山焦集團(tuán)的管理信息化得從1990年算起，早在那個(gè)電腦還是神秘的奢侈品時(shí)，他們就投入30多萬元開始了對購銷服務(wù)信息化的嘗試。但真正影響山焦集團(tuán)信息化建設(shè)的當(dāng)數(shù)1994年的信息化建設(shè)。“當(dāng)時(shí)找了太原的一家電腦公司，與我們來共同開發(fā)。”現(xiàn)任信息管理部主任楊力回憶道。他們從實(shí)際出發(fā)，選擇了從財(cái)務(wù)入手，希望將整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)做進(jìn)去。
雖然楊力并沒有直接參與那次“信息化試驗(yàn)”，因?yàn)?994年的他還只是技控中心一位進(jìn)廠不過5年的小職員。但現(xiàn)在負(fù)責(zé)集團(tuán)信息化建設(shè)的他對那次慘痛的教訓(xùn)體驗(yàn)得比誰都深，也就是這一年，公司派原本學(xué)自動(dòng)化控制的他重新去大學(xué)學(xué)計(jì)算機(jī)專業(yè)。
“當(dāng)時(shí)做了近一年，開發(fā)了非常多的模塊，但最后做成的可能只有那么一套，就是勞資上有一小塊，運(yùn)輸上有一個(gè)報(bào)表系統(tǒng)，剩下的基本上都是屬于那種不了了之，完了之后沒有用起來。”事隔十年，并非當(dāng)事人的楊力仍然感到來自內(nèi)心的沉痛，“當(dāng)時(shí)只是搭了一個(gè)框架，有那么一個(gè)網(wǎng)(局域網(wǎng))。”此后山焦集團(tuán)的信息化暫時(shí)無人提及，直到1999年。
由于業(yè)務(wù)發(fā)展導(dǎo)致信息量越來越大，而且山西焦化己經(jīng)于1996年上市，根據(jù)證監(jiān)會(huì)“三分開”原則，集團(tuán)與上市公司的財(cái)務(wù)是必須分開的，原來的手工處理方式讓財(cái)務(wù)部門傷透了心。
1999年，山焦集團(tuán)冒著風(fēng)險(xiǎn)再一次與軟件廠商開始了合作。這一次，他們選擇了用友。因?yàn)楫?dāng)時(shí)用友的財(cái)務(wù)軟件已經(jīng)在中國市場上風(fēng)卷殘?jiān)瓢愕卣碱I(lǐng)了財(cái)務(wù)軟件大部分的市場。
“當(dāng)時(shí)選了用友8.1的版本。后來一接觸，用上那個(gè)東西，感覺不錯(cuò)。”
自從用友8.1版本的財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用順利后，“又開了好多別的功能。原來只想做總帳、報(bào)表，后來慢慢把其他業(yè)務(wù)也做起來，慢慢越擴(kuò)越大。”擴(kuò)大不會(huì)沒有終止，因?yàn)?A style="FONT-SIZE: 14px; COLOR: #0000ff; TEXT-DECORATION: none" target=_blank>財(cái)務(wù)軟件的局限性也在日益顯露，而信息化已經(jīng)不僅僅是財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的事情了。
這時(shí)候．ERP來了，楊力意識(shí)到機(jī)會(huì)再次光臨。
跟著ERP走
山西焦化集團(tuán)雖然選定ERP作為信息化整合的新支點(diǎn)，但1999年與用友成功合作的喜悅，并沒有讓1994年的傷疤完全吻合。這一次大動(dòng)作，他們更加慎重。為了選型，山焦集團(tuán)成立了由財(cái)務(wù)部門、計(jì)算機(jī)管理部門、業(yè)務(wù)部門等部門組成的六人小組，同時(shí)，還吸收了幾位外單位行家。
“我們自己和好幾家公司在接觸，一塊到外面看看哪些做得好。”六人小組在全國各地開始了實(shí)地調(diào)研和考察，“前前后后的，斷斷續(xù)續(xù)的，做了好幾年的調(diào)研。”由于原來有一次失敗的教訓(xùn)，這次找公司合作開發(fā)時(shí)，他們確定要“買商品化軟件，買成型的東西，回來再把它改一下”。
當(dāng)時(shí)國內(nèi)好一點(diǎn)的，就是浪潮、用友、金蝶、安易這些企業(yè)，而金蝶當(dāng)時(shí)還沒有完全進(jìn)入山西。通過前期篩選，最終評選的企業(yè)進(jìn)入了山焦集團(tuán)的視線，“鎖定了兩家”。
通過深入軟件企業(yè)實(shí)地考察，然后組織專門業(yè)務(wù)人員來聽實(shí)際講解，“通過對用友實(shí)力的分析，從企業(yè)規(guī)模、市場占有率和軟件產(chǎn)品本身的情況分析，最后比較下來，我們覺得應(yīng)該是選擇用友。”楊力覺得當(dāng)時(shí)選擇用友并不像現(xiàn)在這樣胸有成竹，不過，他覺得這個(gè)寶押對了：“從現(xiàn)在看，還是我們選擇對了。”
龐雜的企業(yè)艱難的實(shí)施
作為國務(wù)院520戶重點(diǎn)企業(yè)和山西省重點(diǎn)保護(hù)34戶優(yōu)勢企業(yè)之一，山西焦化集團(tuán)有限公司是一個(gè)以對煤進(jìn)行深加工，集洗煤、煉焦、化工、化肥為一體的大型一類企業(yè)。這是一個(gè)范圍廣、數(shù)據(jù)量大、人員素質(zhì)參差不齊的項(xiàng)目，如何保證它的成功實(shí)施?首先，他們確定第一階段為系統(tǒng)規(guī)劃階段：通過產(chǎn)品實(shí)施的前期工作，協(xié)助集團(tuán)決策層掌握用友軟件業(yè)務(wù)流程、管理思想，對集團(tuán)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深入分析，制定具體實(shí)施方法并確定實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃；在實(shí)施準(zhǔn)備階段，將完成數(shù)據(jù)和各種參數(shù)的準(zhǔn)備和設(shè)置，其中包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、系統(tǒng)安裝調(diào)試、實(shí)施方案測試等等；然后由用友對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，并進(jìn)行實(shí)施方案模擬運(yùn)行；待一切條件成熟，經(jīng)雙方確認(rèn)系統(tǒng)達(dá)到雙方要求后才進(jìn)行系統(tǒng)切換，以保證項(xiàng)目萬無一失。最后，進(jìn)行實(shí)施驗(yàn)收。