煙臺汽車制造廠為何能在困難的情況下應(yīng)用計算機信息技術(shù)加強企業(yè)管理，并取得重大成功？這對于非常需要信息化經(jīng)驗指導(dǎo)的國內(nèi)企業(yè)來說，有這樣的一個樣板工程向全國推廣自然是意義深遠。
國家經(jīng)貿(mào)委辦公廳主編的第42期“經(jīng)貿(mào)情況通報”中，發(fā)表了“關(guān)于煙臺汽車制造廠應(yīng)用計算機信息技術(shù)加強企業(yè)管理情況的調(diào)查報告”一文。
文章中說到，企業(yè)管理是一個老話題，但管理如何細化，管理制度如何硬化，管理手段如何強化，長期以來卻沒有解決好。煙臺汽車制造廠幾年來通過運用計算機網(wǎng)絡(luò)和統(tǒng)一的財務(wù)軟件，積極探索企業(yè)內(nèi)部資金流、物流和信息流的一體化管理，活化了資金，加強了監(jiān)控，促進了企業(yè)管理的細化、硬化和強化，其經(jīng)驗值得借鑒。
這通報意味著，“煙臺汽車制造廠應(yīng)用計算機信息技術(shù)加強企業(yè)管理情況”也隨著該文被全國各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市經(jīng)貿(mào)委（經(jīng)委），及520戶國家重點企業(yè)所知曉，所傳播。這對于非常需要信息化經(jīng)驗指導(dǎo)的國內(nèi)企業(yè)來說，有這樣的一個樣板工程向全國推廣自然是意義深遠。
小小的一個煙臺汽車制造廠為何那么“牛”，竟得到國家經(jīng)貿(mào)委的如此青睞？
困境中下大力改造
古人云，“至死地而生”。煙臺汽車制造廠信息化的發(fā)展歷程有點類似于此。
事實上，也許你不相信，“煙臺汽車制造廠現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)”竟是在它非常困難的情況下投資兩百多萬建立的。據(jù)煙臺汽車制造廠計算機中心劉含濱主任介紹，1992～1994年，煙臺汽車制造廠應(yīng)用日本五十鈴技術(shù)，開發(fā)的YTQ1041輕型運輸汽車暢銷全國23個省市，產(chǎn)品出口十幾個國家，年實現(xiàn)利潤3000多萬元。但企業(yè)輝煌了沒幾年，由于同類產(chǎn)品的市場競爭加劇，1995年企業(yè)產(chǎn)品銷售額開始下降，經(jīng)濟效益滑坡。為了扭轉(zhuǎn)經(jīng)營的困難局面，企業(yè)決定學習邯鋼，實行倒逼成本法進行成本控制，雖然投入了大量的人力、物力，但由于企業(yè)生產(chǎn)工藝復(fù)雜，產(chǎn)品品種繁多，成本控制收效甚微。尋其根本原因，就是管理方法和管理手段落后，難以實現(xiàn)成本控制的目標。為滿足企業(yè)管理的需要，煙臺汽車制造廠決定依托大型軟件公司，運用計算機強大的數(shù)字處理功能，聯(lián)合開發(fā)能夠滿足企業(yè)管理各方面需求的現(xiàn)代化管理信息系統(tǒng)。
經(jīng)過反復(fù)論證，從1996年11月起，煙臺汽車制造廠投資近80萬元與浪潮集團山東通用軟件有限公司聯(lián)合開發(fā)了“現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)”,也可稱之為ERP系統(tǒng)，從而形成了一個由Windos NT和Sybase 1.0/1.1數(shù)據(jù)庫為支撐，由一臺服務(wù)器、46個工作站組成的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并在各個車間、倉庫、生產(chǎn)處、供應(yīng)處、銷售處、財務(wù)處等各有關(guān)處室和部門設(shè)立了工作站。系統(tǒng)運行3年來,基本上實現(xiàn)了“信息集成、過程集成、功能集成”的目標，實現(xiàn)了由成本核算向成本控制這一質(zhì)的飛躍，并攻克了信息集成的關(guān)鍵技術(shù)——原始憑證自動編制會計憑證。
這在很多企業(yè)看來是不可能，因為“企業(yè)管理信息系統(tǒng)”一般都被看作是“錦上添花”的東西。但煙臺汽車制造廠的實踐表明，“企業(yè)管理信息系統(tǒng)”不僅能“錦上添花”，還能“雪中送炭”。
不僅僅是節(jié)省采購成本900萬元
如果說煙臺汽車制造廠在困境時上“管理信息系統(tǒng)”的勇氣和它向IT要效益的果敢戰(zhàn)略值得國內(nèi)企業(yè)佩服，那么，該系統(tǒng)目前所表現(xiàn)出來的巨大效益則更值得任何人對它刮目相看。
由于系統(tǒng)將采購成本考核指標同工資掛鉤，極大地調(diào)動了采購人員降低采購成本的積極性。1998年采購成本降低400萬元，1999年采購成本降低了900萬元以上。幾年來，倉儲部門適時處理積壓商品車1245輛，回收貨款2900萬元；銷售部門通過賬齡分析，對應(yīng)收賬款的情況了如指掌，催收貨款有理有據(jù)，使全國430個經(jīng)銷商的應(yīng)收賬款賬齡基本控制在3個月之內(nèi)，極大地降低了壞賬風險；采購部門根據(jù)計算機自動報警系統(tǒng)的適時提示，積極清退生產(chǎn)上不需要的發(fā)動機、前后橋等十幾種零部件存貨，減少資金占用達553.2萬元。
更為重要的是，通過“現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)”這種“財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化”的管理軟件，煙臺汽車制造廠從根本上解決了長期困擾企業(yè)的部門與財務(wù)、倉庫與財務(wù)、倉庫與車間、車間與財務(wù)信息溝通不暢、賬賬不符、賬證不符、賬物不符的信息孤島問題，架起了財務(wù)信息與物流信息的橋梁。它不僅大大提高了會計工作的效率，而且延伸了會計工作的領(lǐng)域，使核算會計向管理會計邁出了一大步，從而大大提高對薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)控管理能力，促進了管理制度的硬化。
企業(yè)管理信息系統(tǒng)，所追求的不正是這樣的目標么？
實施并不是不可逾越的困難