王曉巖總監說:“按照常規工作模式,開發管理軟件都是由用戶提需求,廠商或集成商組織開發,但對于
ERP系統來說,這樣做周期太長,R/3系統具有許多模塊,這些模塊是通過幾千個參數(Switch)配置的方式實現不同的功能,來滿足和適應不同企業的需求,在實施之前,德勤公司為聯想的
ERP系統進行了項目咨詢,按照德勤的方法論,該項目需通過五個階段來實現,第一階段是范圍評估,第二階段是目標確認,第三階段是流程設置,第四階段是系統配置和測試,第五階段則是交付使用。實施過程中,我們認識到,第三階段流程設置是該項目實施的關鍵階段。”對于流程設計,聯想主要關注于三個層次的工作:第一層是清理、規范了現有流程,找出缺少的流程,把不規范的流程規范化。第二層是對流程的系統化、集成化,如利用R/3中的物料管理模塊,將所有事業部原來不統一的做法標準化,像采購系統,原來公司的做法是在臨近采購時拿出單據直接報賬,這是一種零散的做法,而R/3系統使每一部門在采購前必須經過系統審查后,訂單才可以到部門。同樣的方法也在財務、銷售、生產和制造領域發揮了作用,使公司內部真正形成了幾個相互協同作業的支持子系統。第三層是將這些優化統一的流程在計算機系統中實現,即電子化,達到信息的集成、準確和實時。
最初的進度要求是,所有流程設計都必須在第三階段完成,包括系統培訓在內,但這種進度設計是基于實施人員對R/3系統非常很了解的前提之下,但實施如此大的系統對于聯想還是第一次,對于德勤公司的方法論和SAP公司的R/3系統如何與本企業的流程相結合還不完全理解。“實際上到了項目實施的第四階段,我們才真正了解了第三階段的要求,在真正理解了方法論的含意后,我們又回過頭來對第三階段的缺陷進行彌補、修正,通過這次
ERP的實施,我們認識到對一個事物的認識絕不是完全按順序發展的,而是在不斷實踐的過程螺旋上升、反復交錯的。德勤的方法論本身只是一個思想,對于這些思想的理解就像學游泳一樣,無論老師如何強調姿勢和要領,但只要你沒有下過水,你就永遠也不會真正了解那些要領的含意,只有在實踐的過程中才能夠完成對動作要領的回想和完善。”
雖然R/3系統設計了一系列的Switch,但對于一個中國的大企業來說,不可能所有的功能都能通過Switch來實現和滿足,對于R/3系統中極富特色的部分,公司都不計代價地吸收到了其
ERP系統中。如信用管理,過去聯想對信用管理的認識僅限于是支持某一產品銷售的促銷手段,由于國內企業資金普遍較為緊張,因此常常將信用額度作為支持銷售的手段,長期以來信用額度一直是由各個產品銷售部門自行掌握,但從國際標準的角度看,信用額度代表著一個企業的資金狀況,在這一方面聯想吸取了系統的寶貴經驗,將信用額度集中到了事業部一級進行管理。
對于R/3系統的不足,在聯想
ERP系統也得到了補允。例如聯想集團經過多年的實踐和摸索,在自行開發的財務系統中積累了寶貴的經驗,在1995年以后,根據當時的財務狀況,聯想公司發現,所購買的元器件隨著庫存時間的增加,其價值也發生了變化,因此不能按原值充損,但在庫存賬目上所反映的卻仍然是購進時的價值,沒有體現出虧損,導致大家都不關心對庫存產品的處理,使庫存越積越多,給企業造成很大的經營風險。另外,由于國內的特殊原因,許多企業的應收賬款長期不能回收而成為壞賬。針對這種情況,賬務系統制定了一項“計提兩面金”制度,即“計提削價準備金”和“計提壞賬準備金”。“計提削價準備金”的具體操作方法是,當產品進入庫存后三個月就開始折算損耗,在損益上減去10%,一年以后,該產品無論是否已經賣出,在賬面上已經沒有價值了。而“計提壞賬準備金”也是以同樣的方法將可能成為壞賬的資金先行計提,一旦回收還可以反沖。這些優越的特性都在
ERP系統中得到了保留,并與R/3系統開發了相應的接口。正因為聯想是一個IT企業,擁有一大批對應用系統極為了解的科技人員,他們對IT技術本身的把握能力非常強,因此,在這些系統的二次開發過程中,聯想的科技人員發揮了極大的作用。
ERP帶來了什么? 在談到
ERP系統對企業業務流程所起的作用時,王曉巖總監說:“流程設計是配置的基礎,但反過來配置又會對流程有一定限制,因為流程設計不能是無邊界的想像,它必須結合系統去做。另外,在設計流程過程中,必須對許多細節非常清楚,如果不結合系統就很難深入到細節,在第三階段,項目組清理、規范和優化了77個業務流程,在全公司范圍內,特別是業務部門進一步鞏固了流程和流程優化的意識,初步掌握了流程優化的方法,為公司通過規范化的管理提高競爭力打下了基礎。通過
ERP的實施,初步實現了流程的電子化,利用IT手段實現了信息的一次處理與共享機制,把串行工作流程改造為并行工作流程,同時轉變為以客戶為導向設計流程,為今后以
電子商務為核心的互聯網業務提供了前提。
ERP的實施減少了工作中的冗余環節,促進了公司的管理扁平化,為新的矩陣管理的引入和變革提供了技術條件。”
聯想
ERP系統從技術上講是一套先進的信息系統,這套系統擁有較強的開放性和穩定性。聯想實施的這套系統在國際上擁有較為廣泛的客戶和市場影響力,圍繞系統、開發了許多標準的應用接口,這些軟件對于聯想在新經濟時代的發展具有重要的意義。
ERP的實施,為聯想在企業信息功能和結構方面建立了統一的業務標準,使其擁有了一個統一的信息平臺,利用這個平臺,可以對整個公司的信息流進行統一的規劃和建設,公司的財務、銷售、庫存管理等多個環節被集成在同一個信息系統里面,減少了數據冗余,使整個公司的信息流動更加有序和安全。由于系統高度集成,用戶訂單、庫存、采購等業務流程中的數據流能夠進行實時更新,數據也實現了在用戶之間的集成和共享,既保證了用戶的滿意度,又是企業降低運作成本、提高盈利水平和工作效率的保障。