一、概述
1.企業簡介上海汽車工業銷售總公司是上海汽車工業總公司下屬企業,負責總公司內其他廠家產品的對外集中銷售，并為各廠家統一采購主要原材料。其最主要的業務工作為銷售桑塔納整車。隨著桑塔納產量的逐年增加,其年銷量達25萬輛，營業額已突破330億,利潤超過10億。
該公司是大型的全國分銷/經銷型企業，有120多家獨資或合營的分公司、近千家經銷點分布在全國各地。公司在上海有2個主要的產品庫，直接接收各廠家的整車，全國還設有125個分倉庫、中轉倉庫。有6列運車專列、4艘海輪、若干內河運輸船和大批運輸卡車。每月合同開票、憑證數量接近4萬，客戶、供應商等往來戶約六千個。從公司規模、業務量，財政業績等方面衡量，上海銷售公司都是行業里的第一名。
2.總公司組織結構上海汽車工業銷售總公司分總經理室、黨委辦公室、銷售部、財務部、審計部、經營部、管理部、儲運部、物流部、計算機部、企業管理部、市場部等幾個主要部門。另外有12個分銷中心，100多個聯營公司及近100個專賣店。
3.工作特點上汽銷售公司主要是買、賣兩種業務。采購原料時，品種規格繁雜，訂貨合同、庫存、財務應付款之間的數量和金錢關系復雜、混亂，對帳要求特別高。在內部銷售時應收款拖期很長。
整車采購很簡單。銷售時由于業務量極大，對帳要求極高，要求所有銷售開票數量、庫存數量、合同執行數量、開票未提貨數量，以及合同金額、逐筆收款金額、累計應收款金額等動態信息都要核對清楚。另外還有大量的拖欠款信用判斷處理和少量的壞帳處理業務。
總的來說就是，業務量大，數據繁多，動態對帳要求高。
二、管理需求
1、現代企業資源管理（ERP）
內容包括：銷售、財務、采購、儲運、庫存
從上海汽車工業銷售總公司的工作特性中我們已經看到該公司的銷售、財務、采購、儲運、庫存在企業的運作中是十分關鍵的。因此該公司的各階層領導十分重視這項工作，從一九九三年開始建設現代企業資源管理（ERP）系統。經過多年的運行使企業得到了很大收益。
銷售系統
上海汽車工業銷售總公司的銷售管理子系統幫助企業的銷售人員完成客戶檔案管理、銷售報價管理、銷售訂單管理、客戶定金管理、客戶信用檢查、提貨單及銷售提貨處理、銷售發票及紅沖發票處理、客戶退貨及貨款拒付處理等一系列銷售管理事務。該部分以訂單（合同）為核心來管理整個銷售業務。它是一個多環節、連續步驟的系統，通過它用戶可以及時了解到銷售過程中每個環節的準確情況和數據信息。系統在開票時計算機會自動判斷幾項關聯條件后決定是否可以開票，以及不能開票的原因（如無計劃，預付款不夠，以往欠款累計超過限額等）。通過此系統銷售、倉庫、采購、財務、應收款等管理實現了集成一體化。銷售人員可以清楚地知道所有動態業務數據以及相互關系。如倉庫共有多少車，其中有多少是已銷售未提貨的，是哪家經銷商的，是否已經付款，是否已付清款項等等。桑塔納轎車在不斷入庫出庫，業務也是隨時在變化，計算機系統就隨時記錄更新和統計出了所有業務信息。
財務系統
上海汽車工業銷售總公司財務管理主要是基于企業在銷售整車過程中客觀存在的財務活動和財務關系而產生的，根據企業在銷售過程中的資金運動，主要內容包括：日常帳務管理、財政報表管理、費用管理、固定資金管理、流動資金管理、專用資金管理、銷售收入管理和財務支出管理等。
-----財務管理工作的具體內容包括：
1.憑證2.記帳3.銀行帳4.往來帳5.報表及財務分析
以財務為中心的集中管理使企業徹底解決了各項財務核算和帳面核對不準確等方面的問題。同時還處理多單位的集團管理，多幣種的涉外業務以及大量的系統決策分析等功能。
采購系統
上海汽車工業銷售總公司的采購管理子系統能夠幫助采購人員控制并完成采購物料從請購計劃、采購下達至到貨接收檢驗入庫的全部過程?？捎行У谋O控采購計劃的實施，采購成本的變動及供應商交貨履約情況，從而幫助采購人員選擇最佳的供應商和采購策略，確保采購工作高質量、高效率及低成本執行。該系統支持多幣種采購。與庫存、應付帳管理及等子系統均有良好的接口。采購物品收貨檢驗后可按已分配的庫存貨位自動入庫，并及時更新庫存，同時由應付帳子系統完成結轉應付款工作，無需財務人員手工填制憑證。該系統模塊與《開思/ERP》的庫存、生產及應付帳系統同時使用，采購系統將會發揮最大效力。
儲運系統
上海汽車工業銷售總公司的儲運系統是比較先進的，它與庫存系統、條形碼系統、銷售系統、財務系統等有機的結合在一起。在上海汽車工業銷售總公司全國的銷售網絡中通過查詢功能能夠查到某一輛車在某一時刻的有關信息情況。該系統模塊很好地完善了企業的銷售系統，使企業能夠得到更好的發展。
庫存系統
上海汽車工業銷售總公司的庫存管理子系統幫助企業的倉庫管理人員對庫存物品的入庫、出庫、移動和盤點等操作進行全面的控制和管理，以達到降低庫存、少資金占用，杜絕庫存積壓與短缺現象，提高客戶服務水平，保證生產經營活動順利進行的目的。
