為什么ERP系統在演示時流程都跑得很流暢，但一到用戶手使用時，就全變了味?這其中的奧妙在于哪里呢?這是因為ERP系統在演示時，都沒有考慮例外情況。而企業日常活動中，總難免會出現意外情況。對于這些意外情況，ERP一般都規定了比較嚴格的處理要求。但實際上，企業的日常管理通常都達不到這個要求。

也就是說，企業的實際運營與ERP的要求還有差距。但是，兩者的差距到底有多少呢?也沒有人專門作過統計。今天筆者來總結一下，企業由于各種因素的限制，一般在哪些方面沒有達到ERP的要求。

一、原材料入庫與領料的矛盾

如一筆原材料，在1月5日晚上8點，供應商送到企業。但是，員工都下班了，只剩下一個倉庫值班員在上班，人家不會ERP的相關操作。若在平時，可以在第二天下班再補單據。但是，有可能這筆材料是急料，生產部門當天晚上10點就要安排生產，需要用到這筆材料。企業往往在系統沒有開出單據的情況下，就直接從倉庫中領料。若不像前面用料那么急，通常直接領料第二天再補料也沒有多大關系，只要別忘了補單子就可以了。但是，現在就有點麻煩了。第一，這筆材料一入一出要補兩張單據，而且必須先補入庫單，再補領料單(如果順序搞錯，要么領料單無法審核，要么會出現負庫存);第二，如果忘了補單麻煩就更加大了。筆者遇到過一個客戶，他們曾經因為這種情況沒有錄入單據。而后干脆都忘了這件事。如此一來，材料的入庫出庫的數量是對平了，軟件上看不出問題來。可在對賬時，才發現供應商送過這批材料。事后，查了好久，才發現已經在生產線上用掉了。

在很多企業，這種情況都普遍存在。因為，在晚上一般都沒有文員值班。也就是說，ERP系統操作員不能夠時刻就位，這就會導致ERP系統的單據無法及時錄入。而這跟ERP系統的單據及時錄入的原則相違背。那該如何調和這兩者之間的矛盾呢?

筆者認為，可以采取如下這幾種方案。

1、當ERP操作員不能就位時，先用手工單據代替，第二天上班后，再在系統中補錄。在實際操作時，還是需要注意調查清楚之前所有的入出庫動作和相應欠缺的單據。同時，有些單據還要注意先后順序。為了確保無誤，企業可以按部門設立錄入單據的時間限制。如對于倉庫部門，要求在第二天上班后，半個小時內，把昨天晚上的交易單據補齊;而生產部門，則在接下去的半個小時內，把單據補全。如此，就不會發生負庫存或者單據無法審核的問題了。

2、可以對一些員工進行簡單的培訓。雖然一線的操作員，不怎么會利用電腦，但是，稍加培訓后，其還是可以進行一些簡單的操作，如單據的生成等等。當然，企業在排班時，也可以做一些調整，把那些有一定電腦基礎的員工，排在不同的班次。其次，可以給他們開單據的權限，而沒有審核的權限。如此，第二天上班后，其他人員可以對他們開的單據校對一次，看看有沒有錯誤，校對無誤后，再審核。這樣就可以防止漏開單據了。