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白紙黑字書寫BI項目文檔的四個技巧
項目文檔是企業一個項目實施下來的經驗的總結。可以說其價值是非常的大的。從某個程度上講，其重要性比軟件公司提供的操作說明書還要重要。可惜的是，在實際工作中，不少企業的項目管理員忽視了這方面的工作。在制作項目文檔時，不夠專業。如丟三落四、吳法完整的闡述問題等等。在這篇文章中，筆者就BI項目文檔的制作提一些自己的建議，以供各位讀者參考。
一、事無大小，項目文檔都需要一一記錄
不少用戶在書寫項目文檔時，就撿重要的內容來寫。一些細枝末節的內容就忽略不計了。筆者認為，這種做法是不合適的。因為從整個BI項目來看，事無小事。有時候一個小的細節如果沒有做好的話，就會給BI項目帶來致命的影響。舉一個簡單的例子。如新建一個報表，其中可能含有比較敏感的信息。企業一般對此都有比較嚴格的權限限制。如果在BI中實現這個報表時，只考慮到了報表本身的內容，而沒有考慮其數據的訪問權限，那么就可能會給企業帶來比較大的損失。
為此筆者認認為，對于BI項目來說，事無大小，都必須在項目文檔中進行記錄。如對于基礎數據整理格式的要求、每個字段的最大長度限制等等，都必須有明確的說明。以后如果關鍵用戶離職，那么新接手的用戶仍然可以憑借這個項目文檔來順利的接替其工作。那么用戶也需要文，項目文檔到底該詳細到什么樣的程度呢？筆者認為，一個簡單的判斷標準就是，在項目文檔中應該包含用戶對于BI系統的所有操作說明包括相關的注意事項。這個項目文檔在后續的工作中，就可以作為一份教科書來供用戶使用。
二、失敗是成功之母，要重視失敗經驗的分析與總結
筆者在實際工作中還發現，不少用戶在做項目文檔時，喜歡將一些順利實施的內容記錄在內。而將一些失敗的內容不反映在項目文檔中。筆者認為這種做法也是不合適的。如現在某個用戶在實施BI項目時犯了一個錯誤，已經交了一次學費。可是項目管理員并不能夠保證，以后用戶（如有新員工接替原用戶的工作）并不會犯類似的或者相同的錯誤。如果在項目文檔中不將以前犯的錯誤記錄下來，那么企業就有可能多次在同一個地方摔倒，多次為同一個問題教學費。顯然這是很多企業都無法忍受的。總之，項目文檔要能夠起到一個警示的作用。具體的來說，需要注意以下內容。
1、需要注意，項目組成員在解決某個需求時，可能有多種解決方案。最終用戶根據自己企業的實際情況，選擇了一種合適的方案。在項目文檔書寫時，不應該只反映最后選擇的實施方案。筆者認為應該將以前考慮到的多種解決方案都一一的列出來。然后再在后面說明為什么選用了某種解決方案、不選擇其他解決發方案。因為BI項目是一個持續改進的過程。隨著工作的深入，或者員工的調動，用戶可能會對原有的解決方案產生疑問。此時查看這個項目文檔，估計可以打消他們的顧慮。或者說，為用戶后續作業的優化，節省時間。
2、對于無法實現的需求，也要一一反映在項目文檔中。在需求調研中，項目團隊會收集到很多需求。但是在實際工作中，BI系統并不是能夠百分之百的解決所有的問題。其實在實際工作中，大家都有這樣的感受。有個問題提出來之后，如果第一次沒有解決，那么用戶在后續的時間內仍然會不斷的提出，直到他們找更好的替代方案。
如果沒有相關的書面記錄，那么每當用戶提出一次需求，項目管理員員就需要從頭開始對這個需求進行調研分析。最終仍然得出否定的答案。顯然這會浪費大家的時間與精力。另外一種情況是，隨著系統像深入化推進，原先無法實現的需求可能會在后續可以實現。針對這種情況也需要有相關的說明記錄。因為在后續考慮這個需求時，前期的需求調研、需求分析等相關的數據能夠為后續的工作所用。
三、利用圖形來說話
在文字記錄中，配一些插圖有時候更加能夠說明問題。不過可惜的是，很多項目管理員并沒有養成這個好習慣。他們在描述問題時，更加喜歡使用文字，而不是圖形。可是現在遇到的問題是，某個需求或者流程，如果利用文字的話，即使使用一千個字，可能也無法將問題描述清楚。但是如果使用圖形的話，那么這個問題就會變得簡單。有時候一幅圖話可能比千言萬語還有用。
筆者在日常工作中，總是提醒用戶，要在項目文檔中配有插圖或者其他更能過說明問題的附件，如表格等等。一般來說，在說明一下情況下以插圖代替文字，或者插圖與文字交叉來描述能夠起到不錯的效果。
1、跟流程相關的內容。如從基礎數據的整理、到導入到BI系統中有一個操作的規范。其中包括用戶數據的整理、數據導入前的核對、數據導入、導入后的檢驗等多個環節。如果要將這個環節講解清楚，比較費力。但是如果以流程圖的形式來反映這個操作環節，并配相關的文字說明，就能夠比較容易將這個流程說清楚。
2、跟操作失誤相關的問題。在BI系統使用過程中，會因為用戶的誤操作而產生一些不利的影響。對于這些誤操作或者相關的結果最好能夠通過截圖的形式反映在項目文檔中。這能夠更加直觀的反映問題的本質，從而有利于用戶減少犯同類錯誤的幾率。另外值得一提的是，如果有針對這個錯誤的預防措施，那么最好能夠將預防措施、以及采取這個預防措施所取得的效果等內容也添加上去。
四、多種解決方案要如實的一一記錄
在需求實現的過程當中，可能有多種解決方案，企業用戶可以根據自身的特點來選擇其中的一種。同理，用戶在使用過程中為了避免某種錯誤，也會有多個預防措施。當然最終可能只需要選擇一個預防措施就能夠避免錯誤重復發生。這就關系到一對多的問題。但是最后實施的則是一對一。現在用戶需要考慮的問題時，先在用戶選擇的是A這種解決方案。可能在當時的背景下，選擇這個解決方案是比較合適的。但是隨著系統使用的深入，或者環境的變化，用戶能夠保證A這個方案還符合現有的應用環境嗎？是否其他的方案更加適合企業呢？
如果在制作項目文檔時，能夠將原有的解決方案與利害關系都記錄下來。那么在遇到這種情況時，只需要找出原有的紀錄，然后對照現在的實際情況進行分析即可。即企業項目組成員可以獨立的解決這問題。而不需要再去尋找實施顧問來重新思考這需求。這可以節省企業不必要的項目開支。
筆者最后需要強調的一點是，在制作項目文檔時，是為了說明問題，而不是為了擺設。故在制作時要盡量的反映實際內容。或者說，不要再項目文檔中掩飾自己的過錯。從長遠來看，這么做是得不償失的。
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