(二)ERP問題分析
1、決策問題
在戰(zhàn)略規(guī)劃上，每個(gè)企業(yè)都應(yīng)有一個(gè)長期的IT系統(tǒng)規(guī)劃，在此基礎(chǔ)上明確ERP系統(tǒng)的實(shí)施范圍和內(nèi)容，缺少IT支持的ERP項(xiàng)目將隱含著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在項(xiàng)目準(zhǔn)備時(shí)，就應(yīng)選擇好硬件和網(wǎng)絡(luò)方案，選擇好ERP系統(tǒng)和評(píng)估咨詢伙伴。另一方面，應(yīng)用ERP不是一般意義上的企業(yè)信息化建設(shè)，也不應(yīng)只看作一個(gè)簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)硬件、應(yīng)用軟件和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的建設(shè)，否則它的實(shí)施將缺乏戰(zhàn)略意義。應(yīng)用ERP須結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)，對(duì)ERP項(xiàng)目進(jìn)行需求分析，認(rèn)真研究ERP的作用、特點(diǎn)及其適用條件和范圍。在短缺經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)拼命爭(zhēng)技改、搶項(xiàng)目、搞基建、換設(shè)備，導(dǎo)致制造能力大量過剩，銷售和供應(yīng)能力則很弱。
在決策問題中，特別應(yīng)提到選擇ERP軟件的問題。
首先，許多企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)只因?yàn)閯e的企業(yè)也在運(yùn)用。軟件選擇并不只是技術(shù)部門的事，必須要有業(yè)務(wù)人員和高級(jí)管理人員的參與。軟件選擇問題就源于企業(yè)沒有定義好自己的需求，也沒有恰當(dāng)評(píng)估要選擇的ERP系統(tǒng)，當(dāng)兩者不能匹配時(shí)，問題就產(chǎn)生了。缺乏明確的實(shí)施期望和企業(yè)目標(biāo)是導(dǎo)致ERP實(shí)施失敗的根本原因。
其次，ERP軟件本身也存在許多不足。國外的ERP軟件較成熟，系統(tǒng)集成性好、穩(wěn)定性強(qiáng)，容易滿足企業(yè)的需求程度，而國內(nèi)的ERP軟件則本土化些，較符合中國的會(huì)計(jì)制度。選擇必須要深思熟慮。
最后，ERP系統(tǒng)還有一個(gè)客戶化的問題。各類企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模和類型各不相同，特別是中國企業(yè)和國外企業(yè)相比，企業(yè)管理機(jī)制不同，人員素質(zhì)差別較大，國外的ERP軟件對(duì)于中國企業(yè)就有一個(gè)國情、廠情的問題。企業(yè)的變化是絕對(duì)的，ERP系統(tǒng)必須具備良好的柔性，能夠方便用戶二次開發(fā)，否則企業(yè)套上的就是一副枷鎖。在二次開發(fā)前，企業(yè)還要慎重考慮、認(rèn)真分析，在修改軟件和改革企業(yè)現(xiàn)行管理制度上做出選擇。
由此可見，企業(yè)減少?zèng)Q策問題，就要明確企業(yè)的需求，明確管理要達(dá)到的目標(biāo)，并看到實(shí)際管理中存在的問題；軟件選擇時(shí)要考慮系統(tǒng)的開放性及軟件對(duì)企業(yè)的適用程度，立足于企業(yè)當(dāng)前和今后發(fā)展的需要；商品化軟件應(yīng)有配備齊全的文檔資料，以滿足用戶化及二次開發(fā)的需求；選擇軟件時(shí)還要考慮供應(yīng)商的信譽(yù)和實(shí)力，應(yīng)有良好售后服務(wù)的支持；同時(shí)，企業(yè)原有資源在實(shí)施ERP軟件時(shí)應(yīng)能得到保護(hù)。
2、實(shí)施問題
在ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程中會(huì)碰到各種問題，主要有實(shí)施隊(duì)伍的組織、成本控制、質(zhì)量管理和結(jié)果評(píng)價(jià)問題。
首先，ERP項(xiàng)目實(shí)施小組的成員應(yīng)由具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)中的管理人員、業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員組成，系統(tǒng)完全外包或僅由內(nèi)部人員進(jìn)行都會(huì)增加系統(tǒng)實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)。管理人員缺乏領(lǐng)導(dǎo)能力也是風(fēng)險(xiǎn)來源之一。在實(shí)施中協(xié)調(diào)各部門的工作、統(tǒng)籌安排所有參與人員、提高工作效率、避免扯皮現(xiàn)象則是降低問題的必要條件。
