龐雜的企業(yè)艱難的實施
作為國務(wù)院確定的520戶重點企業(yè)和山西省重點保護優(yōu)勢企業(yè)，山西焦化集團是一個對煤進行深加工，集采煤、洗煤、煉焦、化工、化肥、水泥和投資網(wǎng)絡(luò)科技、對外參股等為一體的國家大型一檔企業(yè)，對上市公司山西焦化(600740)控股。現(xiàn)有職工6800人，占地面積214公頃，總資產(chǎn)25.8億元。
這是一家歷史久、業(yè)務(wù)眾多、在山西省和全國煉焦行業(yè)影響巨大的企業(yè)。
20000米光纖、8臺服務(wù)器、近300臺電腦，70多個單位和部門、6800多職工，近百個倉庫、幾萬個庫存明細(xì)，終端使用者400多人。
這是一個涉及范圍廣、數(shù)據(jù)量大、人員素質(zhì)參差不齊的項目。
如何保證它的成功實施？
在實施前，這是一個迷，現(xiàn)在，迷底要由山焦集團和用友組成的聯(lián)合項目組在十個月后來揭曉。
為此，項目組確定了“總體規(guī)劃，分步實施，穩(wěn)步受益”的基本方針。
首先他們確定第一階段為系統(tǒng)規(guī)劃階段：通過分析公司業(yè)務(wù)、管理需求、發(fā)展趨勢、現(xiàn)有軟硬件環(huán)境等項目實施的前期工作，協(xié)助集團業(yè)務(wù)層掌握用友軟件業(yè)務(wù)流程、管理思相，結(jié)合集團業(yè)務(wù)流程進行深入分析，制定具體實施方法并確定實施進度計劃；
第二階段，完成部分業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，統(tǒng)一企業(yè)編碼體系，重新核對大量的原始數(shù)據(jù)，結(jié)合對業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，對項目實施方案進行模擬運行。
第三階段，通過認(rèn)真細(xì)致、有條不紊的初始錄入；現(xiàn)場操作、安全穩(wěn)定的系統(tǒng)切換，待項目運行平穩(wěn)后實施驗收。
基本方針確定后，項目組根據(jù)企業(yè)實際情況，選擇了從關(guān)鍵環(huán)節(jié)“存貨管理”和“成本管理”入手，因為這樣可以很好的落實“分步實施，穩(wěn)步受益”原則，為其他各功能模塊的開發(fā)打好基礎(chǔ)。
在存貨管理方面，本著最大限度的減少庫存資金占用的原則，通過信息化不但規(guī)范了存貨的采購、管理工作，保證了存貨數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，而且實實在在的降低了庫存資金占用，使公司原來的平均庫存由4000萬元，降低到現(xiàn)在的2000萬元左右，平均庫存周期由原來的50天降低到現(xiàn)在的35天。同時理順了存貨管理程序，如在手工核算管理方式下，由于資金結(jié)算不及時，在庫存管理中常常出現(xiàn)負(fù)庫存的現(xiàn)象，就是物品已領(lǐng)用，但由于結(jié)算不及時沒辦入庫，造成庫存帳面產(chǎn)生紅字，庫管部門報上來的庫存數(shù)據(jù)含有很大的水份，庫存余額往往是正負(fù)抵消后的數(shù)據(jù)，例如帳面上反映的庫存余額是500萬元，而實際可能有900萬元，其中有400萬元的負(fù)庫存，造成庫存資金占用反映不真實，影響了財務(wù)分析的準(zhǔn)確性。
由于集團公司物資管理采用二級庫管理辦法，每個生產(chǎn)車間都有自己的二級庫房，由于信息不流動，不共享，造成部分物資“總庫無庫存，整體大庫存”現(xiàn)象，從而導(dǎo)致重復(fù)采購，大量物資在車間二級庫中沉淀，占用大量的流動資金，庫存周轉(zhuǎn)率非常低，現(xiàn)在通過用友U8管理信息系統(tǒng)存貨管理模塊的實施，一切都網(wǎng)絡(luò)化、透明化、流程化，通過公司內(nèi)部物資的合理調(diào)撥，這種情況得到了根本的改善，也直接帶來了經(jīng)濟效益。
加強成本管理，由于公司一直沿用的是二級成本核算管理，各車間都安排了專門的核算員，由核算員匯總計算出車間成本后再報財務(wù)處歸集分?jǐn)偂Ｓ捎谥虚g環(huán)節(jié)多，核算員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，車間往往從本部門利益出發(fā)，常常發(fā)生人為調(diào)整成本的情況，致使成本管理混亂，如：某車間在月底核算成本時，發(fā)現(xiàn)超計劃，為了不受罰，就會把本月出庫的材料價格改變，該是1萬元，只當(dāng)10元出庫，到下月節(jié)約下后再補上。有時還發(fā)生修理費不及時進成本等現(xiàn)象，打時間差，致使成本難以控制。通過成本模塊的實施，結(jié)合公司推出的市場化管理措施，將各種控制成本的措施融入系統(tǒng)，成本系統(tǒng)本身就約束了人為的過錯，提高了成本核算的準(zhǔn)確率，同時也減少了核算人員，公司各項產(chǎn)品的單位成本有了不同程度的下降，也為公司帶來了間接的經(jīng)濟效益。
通過用友軟件在山西焦化的信息化實踐，提高了企業(yè)安、穩(wěn)、長、滿、優(yōu)運行水平和適應(yīng)市場的供產(chǎn)銷運轉(zhuǎn)能力，同時也給企業(yè)帶來了極佳的經(jīng)濟和社會效益。
十年修得同船渡，百年修得共枕眠。
以黑色煤炭為本的山西焦化集團，以紅色為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)色的用友軟件，從1999年開始相識，經(jīng)過三年相戀，終于在“十月懷胎”后，分娩“山西焦化集團ERP”這個新生兒。
一個全新的信息化的山西焦化集團呱呱落地了。所不同的是，這里沒有新生兒向世界宣告的哭聲，沒有來自親人和朋友的鮮花和紅包，成功的喜悅在十個月的艱辛中被慢慢化解。來自用友的項目實施組正開始逐漸從這里撤離，這些“吃住在一起，公司里的老熟人”趙寧、張敏、鄧光明、劉巖都要離開了，楊力的言辭中透著留戀。
信息化永遠(yuǎn)沒有完結(jié)，U8-ERP在山西焦化集團的實施暫時告一段落，但更遠(yuǎn)大的信息化建設(shè)目標(biāo)正在規(guī)劃，今后，他們的戀情還將繼續(xù)。