一、數據的分類

根據數據的作用與處理狀態不同，我們把ERP系統中數據分為初始靜態數據和業務輸入數據、業務輸出數據。

1、初始靜態數據。一般包括企業有關架構數據、代碼、物品工藝路線、初始庫存數據、工作中心數據等。并根據企業所處客觀環境的變化，對數據進行定期與不定期的維護，故靜態數據是相對的。

2、業務輸入數據。包括材料出入庫數據，物品入、出庫數據和銷售訂單數等日常業務處理數據。這些數據是企業日常生產活動中經常變動的數據，需要隨時維護。

3、業務輸出數據。包括物品庫存數據、可用庫存量與物品的計劃需求量和物品有關成本、預算對比分析等。是對有關業務數據處理、查詢、匯總和分析結果的輸出。

二、數據的準備

企業從各主要業務數據中抽取一些典型數據，作為以后ERP試運行和系統測試的基礎數據，各部門應認真準備與本身業務有關的數據，填寫數據收集表.

三、數據準備的要求

在ERP系統運行前的數據輸入與正式運行時相比有許多不同之處。在系統正式運行時，數據輸入主要是由企業的各部門人員人工輸入。輸入的數據以交易數據為主，主數據為輔，一般只需每天將當天的數據全部輸入系統結清即可。而在系統運行前的數據輸入卻需要IT人員的大量直接介入，因為輸入的數據不僅包括交易數據(主要是未結的訂單等)，而且還包括大量的主數據(例如原材料、企業組織結構數據、財務數據等等)。

然而，此時數據輸入量非常大，而且所有數據必須在很短的時間內輸入系統。因此，我們應當注意以下幾點要求:

1.做好數據輸入人員的合理分工

由于系統初始化的數據量和種類非常大，如果讓一個人或幾個人來完成可能會造成數據輸入的混亂，為此我們必須在數據輸入前做好嚴格的、合理的人員分工，保證數據輸入工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產、生產、庫存、訂單、供應商、銷售、客戶等來合理的分組與組內分工。

2.保證數據正確性

數據正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數據本身必須是正確的(即數據來源是正確的),否則會造成“垃圾進、垃圾出”的數據處理有效率無效果現象;數據本身的正確性更多的依賴于企業各部門數據收集人員,他們應當保證上交數據是正確的,沒有遺漏、重復,也沒有過時、失實的數據。其次在把收集到的數據輸入系統的過程中，不能引入任何附加的錯誤。基礎數據輸入的準確與否是決定系統實施成敗的關鍵。有了正確的數據，我們應當保證在數據輸入的過程中不能引入任何附加的錯誤。為避免任何輸入的附加錯誤，應采取以下重要步驟:

(1)定義關鍵的數據元素，如物料代碼、工藝路線、物料清單、工作中心、訂貨策略、項目類型和損耗率等。

(2)在數據輸入系統前，將系統的信息需求與信息使用者的需求進行核對，使每個人提前知道什么信息時可用的、報告是什么樣子.

(3)定義系統的全部信息和信息來源，識別關鍵信息與非關鍵信息。比如表1客戶的信息有很多不同的數據項，可以把其中的幾項先載入系統，而其他的數據項可以以后再載入或可以先不用。所以要確定哪些數據項要求必須載入，哪些是可以以后要載入的，哪些可能永遠不用的，還要指定負責確定所用數據項的數據庫表、部門和人。

(4)對經常變化的數據，必須在系統內實時反映其變化情況。要定期檢查，如果有必要的話，修改這些數據。

(5)建立一個相對合理的數據輸入的邏輯順序，避免正確的原始數據由于數據的邏輯輸入不正確造成嚴重的數據附加錯誤。