實(shí)現(xiàn)有效跟蹤。一個(gè)節(jié)約了時(shí)間增加了交易成本，一個(gè)是增加了信息的處理量而減少了交易成本。如果因ERP系統(tǒng)的“數(shù)據(jù)一次錄入全系統(tǒng)使用”而忽略掉所增加的時(shí)間成本，孰重孰輕？自然一看便知。