1993年工作流管理聯盟成立，制定了相關的系列標準，同時給出了工作流的定義是："工作流是一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，它根據一系列過程規則、文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間進行傳遞與執行"。當然，還有其他的一些定義，但基本上都說明"工作流是經營過程的一個計算機實現，而工作流管理系統則是這一實現的軟件環境"。

使用工作流來作為經營過程的實現技術，首先要求工作流系統能夠反映經營過程的如下幾個方面的問題：經營過程是什么（活動、任務）、怎么做（條件、規則）、由誰來做（組織、角色）、做的怎樣（監控）。

工作流管理系統的定義是："工作流管理系統是一個軟件系統，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行"。工作流系統不同于ERP系統。ERP系統是面向功能的事務處理系統，更大程度上要滿足企業的業務操作功能（帶有部分固定流程模式，靈活性欠缺），具體解決某個或某些領域的問題，提高事務處理的效率和水平；工作流管理系統的著眼點是面向市場、客戶，是在企業的整個業務層提高企業的業務處理水平，強化企業的市場意識。在工作流管理系統的支撐下，通過集成具體的業務應用軟件系統（ERP、CRM、SCM等），才能良好地完成對企業經營過程運行的支持，在更廣的范圍內，不同的時間跨度上做好企業的經營管理，提高企業的整體水平和競爭力。

2．工作流管理系統的體系結構

為了實現工作流技術的標準化和開放性，異構的工作流管理系統與其他應用系統之間的集成，工作流管理聯盟提出了工作流管理系統體系結構的參考模型，該模型中規范了功能組成部件和接口。參考圖如圖1。

從圖1的體系結構中，我們可以看出，工作流管理系統主要內容分三部分。

軟件構件：完成相應功能的實現，包括流程過程定義，流程的發起、審批、監控、結束等。

系統控制數據：存儲本系統和其他系統進行邏輯處理、流程控制、規則、約束條件、狀態、結果等數據。

其他應用與應用數據：供工作流系統調用的外部應用和數據。

3．系統的軟件構件

通過分析，我們可以看到，工作流管理系統的軟件構件是實現工作流管理的基本構件，負責整個工作流管理的基本功能實現。它包括：工作流模型建立，工作流執行服務，客戶應用管理。

工作流模型建立：工作流模型描述了能夠由工作流執行服務、執行的過程所需要的所有信息，它是工作流管理系統的基礎。它可以利用第三方的建模工具，形象化建立流程模型，并通過接口關系，建立系統所需要的控制數據；也可以通過系統本身的流程定義，直接生成控制數據。在流程定義中，要包括：流程、活動、轉換條件、相關數據、角色、需要的應用等實體。

工作流執行服務：工作流執行服務是工作流管理系統的核心。它是企業經營過程的任務調度器。在過程建立完畢后，將由工作流執行服務進行全面管理、監控和調度具體的實例執行。包括：過程的實例化和執行、為過程和活動進行調度、與外部資源交互、處理相關數據。

客戶應用管理：是客戶操作具體任務和活動的管理模塊，負責工作流任務表中任務的分發管理。可以將一個工作流管理系統中的任務管理器提供給客戶；同時，也可以針對多個工作流產品或者是多個應用系統產品，編寫通用的任務管理器，進行系統的集成；