如何控制風險 有了正確和明確的認識后,在實施
ERP中最重要的就是如何控制實施項目中的風險,即如何進行有效的實施。
首先,實施
ERP應該認真采納“整體規劃,分步實施,關注試點,持續優化”的實施策略。有些企業做到了“整體規劃,分步實施”,但忽略了“關注試點,持續優化”。在某一階段工作完成后,并未就
ERP對管理的促進和需要持續優化方面進行總結,并堅定不移地全面地進行后續推動。
其次,在具體每一階段的實施中,我們可以歸納出以下重要的控制風險的因素:
1)企業高層管理的強力支持。如果企業高層不能清醒認識實施
ERP的目的和風險,就不會注入足夠的資源(尤其是業務部門的人員)參與到項目中,不會投入足夠的精力參與項目的各種重大決策,不會為
ERP項目營造足夠的聲勢使全體員工在意識上做好迎接管理變革的準備。
2)業務部門積極參與,項目資源投入充分。很多企業在
ERP項目早期會把它當成是IT部門或企劃部門的信息工程項目,項目小組通常只由IT人員和咨詢顧問組成,而沒有業務部門的參與。這樣導致的后果是項目周期的拖長和總體資源的浪費。因為IT人員缺乏業務背景和決策能力,而顧問對企業的了解較少,項目小組的工作結果往往不被業務部門接受,而且項目的決策周期通常很長。業務部門的充分參與,使項目組有足夠的授權,不但可以使項目中問題的決策周期大大縮短,而且更重要的是使企業整體更早做好迎接管理變革的準備。成功的企業都為項目投入極大的資源,如聯想集團建立了一個80人的項目小組,使項目推進得以順利進行。
3)企業與咨詢方的密切合作和相互理解。任何把
ERP項目當作是咨詢方的項目都會導致不成功。原因是咨詢方不可能對企業有深刻的了解,也不可能為企業作決策。咨詢方的主要責任是向用戶提供管理改進的建議和技術支持,以及知識傳遞。企業只有把
ERP項目真正當作自己的項目,才能充分發揮咨詢方的作用和實現自己管理變革的目標。
4)內部溝通要充分。由于
ERP實施通常要涉及企業的相關部門,而不僅僅局限于項目小組,內部溝通就顯得十分重要。順暢的溝通可以提高問題處理和決策的效率。
5)充分的用戶培訓。使用
ERP系統將在較大程度上改變員工現有的操作方式或流程。如果在系統投入使用前不對用戶進行充分的培訓,將直接導致大量數據錯誤或操作錯誤。而
ERP系統是整合性很強的系統,業務的操作會自動在財務中體現出來。若有大量的業務操作失誤,財務系統將產生紊亂。這也是部分企業實施
ERP失敗的原因之一。
6)充分的數據準備。沒有準確的數據就沒有成功的
ERP。從
ERP實施項目一開始,就重視數據的準備工作,是避免實施風險的重要因素。數據準備包括數據整理、規則統一、數據倒入等工作。明確項目中的數據管理組織及責任是非常必要的。
總而言之,有了對
ERP及實施的正確認識,將降低企業實施
ERP并全面推進信息化的風險。