要掌握產(chǎn)品和原材料的“新鮮度”，首先需要對(duì)其進(jìn)行基本設(shè)置：假設(shè)有成品A和物料B，兩者要進(jìn)行保質(zhì)量期管理。假設(shè)成品A的保質(zhì)期天數(shù)為20天，物料B的保質(zhì)期天數(shù)為40天。并且為了保證超過保質(zhì)期的物料不出庫，把倉(cāng)庫設(shè)置為“不允許負(fù)數(shù)出庫”。
在企業(yè)生產(chǎn)中，常常會(huì)遇到一些不在保質(zhì)期內(nèi)的物料或成品，即使這些物料或成品仍然在倉(cāng)庫中也不能當(dāng)作可用庫存使用。即“可用庫存=總庫存量-超過保質(zhì)期的存量”，這就是“即時(shí)有用庫存量”的概念。
如：物料B有效期為40天，數(shù)量為300個(gè)，假設(shè)到20號(hào)過期，則19號(hào)查詢庫存時(shí)，即時(shí)有用庫存量為300個(gè)；若在21號(hào)查詢庫存時(shí)，即時(shí)有用庫存量則為0個(gè)。300個(gè)B已經(jīng)都過期，不能使用。
由于保質(zhì)期管理涉及到所有的出入庫單據(jù)，所以在進(jìn)行出入庫操作時(shí)，就會(huì)觸發(fā)保質(zhì)期管理流程。
假設(shè)在1月20日購(gòu)入物料B，開入庫單時(shí)，需要登記該物料的保質(zhì)期起始日期。注意該日期一般為供應(yīng)商生產(chǎn)完成之日或者供應(yīng)商發(fā)貨之日，而不是公司收貨之日。即如果供應(yīng)商完成物料B的生產(chǎn)日期為1月10日，則將1月10日等級(jí)為該物料的保質(zhì)期起始日期，計(jì)算得到保質(zhì)期至2月19日。即在2月19日之前均可正常領(lǐng)取物料B。如果在2月19日之后領(lǐng)取物料B，則會(huì)因物料B都已過期，即時(shí)有用庫存量為0，而無法領(lǐng)料。
成品A的保質(zhì)期管理也是如此，在成品A入庫時(shí)，將生產(chǎn)日期作為成品的保質(zhì)期起始日期，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的保質(zhì)期自動(dòng)核算出保質(zhì)期的截止日期，在該截止日期之前可正常完成成品發(fā)運(yùn)，在該截止日期之后便會(huì)因成品A已經(jīng)過期，即時(shí)有用庫存量為0導(dǎo)致無法發(fā)貨。
需要特別注意的是，在產(chǎn)品庫存查詢時(shí)，對(duì)設(shè)置過保質(zhì)期的產(chǎn)品，要用專門的報(bào)表，即“保質(zhì)期產(chǎn)品庫存查詢清單”查詢，否則，查出的產(chǎn)品是所有的庫存，包含過期與不過期的庫存。“保質(zhì)期產(chǎn)品庫存查詢清單”，比普通的查詢多了幾個(gè)字段，如即時(shí)有用庫存量，過期日等。