對于一個龐大的
ERP工程,實施工作一般會從企業的一個實體,或者是一個職能部門開始。對這種方法,不同的咨詢公司都有共識。志杰科技集團有限公司也有用8個月的時間實施完成青島啤酒公司銷售、庫存、財務、采購和部分決策分析等模塊的心得,當時參與這個項目的中國區高級管理咨詢顧問丁邦滿說,“通常,我們會把實施階段分為試點期和推廣期兩個階段,而且一般會建議用戶在試點期先從一個點入手,比如一個集團下面有5個工廠,我們會首先選定一個基礎比較好的工廠來實施。在這個工廠運行基本成熟以后,再向其他的工廠來進行推廣;或者選擇一個模塊先上,比如財務。”
雖然這些實施方都強調要先上重要的核心模塊,對相對容易這個先決條件只字不提,但是財務總是被列為首選模塊先上,這多少和它的固有特點有些關系,畢竟財務模塊流程已經比較標準和清晰,實施起來相對容易。而實施成功的模塊對企業是很大的鼓勵,會讓項目在以后的實施中得到更多的支持和幫助。
法則二:企業的態度決定項目的成敗---CACT的
ERP項目得到了企業最高管理層的全面支持,所有的相關事項都可以得到上面的關注,所有的事項都可以得到及時的推動。項目組一致認為這一點非常關鍵。
CACT總裁Ronald認為,要把這個項目做好做快,必須通過身體力行來讓全公司對此取得共識。他始終認為在所有的系統實施過程中,“人”都是一個非常重要的因素。對此,CACT采用了一種非常有效的激勵辦法,把所有員工相關績效的一部分捆綁到系統上面,如果系統早日完成,員工可以得到比較豐厚的獎勵,如果系統不能夠按時完成的話,這部分獎勵就都得不到。
對項目的實施,雙方還設立了一個專門的核心委員會,由CACT的高層領導和實施合作伙伴方面的專家共同組成,CACT方面有總裁、副總裁、信息主管(項目經理)、財務經理參加,負責解決一些在策略層面的問題,并且定期審查
ERP項目的進度和費用。委員會還有一個重要的作用,就是在最短時間內到位項目實施中發生的一些必要費用,而在很多企業里,對這種費用的審批往往會占用比較長的時間,不可避免地影響到項目的進程。
不僅如此,CACT還選擇了一些最有經驗的用戶,作為關鍵用戶投入到項目中,而且這些關鍵用戶被要求暫時停止并交接自己的工作,以便拿出100%的時間和精力參與實施。基本上這些員工不是部門主管,就是業務骨干,讓這些人全職參與
ERP項目實施,對很多企業而言是難以做到的——一般來講,能讓這些人拿出1/3的時間在必要的時候來參與項目,而只派一些處理文檔的人員來全職參與就已經不錯了。
除了在資金和人員上予以支持外,CACT還把
ERP系統的實施,作為每周舉行的經理工作會議上的一個重要的議程的來進行討論。所有在工作當中遇到的問題,需要各部門進行的協調,都可以通過工作會議得到有效的解決,同時布置相應的實施任務。
John說,“CACT的
ERP項目是我們和PWC共同實施的,而不是PWC為我們實施的,是我們自己的事,這是我們全公司當前一個最主要的基本建設項目。”CACT還把實施和審查、培訓同步進行,PWC制定流程和設置軟件的時候,CACT就做培訓,這樣同步進行也節約了很多時間。
John曾有過從軍的經歷,這讓他在整個項目進程中充當了計劃實施監督的鐵腕,一切嚴格按照計劃執行,讓每一個進程的時間都控制在計劃之中。
法則三:變革管理
一個人的改變是很難的,一個企業的改變就更難。當企業的流程與軟件中包含的管理理念不一致的時候,如何處理變革,如何管理變革,就顯得異常重要。
Ronald說,“CACT在實施中采取了變革管理的態度。在需要的時候,CACT對業務流程進行重整,并對由此帶來的一些沖擊和影響逐一分析研究,制定相應的策略加以消化。”在實施過程中,如果CACT遇到原來業務或管理流程和軟件不一致的時候,通常是在系統許可范圍內,通過參數的設定和改變,使兩者能夠很好地結合;但是在比較少的情況下,有的需求系統不能滿足,CACT就盡量改變自己的業務流程,來適應這個系統。
之所以這樣做,CACT有自己的考慮,Ronald說:“我們的確知道作為石油天然氣行業有很多特殊的需要,但是我們也盡量向標準化的方向靠攏,把這些特殊化的要求降到最低限度。”
“從CACT的發展歷史看,我們還是比較新的公司。而SAP的軟件在
ERP領域有著非常悠久的歷史,在它的研發過程當中,吸收了許許多多成功企業的普遍的經營管理經驗,同時又經過了不斷的改善,所以我們尊重的不單單是一個純粹的軟件系統,而是它里面凝結的很多正確的經營管理理念。同時我們也考慮到,為CACT出資的海外公司已經成功地使用了SAP的系統,所以我們將最大化地采用這個系統。” Ronald坦率地承認,在此之前他們有過一些不好的經驗。CACT過去實施過一個
ERP系統,是一個度身定制、經過大量修改后的“改良”系統。其后果是,當系統需要改進的時候,能夠給系統以有力技術支持的人非常少,因為在系統經過許多改動以后,已經沒有幾個人熟悉它了。
法則四:選擇好你的合作伙伴---在
ERP項目的實施過程中,如果軟件供應商和實施顧問具有豐富的行業經驗,往往能夠在關鍵時刻讓企業少走很多彎路。同時前面已經提到,在變革管理中,企業在進行業務流程重整的時候會產生一些沖擊和影響,所以業務流程的調整不能太多,否則企業難以承受;這就需要軟件有很大的彈性,既可以滿足很多要求,又不需要很多二次開發。