其次，要對(duì)實(shí)施成本進(jìn)行控制。實(shí)施成本包括硬件費(fèi)用、軟件費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用、咨詢費(fèi)用以及維護(hù)費(fèi)用等。而總體如何合理安排費(fèi)用，將成本控制在預(yù)算之內(nèi)，降低成本，是企業(yè)要認(rèn)真考慮的問題。
ERP項(xiàng)目的投資之大足以令CEO發(fā)慌，成本很難控制，并且企業(yè)往往會(huì)漏計(jì)其中的某些成本。第一，培訓(xùn)費(fèi)用是最難控制的預(yù)算項(xiàng)目，ERP培訓(xùn)費(fèi)用的不變規(guī)則是培訓(xùn)費(fèi)用和時(shí)間將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過你的預(yù)期，幾乎每個(gè)員工都必須學(xué)會(huì)一套全新的流程，ERP項(xiàng)目最重要的是強(qiáng)迫你在管理上做許多改變。如果培訓(xùn)費(fèi)用不到位，企業(yè)將在以后付出更高的成本。第二，ERP與企業(yè)其它軟件連接的集成測(cè)試成本也會(huì)被遺漏，連接工作消耗的時(shí)間和費(fèi)用會(huì)超出你的預(yù)期。第三，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和分析也需花費(fèi)大量的資金，原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)必須修正到與ERP實(shí)施流程相匹配，數(shù)據(jù)更新將是一件繁重的工作，而且還需根據(jù)企業(yè)的需求進(jìn)行分析。第四，咨詢費(fèi)用將很昂貴，企業(yè)必須謹(jǐn)慎聘請(qǐng)咨詢顧問，并明確規(guī)定其應(yīng)達(dá)到的咨詢目標(biāo)。
最后，要對(duì)ERP項(xiàng)目的實(shí)施質(zhì)量和結(jié)果作出評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)實(shí)施效果時(shí)，要對(duì)照實(shí)施目標(biāo)，運(yùn)用客觀的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的評(píng)價(jià)方法，不能忽略任何環(huán)節(jié)。特別在項(xiàng)目流程中，應(yīng)健全ERP項(xiàng)目的管理體制和運(yùn)作機(jī)制，采用項(xiàng)目管理技術(shù)對(duì)實(shí)施過程進(jìn)行控制和管理，科學(xué)實(shí)施計(jì)劃、明確階段成果、嚴(yán)格成果審核、通暢信息傳遞，兼顧控制和效率。
因此，科學(xué)的實(shí)施辦法和程序是降低實(shí)施問題的主要方面。實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)，要總體規(guī)劃、全面實(shí)施、模塊清晰、重點(diǎn)突破、有序進(jìn)行；要設(shè)立專項(xiàng)機(jī)構(gòu)，最高決策人員要參加到領(lǐng)導(dǎo)小組中，并具備足夠權(quán)威和協(xié)調(diào)能力以及豐富的管理經(jīng)驗(yàn)；對(duì)ERP項(xiàng)目涉及的人員則要分別進(jìn)行項(xiàng)目培訓(xùn)，使管理技術(shù)和信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合；系統(tǒng)用戶化之后，準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行模擬測(cè)試是不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)；走出磨合期后，系統(tǒng)就可以切換運(yùn)行了。
3、其他問題
首先是安全問題。在安全管理上，普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在被非法入侵的可能性風(fēng)險(xiǎn)。自然社會(huì)中則往往有意外事故或?yàn)?zāi)難發(fā)生，如水災(zāi)、火災(zāi)等，這會(huì)給ERP系統(tǒng)帶來毀滅性的打擊。面對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)有周到的準(zhǔn)備，在一開始就建立遠(yuǎn)程備份和恢復(fù)機(jī)制。
其次是外圍問題。企業(yè)選擇的ERP系統(tǒng)如不符合政府法規(guī)或行業(yè)要求，會(huì)導(dǎo)致違規(guī)行為，問題由此發(fā)生；項(xiàng)目如不能按期完成，會(huì)導(dǎo)致股東、客戶及供應(yīng)商的不滿，企業(yè)將承擔(dān)違約風(fēng)險(xiǎn)；當(dāng)國內(nèi)或世界經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)波動(dòng)時(shí)，企業(yè)可能沒有足夠的資金來維持ERP項(xiàng)目，這需要企業(yè)對(duì)國際形勢(shì)和世界經(jīng)濟(jì)具備前瞻性的預(yù)測(cè)能力。