1) 郵件自動歸檔到客戶檔案，領導可以隨時方便的查看新增或歸檔的客戶賬戶信息。

2) 業務員發出報價單前，領導可以再審核過程過參與對報價的審核，且Microsoft CRM系統有自動提醒審核的功能

3) 按照客戶、項目、產品、合同，方便快速的查詢和更新相關記錄和郵件

優點:

1. 選擇Microsoft CRM這樣權威的品牌產品可以自動對郵件進行分類、歸檔，方便以后查詢和跟蹤。在激烈的外貿行業競爭中，提高業內競爭能力和防御能力，降低了國際貿易風險。

2. 樹立良好的科學管理企業形象:商業機密(例如:客戶信息等)的保護意識的增強，將可以為企業維持更多穩定而忠誠的客戶，并進行長期穩定的合作，也會開拓并創造更多機會和真正有合作意向的潛在客戶溝通。留得住老客戶并發展新客戶。

3. 用GrapeCity實施的outlook和Microsoft CRM的整體解決方案，業務員或相關管理人員對于郵件及其它相關賬戶數據的合理使用和管理，真正實現了"統一、實時、監控" 的目標。使之可以靈活調歷史原始信息(例如:歷史報價信息)，并根據需要隨時為各級管理者提供管理信息進行分析和新的商務談判。

4. 防止了責權不清帶來的內部管理混亂。在Microsoft CRM系統的"權限管理" 中可以明確設置多種權限。從而加強了企業監管力度。節約了不必要的人力成本投入。

總結

對于競爭激烈，百花齊放的外貿行業，尤其需要企業內部人員有意識地針對市場，針對不斷變化的市場需求，來不斷調整策略，不斷發掘自身企業以及資源的潛力，這不光只是擁有敏銳地觀察力，良好的分析力就能解決的，特別是當企業發展到一定規模，面對國際化競爭時，一定需要良好的企業管理工具來實現科學管理。所謂:“…… 存亡之道，不可不察也。”