工作流管理系統中存儲的數據可以分成：工作流控制數據，它是工作流執行服務對其進行控制，用于處理過程或活動實例；相關數據，控制過程實例狀態轉換的條件，并決定相關的邏輯走向，可以被應用所修改；應用數據，是指由應用程序操作的數據，反映的是具體業務的實際內容信息，它是在整個流程中進行流動。實際上，前兩個數據是工作流管理系統中本身需要的數據，第三類數據是其他系統中的業務數據。在進行業務處理的過程中，能夠將ERP系統結構化的數據在進行流程控制的過程中，通過一次性的數據輸入、流程的控制，到最后自動產生到具體的應用系統，將會提高整個系統的最大效能；同時，ERP系統中的相關信息的訪問，將有助于一個過程實例的最終決策。因此，ERP應用系統中的數據能夠在工作流系統中被有效的訪問和更新，將是至關重要的。

5．其它應用的調用

工作流管理系統在設計和實施中，都必須提供足夠的柔性，來滿足不同應用的需要。在與不同的應用系統進行交互時，要提供足夠的靈活性。可以建立應用接口規范和提供標準的API函數在不同的系統間進行交互；可以建立靈活的調用通道，直接調用ERP系統中的應用進行事務處理，這種調用可以在分布和異構的系統間進行。

三、工作流技術的發展與應用現狀

工作流技術的發展，經過十幾年的努力，取得一定的結果。但在實際應用中，應用的企業還是較少，應用的范圍窄，效果不理想。這里與產品的全面性、集成性有關，也有企業應用的狀況有關，具體有以下幾點：

1．工作流底層環境的建立

工作流管理系統必須建立在底層通信的基礎上，才能實現分布計算，這要額外付出經費和精力進行構筑，這是企業所不希望的，從而限制了在企業中的廣泛應用。

2．標準化程度差

不同的廠商所提供的工作流產品具有自己獨立的一套工作流模型、工作流定義語言、API函數。但難于在不同系統之間進行交互，集成的效果不理想，不能方便地在不同系統間進行應用對像的重復利用和數據的方便交流。

3．系統的集成性不理想

工作流管理系統沒有達到真正地集成，還是在自己獨立地運行，處理一些行政上的簡單的流程業務，不能很好將OA、ERP、CRM、SCM等具體事務處理系統緊密地聯系在一起，達到數據錄入一次即可有效的目的。

4．實現的復雜性

實施一個完整的工作流管理系統，是一個復雜的過程，要了解其它應用系統的業務、進行流程處理分析、業務流程的改造、管理規程和操作規范建立等。并且還必須有不同軟件供應商的全力配合，原因是企業不可能在短的時間內了解所有系統的來龍去脈，并得以實現。

5．系統的安全性

系統中對于并發訪問和異常錯誤缺乏正確和可靠的支持。一旦系統出現非正常退出，如何恢復數據并保證數據的一致性還需要解決。

6．企業管理者的觀念改變

一個系統實施的好與壞，與企業的管理者有密切的關系。要改變手工管理中不合理的流程方式，充分借助計算機應用系統來指導工作。設想一個管理者都不經常進入企業的計算機應用系統，那末，如何能夠使該系統發揮作用和提高管理水平。任何一個應用系統實施成功標記就是：成功=使用。

目前工作流技術的研究日益受到人們的重視，不僅有大學和研究機構在開展多項研究、產品供應商也在不斷地推出新的產品，來補充應用中存在的不足。研究的主要問題包括三個方面：工作流的理論基礎，包括：體系、模型、語言、接口等；工作流實現技術，包括：性能、可靠性方面的研究；工作流技術的應用，包括：實施方法、應用集成等。