在企業(yè)資產(chǎn)管理的實務中，我們經(jīng)常會遇到資產(chǎn)管理與設備管理脫節(jié)的情況。負責實物的工程/設備/運行部門和負責價值的財務部門之間缺少協(xié)作，造成資產(chǎn)帳物不符。其典型表現(xiàn)如:基建工程竣工階段的轉(zhuǎn)固業(yè)務和設備新增業(yè)務各自操作，固定資產(chǎn)卡片和設備清冊不一致;在資產(chǎn)更新變遷時資產(chǎn)臺帳與設備臺帳不同步更新，價值虛增虛減。管理上脫節(jié)帶來的最直接影響就是企業(yè)資產(chǎn)的損失。筆者曾見過在一個大型集團企業(yè)清產(chǎn)核資的報告上，固定資產(chǎn)盤虧的損失超過了3個億。如果建立起資產(chǎn)會計和設備實物的有效管理體系，同時二者又能夠集成協(xié)作，即使不能根除盤虧的現(xiàn)象，帶來的效益也仍然是可觀的。本文圍繞該主題，闡述SAP EAM方案中的主要作法，希望能對企業(yè)管理實務有所裨益。

    在SAP的EAM解決方案中，資產(chǎn)實物管理的負責部分前期是項目管理(PS)模塊，后期是設備維護(PM)模塊，而價值管理的負責部分是資產(chǎn)會計(AM)模塊。這三大部分都建立在SAP統(tǒng)一應用平臺基礎上，數(shù)據(jù)模型共享，業(yè)務流程無縫閉環(huán)集成，能最大限度的保證資產(chǎn)帳物相符。

  1.從基建開始

    在SAP的方案中，保證價值和實物統(tǒng)一的工作從基建項目就開始了。SAP的項目管理包含全面的項目計劃和項目財務管理。設計階段產(chǎn)生的設備清單會傳入系統(tǒng)中，掛在項目的WBS結(jié)構(gòu)下。每一設備的采購申請都會預先經(jīng)過項目預算檢查，然后形成設備采購訂單。到貨和已經(jīng)安裝的設備可以直接自動產(chǎn)生固定資產(chǎn)臺帳，或者記入在建工程。工程部門或者財務部門根據(jù)規(guī)則創(chuàng)建好固定資產(chǎn)卡片，形成固定資產(chǎn)號，并建立設備清單和固定資產(chǎn)的映射關(guān)系。在項目從開始到結(jié)束的整個過程中，消耗的人、財、物等資源都按照工程結(jié)構(gòu)和成本要素清楚分列。通過預先定義的結(jié)算規(guī)則進行自動結(jié)算，可以支持快速準確的轉(zhuǎn)資，走出實現(xiàn)帳物相符的第一步。

  2.資產(chǎn)臺帳和設備臺帳的聯(lián)動

    在SAP EAM解決方案中，和實際業(yè)務一樣，針對同一資產(chǎn)，存在側(cè)重價值的資產(chǎn)臺帳和側(cè)重實物的設備臺帳，二者的管理細度和口徑的不盡一致。當在系統(tǒng)中創(chuàng)建新增的設備紀錄時(如工程竣工時)，需要同時指定固定資產(chǎn)號。為了避免因為分類口徑不一致而導致無法映射，首先需要保證設備和資產(chǎn)的分類有著嚴格的對應關(guān)系。通過設備編號和固定資產(chǎn)號之間的關(guān)聯(lián)，設備臺帳和資產(chǎn)臺帳的共享信息可以保持一致，如所屬公司、負責人、成本中心、位置等。保持一致的方式可包括實時的同步更新，以及通過工作流實現(xiàn)的可控異步更新。這樣實物新增或者變更時，就能夠及時地反應到資產(chǎn)臺帳上。

  3.維修項目/工單的結(jié)算

    設備的維護、修理和改造往往帶來資產(chǎn)的價值變化，如果不能準確及時反映到資產(chǎn)臺帳，就會造成價值的虛增虛減。SAP EAM系統(tǒng)中維修的主要管理工具是維修工單，對于復雜的大修技改，還需要應用項目管理模塊。無論在維修工單還是維修項目中，系統(tǒng)都會詳細計劃并記錄發(fā)生的物資消耗(載體為物料憑證)、投入的人力資源(載體為工票)以及所接收的外包服務(載體為服務確認單)，并在結(jié)算規(guī)則中指定對應的資產(chǎn)編碼。一般情況下，在月末，系統(tǒng)可以自動地將記載在維修項目/工單上的價值變化進行批量結(jié)算，產(chǎn)生對應的記賬憑證，更新資產(chǎn)帳。當出現(xiàn)誤操作或者發(fā)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)有誤時，如發(fā)現(xiàn)物資發(fā)料數(shù)量記錯，還可以取消某筆更新動作，待原始數(shù)據(jù)調(diào)整后再更新資產(chǎn)帳

  4.折舊、退役和報廢

    設備運行過程中需要記提折舊，折舊業(yè)務主要在資產(chǎn)會計模塊中進行。當設備到了生命周期的后期，需要退役和報廢時，可以先在設備維護模塊中將設備置于退役或者報廢狀態(tài)，或者轉(zhuǎn)移到報廢區(qū)。這些調(diào)整動作可以作為事件觸發(fā)預定義的后續(xù)工作流，啟動資產(chǎn)報廢的帳務處理，為資產(chǎn)帳物相管理畫上一個圓滿的句號。

  5.不實際的EAI策略

    往往我們看到一家企業(yè)里面，設備維護系統(tǒng)和資產(chǎn)會計系統(tǒng)是獨立的。這是因為傳統(tǒng)EAM，包括目前市場上很多主流的EAM廠商，都不包含資產(chǎn)價值管理。針對這種情況，有些企業(yè)希望通過EAI集成平臺來實現(xiàn)數(shù)據(jù)和流程的集成，而不采用統(tǒng)一應用平臺的內(nèi)嵌集成方式。從技術(shù)上來看，EAI集成是一種可行的方法，但實際操作性往往卻不好。因為要做到實物和價值的真正一致，工作量和成本都會遠遠超出想象的規(guī)模。如果讀者去那些宣傳為實現(xiàn)了獨立設備維護系統(tǒng)和財務系統(tǒng)無縫集成的個例看看，多半會覺得失望。

    根據(jù)SAP統(tǒng)計，設備維護和固定資產(chǎn)管理的接口點會有數(shù)十個，如系統(tǒng)邏輯名、法人結(jié)構(gòu)、維護部門、工作班組、設備資產(chǎn)分類、臺帳記錄、憑證類型、科目映射等等。而且每一接口對象，都必須考慮到創(chuàng)建、更改、刪除、撤銷、更新失敗等多種數(shù)據(jù)交換模式。從長期來看，不同系統(tǒng)的每一次升級都會帶來接口調(diào)整甚至重做的風險。即使從成本角度考慮接口也不是一個可行的方案，美國的一個統(tǒng)計說明，一個接口的開發(fā)成本約為1萬6到3萬2美元，加上每年約4千到8千美元的維護成本。10個接口5年的成本最低為36萬美元，已經(jīng)是一筆可觀的數(shù)目了。對于尚未部署EAM的公司來說，一定要從投入和效果角度分析清楚之后，再慎重的作出采用何種方式集成的決定。