2.基礎(chǔ)工作的規(guī)范化準(zhǔn)備

    （1）重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理與分析

    進(jìn)入ERP時系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)正式運(yùn)行后一般不得修改。案例企業(yè)應(yīng)該協(xié)助軟件公司準(zhǔn)備各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并協(xié)助檢核基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性、與前期錄入數(shù)據(jù)的一致性。財(cái)務(wù)初始數(shù)據(jù)包括會計(jì)科目表、會計(jì)科目初始數(shù)據(jù)；基礎(chǔ)資料包括企業(yè)運(yùn)作過程中保持不變或者變化不大的數(shù)據(jù)。如部門、職員、供應(yīng)商、客戶、倉庫、工件種類、量具種類、模具、特種設(shè)備目錄等信息。

    （2）建立零部件及產(chǎn)品分級管理數(shù)據(jù)庫

    案例企業(yè)應(yīng)采用多級信息描述方法，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)將部件歸類劃分，對不同部件變量及操作過程進(jìn)行詳細(xì)描述。例如：可以把鍋爐零部件劃分為鋼管架類、爐膛類、受熱面類、水冷壁類、燃燒器類、調(diào)溫裝置類等一級類別。并進(jìn)一步細(xì)化出二、三級類別。對自制原材料、外購件、半成品、產(chǎn)成品要設(shè)計(jì)合適的編碼，編碼應(yīng)力求以最簡單的構(gòu)成完成描述。既要唯一標(biāo)示出對象，也不能使編碼過于復(fù)雜。由于該企業(yè)倉庫相關(guān)的采購單、訂單、工單等業(yè)務(wù)單據(jù)量較多，而操作人員有限，盡量采用數(shù)字序列組合而成的區(qū)間碼，以適應(yīng)小鍵盤方便快速錄入的操作；整理現(xiàn)有編碼體系，取消一物多碼；增設(shè)半成品編碼，半成品的編碼必須與其所處的狀態(tài)結(jié)合起來。在設(shè)計(jì)編碼的同時，也要完善數(shù)據(jù)庫中的品名、存放地點(diǎn)、計(jì)量單位、使用部門、用途、規(guī)格、型號等其他文字型信息。

    （3）建立財(cái)務(wù)與供應(yīng)鏈的協(xié)同關(guān)系

    案例企業(yè)應(yīng)重視業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，各業(yè)務(wù)部門要設(shè)立專門的數(shù)據(jù)處理崗位，協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)輸入權(quán)屬，統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑與精度，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入和不一致。設(shè)計(jì)部要統(tǒng)一工藝術(shù)語、工作流定義，將CAD改動的物料信息及時更新到ERP系統(tǒng)中。并供采購、生產(chǎn)等其他部門使用；倉庫在出入庫業(yè)務(wù)流程中設(shè)置財(cái)務(wù)結(jié)算工作；購銷部負(fù)責(zé)維護(hù)供應(yīng)商、客戶信息，設(shè)置應(yīng)付、應(yīng)收明細(xì)賬，并供財(cái)務(wù)等其他部門使用；財(cái)務(wù)部將工作重心由會計(jì)核算轉(zhuǎn)為會計(jì)管理。

    3.ERP使用人員的觀念與技術(shù)準(zhǔn)備

    案例企業(yè)既要就分工變化及權(quán)限分配與相關(guān)人員進(jìn)行及時而耐心溝通，避免無端猜測；也要詳細(xì)說明軟件不能完全滿足企業(yè)自身核算和管理的需求，客觀解析最終與企業(yè)預(yù)期效果存在差異的可能性。在項(xiàng)目推進(jìn)過程中需要關(guān)注持續(xù)培訓(xùn)和因崗施教，對領(lǐng)導(dǎo)側(cè)重于ERP理念培訓(xùn)，對部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干側(cè)重于系統(tǒng)管理與維護(hù)培訓(xùn)，對基層操作人員側(cè)重于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和ERP基礎(chǔ)培訓(xùn)。

    4.加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度管理

    案例企業(yè)ERP建設(shè)周期最好不超過六個月，借助于Gantt chart。通過活動列表和時間刻度控制每一步驟的項(xiàng)目進(jìn)度，建議通過每周例會對ERP建設(shè)專項(xiàng)工作組的工作完成情況以及分階段工作完畢后文檔資料的傳遞與保管情況進(jìn)行檢查，并確定下周工作計(jì)劃。在系統(tǒng)上線后，還要保持三個月的試運(yùn)行，最好選擇跨年期間，不能只做流程測試，需要原有信息系統(tǒng)與新系統(tǒng)的同步運(yùn)行，雙軌運(yùn)行必須同正式運(yùn)行一樣要求。

    （三）系統(tǒng)后續(xù)維護(hù)管理階段

    1.完善內(nèi)部控制制度，提升制度執(zhí)行力

    案例企業(yè)既要修訂現(xiàn)有生產(chǎn)管理制度，還要由各主要部門共同制定ERP操作規(guī)程，對各類業(yè)務(wù)事項(xiàng)做出明確規(guī)定。例如：每一崗位根據(jù)權(quán)責(zé)分離和內(nèi)部牽制原則設(shè)置相應(yīng)人員和權(quán)限，使得系統(tǒng)模塊與崗位職責(zé)保持一致，針對賒銷回款難，設(shè)置往來款項(xiàng)預(yù)警級別；加強(qiáng)往來款項(xiàng)內(nèi)部審計(jì)，重點(diǎn)關(guān)注長期未達(dá)賬，建立操作考核制度和全面檢查方案，增強(qiáng)系統(tǒng)使用者的責(zé)任心，杜絕人為錯誤，建立基于Web的安全管理機(jī)制，通過用戶口令控制不同操作員對不同數(shù)據(jù)對象的訪問權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行電子簽字認(rèn)可制度。各部門終端用戶不得越權(quán)修改、刪除數(shù)據(jù)，在保證系統(tǒng)安全的前提下最大限度實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；定期檢查對系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)和所有用戶的操作進(jìn)行紀(jì)錄的上機(jī)日志。

    2.建立ERP應(yīng)用績效評價體系

    案例企業(yè)有必要依據(jù)規(guī)劃初期所制定的目標(biāo)建立ERP應(yīng)用績效評價體系。積極開展項(xiàng)目評價工作，可以從利益相關(guān)者的貢獻(xiàn)、利益相關(guān)者的滿意度、戰(zhàn)略、流程、能力五個方面設(shè)計(jì)評價指標(biāo)。指標(biāo)體系要重點(diǎn)突出企業(yè)通過應(yīng)用ERP后在管理方面有哪些改進(jìn)、提高，通過定量計(jì)算、定性分析從不同角度科學(xué)地揭示ERP應(yīng)用效果。