在數據輸入前，我們根據公司的實際情況已經設置了相當合理的代碼體系和數據格式，為此我們在數據輸入時應嚴格按照數據的格式進行，這樣可以產生好處：

(1)可以保證數據的完整一致。

這樣每個準備客戶信息的人，都知道客戶資料應該包括:客戶名稱、編號、納稅登記號、地址、聯系人、電話和信用額度等數據項，這樣可以保證數據的完整與一致性，同時也提高了數據輸入的效率與效果。

(2)便于核對數據。對在Excel中輸入好數據核對無誤后，就可以把數據直接輸入到ERP系統中，并把輸入到ERP系統的數據生成報表轉換成EXCEL格式數據，再運用一定的函數去和Excel中的數據進行自動核對，檢驗在輸入過程中是否出錯。這樣核對起來非常容易，效率也很高并且不會出現錯誤(除非核對公式用錯).

(3)選擇合適的數據格式轉換程序。對于大型企業基礎數據量很大，這時如果仍沿用上述方法工作量就會非常大，這時就需要運用專門的數據轉換程序，把按一定格式的準備數據(比如EXCEL)轉換成ERP系統的數據庫格式。這樣既可以保證數據錄入的效率又可以保證數據格式的正確性。

4.保證數據關系安全性

ERP系統數據間關系非常復雜，除了由關系型數據庫系統強制實現的各種數據庫級的關系外，還有許多由系統的應用程序來保證的應用程序邏輯(例如一種原材料必須具有一個預先指定的存儲該類材料的倉庫;一個人員必須具有一個預先定義的該人員所屬的部門類)。無論采用何種辦法，任何輸入系統的數據必須同時滿足這兩種限制條件，否則可能對系統產生不可預料的后果。

5.做好數據格式設計與數據輸入的人員溝通與部門協調。

高效率的ERP系統所需的數據來源于企業生產第一線，因此數據的收集在很大程度上依賴于企業的第一線人員。因此應該在與一線人員充分交流與溝通的基礎上設計出他們能夠理解和操作的合理數據格式和數據表，供他們收集整理數據之用。同時ERP系統又跨若干個部門，系統所需要的數據來源于各個部門，同時這些數據之間具有一個的邏輯關系。為了做好數據的收集與輸入工作，保證數據輸入的高效率，必須做好各部門人員的溝通與協調工作，并運用各種激勵措施提高相關人員的積極性，以實現數據輸入的一致性和完整性。

綜上所述，ERP系統試運行前的數據準備是一個相當繁瑣的工作，是一個系統工程，它直接決定著企業實施ERP系統的成敗。為此實施ERP系統的企業一把手和信息化負責人一定要做好有關數據準備的管理工作，同時有關參與人員也應該做好密切的配合工作，最終保證企業ERP系統的成功實施，并企業帶來競爭力和經濟效益。