前言
隨著市場經濟的發展以及我國WTO的加入，制造業競爭日益激烈，國家產業政策的調整對電機行業帶來了前所未有的挑戰。山西電機制造有限公司是山西省電機行業的龍頭企業，所受影響非常大，外圍環境的變化和內部的粗放型管理使企業陷入了困境，無法維持正常的生產經營，在對公司多年的經營情況進行了詳細的分析后我們認為：強化管理、降低內耗是企業生存發展的關鍵，必須建立健全管理制度，不論遇到多大的困難，都要把全面管理抓到底，而且必須采取現代管理手段和管理工具來管理企業。我們注意到國際大公司和國內知名企業進行信息化管理后給企業帶來了巨大收益，ERP管理系統作為企業管理制度最有效的執行工具，為推動企業管理發展提供了最佳選擇。因此，我公司在抓管理的同時，對企業進行了信息化管理，實施用友U8EPR半年多來，完善管理與信息化建設相互推動，效果顯著。在企業信息化過程中,非常感謝省經貿委領導的熱情指導幫助和非常感謝我們的合作伙伴山西用友給予大力支持。
首先，介紹一下我們公司。
一、公司簡介
山西電機制造有限公司(原山西電機廠)建于1952年，是原國家機械工業部定點生產三相異步電動機的重點企業，主要產品為Y系列、吊車、繞線、防爆及特殊專用系列電機，現有實際生產能力60萬千瓦，年產值6000多萬元，占地面積11.6萬平方米，在職職工1258人，退休職工600多人，其中工程技術人員118人，建有省級企業技術中心，是Y2、YZR2等多個系列國家聯合設計產品的主要研制單位。1998年通過了ISO9001國際質量體系認證，，省中小型電機質量監督檢查站設在本廠，負責全省電機行業產品質量的監督檢查工作。
近年來，我公司經營狀況不佳，面臨的困難非常多：
1、電機行業形勢嚴峻，國內市場供大于求，各生產廠家為占領市場競相壓價，有些廠商報價甚至能低于我們20％，銷售利潤嚴重縮水。國際市場入關對國內企業的沖擊日益加劇，我公司的出口電機從前幾年最好水平200多萬美元，下滑到2001年的幾十萬美元；
2、外欠款項4000多萬元，流動資金嚴重不足，造成了產、供、銷方面大量的問題，多年來受資金的限制，不能滿負荷生產，生產成本居高不下；
3、由于是建國初期建廠，歷史包袱負擔沉重，離退休人員有600多人，僅此支出達400多萬元，給企業帶來了沉重的負擔，同時機構龐大人員多，費用高，效率低；
針對上述情況分析，不下功夫對公司的經營管理進行全面的優化調整，就只有死路一條，今年年初，我們提出"三項管理、一項措施"和"221"工程（降低采購成本200萬元，降低生產成本200萬元，降低管理費用100萬元），從人、質量、成本三方面入手，挖潛降耗。在強化管理時，需要抓的有許多方面：擴大銷售，提高回款率，增加現金流，規范供銷環節，優化人員，控制費用，提高質量，降低成本，加強物資管理，對生產上開展全面的挖潛降耗。但是我們要面對一個殘酷的現實，基礎管理非常薄弱，全面搞好管理是不太現實的，因此，企業需要有個管理的幫手對企業管理逐步的優化，重點解決最迫切的問題，增加流動資金，控制物流，降低成本，這個幫手就是ERP管理軟件，從需求滿足程度、性價比、人員適應性上用友U8ERP管理軟件都是最佳選擇，因此在資金非常缺乏的情況下，老總下定決心，為了企業的將來，毅然決定先期投資數十萬元開始構建企業的ERP系統。
二、信息化發展歷程
很多人對信息化的認識，是從財務電算化開始的。早在1994年，財務就提出會計電算化的設想，但受到種種因素的影響沒有實現(詳細說明為什么沒有實現)。在1998年底，財務實現了電算化，使用了用友第一款視窗化軟件用友財務7.0版，2001年，隨著用友集團的跳躍式發展，通過上市、并購快速地轉型為管理軟件公司，大家注意用友何總這樣說："用友ERP歷經14年的精心錘煉，成為用友公司奉獻給中國企業提升競爭力，推動管理進步的有效利器"。我們的目光再次投向用友，選擇了U8-ERP管理軟件，以進一步滿足管理需求，對業務、成本進行全面完善。
在經過詳細論證后我們制定了短期規劃：第一步繼續完善現有的財務系統，充分發揮用友財務系統的功能，保證良好的資金流動；第二步構建企業的購銷存系統，將企業的物流和資金流納入財務的監控下，實現財務業務一體化；第三步實施成本管理，將財務業務和成本管理結合起來對生產成本進行很好的控制。長期規劃為：整合其他資源，實現辦公自動化，CAD設計，完善生產制造系統，實現生產過程的全面工業控制，使企業高速發展。
信息化管理有什么好處呢？我認為：
第一、領導層能夠掌握客戶資源，客戶資源是企業的生命，如果對生命沒有自主權是很可怕的，掌握客戶就能夠把握市場，把企業很好地持續做下去(舉例說明客戶的重要性)；
第二、強化人力資源管理，統一思想，對中層管理人員的績效考評有了準確地數據和科學地分析，避免形式主義；
第三、提高質量，建立質量控制體系，提供優質產品，激發客戶的潛在需求；
第四、控制物流、資金流的運動，從只能關注經營結果到全程監控經營過程，降低經營流程中產生的所有成本費用，最低的成本是傳統行業打敗競爭對手的有力保證。
三、系統管理
今年管理的變化就是由原來的粗放型管理到現在的精細化管理，結合用友U8-ERP系統，業務處理全部面對初始階段，先重點解決困繞企業的幾個突出問題，資金、物流控制、成本管理。
1、改善資金流。
第一、通過健全財務系統，改變以往被動接受報帳的局面，即時反映出債權債務和各項財務指標，準確的數據對資金的合理安排起到很好作用。
第二、建立并完善銷售管理系統，原來銷售方面的問題主要是，售價不統一，回款率低，頂帳多，發貨管理薄弱，銷售人員積極性不高。首先，統一售價，規范市場，杜絕價差造成的不正常競爭，樹立良好的市場形象。其次，完善相關手續，責任到人，嚴把頂帳關，回款率和回款質量提升了10%，改善了現金流，最后，通過U8銷售管理和財務系統的集成，將發貨、開票、結算和應收款管理、客戶管理逐步納入統一的系統管理下，為進一步的客戶資源管理奠定基礎。以前對帳時，發現應收款的很多錯誤是人為造成的，給公司資產造成了很大的損失，陷入糾紛時給清欠工作也造成了困難。現在就完全避免了銷售中間環節的人為錯誤，能夠詳細地按部門、人員、客戶、貨物規格統計出銷售發貨回款情況，加強了銷售管理。產品的發貨情況數據取得由原來的幾天縮短到現在的幾分鐘，并且非常精確，工作效率提高了幾十倍。做為有一千多種規格的電機廠商來說，以前統計詳細的銷售資料不僅工作量大，而且差錯率高，現在從銷售方面我們深刻感到信息化管理的好處。