引言

    作為中國最大的房地產集團之一，復地集團在不斷拓展自己業務的過程中也遇到了新的問題。以上海為本部，復地集團在北京、南京等十多個城市都設立了子公司，公司規模的擴大也給管理帶來了難度。于是在2006年底，他們針對公司的現狀，啟用了泛微公司的OA協同管理平臺。

    協同管理平臺——各地公司信息共享

    隨著復地集團的業務拓展到全國，集團原先使用的OA平臺的不足之處就開始顯露出來了。復地集團行政管理中心的信息技術高級經理張毅介紹說，一開始總公司和各個子公司使用的OA平臺都是相互獨立的，數據庫也不相通。這樣各種信息資源在公司內部的流通比較滯后，而且各個分公司之間的溝通、協調也不方便。更加讓人頭痛的是，這樣“各自為政”的工作方式影響了工作效率。例如南京分公司有一份合同需要上海總公司審批，因為數據不互通的關系，無法采取電子辦公，就需要在郵寄合同上花費大量的時間。

    面對這些問題，復地集團決定升級OA平臺。

    2006年底，公司采用了泛微軟件公司提供的OA協同管理平臺。在平臺上，他們建立了公司的內部網站，一開始的功能還比較簡單，只是提供一些各地公司的新聞、聯通數據庫等。經過不斷的改進和修改，終于在2007年底形成了一個完善的管理平臺。
這個平臺是以公司內部網站為主體的，總公司和各地分公司的員工都可以登陸這個網站，公司的一些最新的消息就在網站上發布。依托平臺，所有分公司都有自己的獨立網站，新建的項目也可以有自己的網站。當然其最大的用途還是提供一個電子辦公平臺。

    協同管理平臺——讓工作流程一目了然

    這個平臺最大的好處就是集團的工作會有完整的工作流表現出來。集團的合同簽訂、款項支付、員工報銷等工作的每一個步驟都會在平臺上記錄下來。使用傳統的辦公方式，一個工作現在在哪個部門等待審批、具體進度如何、要了解工作完成情況需要找誰都是很難查詢的。而在這個平臺上，你可以很快查詢到工作的完成進度和相關經辦人員。

    協同管理平臺——合同流轉時間縮短一半

    表面上看起來，每一個步驟都需要在OA平臺上登記很是麻煩，但是恰恰相反，張毅認為這很好地簡化了工作。例如那些原本需要重重審批的工作，經辦人員可能一不小心就忘記了哪一個步驟，現在在平臺上有對必經步驟完成程度的記錄，就可以很好地杜絕這種情況。采取新的OA平臺之后，原本需要一周左右走流程的合同，現在只需要兩到三天就可以完成了。

    同時，分公司還會把每次承接項目的各種項目建設的經驗和資料匯編之后存進數據庫。這樣某地公司在承接一個新的建設項目的時候，可以直接在公司的數據庫查詢同類項目的經驗。這樣就增加了分公司之間的溝通，也把過去工作的經驗利用起來，提高工作的質量。

    張毅介紹說，他們的最終目的就是把多個系統都整合到這個平臺上來，目前集團的CM系統（銷售和客服）已經整合進OA平臺，他們的下一個目標是把財務系統也整合進來，形成一平臺管理。

    “使用協同管理平臺并不會搶走某個員工的飯碗，而是取代一些本來繁瑣的工作，讓他們有時間和精力進行那些更需要人手的工作，等于公司的員工數量沒有變動，辦事效率卻增加了。”張毅總結說。

    小結——一邊磨合一邊推廣

    任何一個新生事物的推出總有一個摸索的過程。復地的OA協同管理平臺同樣如此。

    推廣、建設這個平臺，前后使用了將近一年的時間。一開始，不少員工表示不適應。因為電子化辦公的原因，很多原先委托給文員做的工作都需要他們自己登陸公司的網站一步一步完成，很多人覺得這樣太繁瑣了。

    “畢竟人們還是比較習慣紙面辦公的。”張毅說。
不過，阻力大不過決心。經過一次次修改和宣傳，員工慢慢地體會到了現代化辦公的好處，終于使得管理平臺變成了無法離開的工具。