庫存管理子系統從級別、類別、貨位、批次、單件、ＡＢＣ分類等不同角度來管理庫存物品的數量、庫存成本和資金占用情況，以便用戶可以及時了解和控制庫存業務各方面的準確情況和數據。庫存管理子系統是一個多層次的管理系統，可以從多種角度反映物品的庫存情況。該系統還可以進行物品ABC分類碼的自動計算，庫存物品訂貨數量的自動計算，各種超常規狀態的報警等。系統支持多種計量單位的自動轉換，并與采購、銷售、生產、財務等子系統有良好的接口，可以從這些子系統中獲取或向這些子系統輸送數據，保持了數據的一致性。庫存管理子系統與其它管理系統聯合使用，組成完整的企業管理信息系統。本系統必將成為企業經營管理的強有力的工具，同時為企業帶來良好的效益。
2.條形碼系統
條形碼系統的簡介
上海汽車工業銷售總公司原先的庫存管理是采用批次管理，但是在業務量不斷擴大的情況下，成批的管理在管理細度和客戶服務力度等方面暴露出很多的不足之處。因此，上海汽車工業銷售總公司決定使用先進的二維條碼技術，改變批次管理為單件管理，對倉庫中的每一輛桑塔納轎車進行跟蹤管理。
全國各家經銷網點和倉庫對車輛入庫、出庫及移庫的車輛使用條形碼掃描器，將車輛信息讀入本地局域網。各地局域網上的信息通過路由器、X.25分組交換網傳到總公司的網絡服務器上。總公司的網絡服務器接收到有關信息后，經過預處理后將信息傳送到AS/400主機。整個傳輸過程為自動化處理方式。
條碼的設計包括了很多的復合信息，比如車型、噴漆顏色和種類、發動機號、底盤號碼、出廠日期等。條碼的材料采用不可撕裂、耐高溫、耐濕、耐摩擦的進口材料制作，同時考慮到條碼所包含的信息較多，但不能過長，所以采用PDF417二維條碼制。
與條碼系統相配合，開思軟件公司利用LANSA工具為其倉儲管理設計開發了一套軟件系統。該系統包括有購入操作、提貨操作、移庫操作、退貨操作和調整操作等功能模塊。
這些日常的庫存操作都是從掃描器上獲取車輛條碼信息，從而對相應的車輛進行相關的操作。通過此系統的實現，每輛汽車的操作信息從其購入開始，直至其提貨為止，都將一一記錄于計算機的信息系統中，改變了以前的批次管理狀況，實現了對單車流向的信息跟蹤。這樣給上海汽車工業銷售總公司的管理帶來了許多好處，同時增強了企業在當今市場的競爭優勢。
3.決策分析
該模塊分為:倉儲庫存分析、銷售分析、客戶反饋、PDI檢查分析、市場分析。下面介紹一下這方面的內容。
1）倉儲庫存分析系統
（決策分析-倉儲庫存分析系統菜單）
此模塊可將上海汽車工業銷售總公司所有倉庫中車輛的累計量與狀態量作出及時準確的分析查詢。
2）銷售分析系統
銷售系統已有：年銷售分析、年銷售比較、月銷售分析、月銷售比較、客戶月銷售比較、車輛流向分析、車輛顏色流向分析七個模塊。
實現各類銷售指標任意月（如與去年同期，與上月，與前年同期）的對比分析.
3）客戶反饋系統
此模塊主要反映客戶對桑車整套服務的滿意程度。由市場部錄入數據，根據用戶檔案跟蹤用戶，得到客戶反饋情況，系統進行統計分析后，對各級經銷商進行星級評定。
4）PDI質量檢查分析系統
該模塊將收集倉庫的PDI質量檢測信息進行統計分析，為決策人員及質檢人員在綜合評定車輛質量及在為生產人員、運輸人員提供合理建議時拿出科學的依據。統計分析反映每個車型每個部位的檢驗次數、不合格次數及不同原因的發生次數和以上各類發生的概率，使業務人員清晰地看到不同桑車的各個部位的質量情況及發生原因；同時也反映每個車型每個部位的不合格概率的時間段比較，以掌握車輛質量的動態情況。
5）市場分析系統
本分析系統用于匯總，比較和分析各種車輛在市場上的需求量，供應量。
通過這些信息的反饋，可以使公司及時了解每種車輛在市場中的占有率，在每一個銷售窗口的銷售狀況和在每一個城市中各種車輛的上牌數等，使公司在今后的生產計劃安排，車型的調整，人員的分配等方面有可靠的信息參照，從而作出相應的措施。
4.辦公自動化
上海汽車工業銷售總公司在當前信息化時代為了加強公司內部辦公自動化管理，特別是公文的計算機管理和信息共享，該公司在九八年上半年建立了辦公自動化系統，使用開思軟件公司的“開思/OA（Notes版）V3.0”辦公自動化軟件，該軟件系統主要由十一個模塊構成：公文流轉、檔案管理、活動安排、會議管理、信息采編、個人辦公、公共服務、督查管理、電子郵件、焦點論談、其它事務。
上海汽車工業銷售總公司非常重視《信息采編》模塊的作用，該模塊是通過對各種渠道的各類信息、商業情報進行收集、分類，形成公共信息供查詢；同時可編輯成內部刊物在網上作電子發行或輸出商業情報進行收集印成紙面文件。實現公司內部的信息資源共享，大幅度提高公司的辦公效率。